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Unser DMS für
den Mittelstand
Was ist unser DMS für den Mittelstand?
YAVEON ProDocs ist unser DMS für den Mittelstand, um Unterlagen zentral, übersichtlich sowie revisionssicher zu verwalten. YAVEON ProDocs ist sowohl als eigenständige Lösung als auch integriert in Microsoft Business Central verfügbar. Zudem lässt sich unser DMS bei Bedarf um die Module ProDocs contract, ProDocs HR, ProDocs sign sowie ProDocs invoice ergänzen.
Was unterscheidet unser DMS für den Mittelstand von anderen Systemen am Markt?
Unser DMS für den Mittelstand steht für Geschwindigkeit, Flexibilität und Struktur: Unser Tool ist in nur 14 Tagen vollständig im Einsatz. Über Module erweitern Sie Ihren Funktionsumfang und fügen User bei Bedarf einfach hinzu. Zudem nutzen Sie unsere fertigen Aktenpläne für eine übersichtliche Ablage, ohne aufwändig Strukturen selbst erarbeiten zu müssen.
BEWÄHRTES DMS FÜR DEN MITTELSTAND: DIE HIGHLIGHTS MIT YAVEON PRODOCS
Bewährte Ablagestrukturen einsetzen
Für volle Übersicht legen Sie Ihre Dokumente strukturiert ab. Statt das zugrunde liegende Gerüst aufwändig selbst erarbeiten zu müssen, nutzen Sie unsere vorgefertigten Aktenpläne und erhalten Ablagestrukturen per Mausklick
Integration in Business Central
Um Dokumente zentral zu verwalten, binden Sie YAVEON ProDocs an Microsoft Business Central bzw. NAV (ab 2013) an. So befinden sich alle Informationen an einer Stelle und Sie sehen stets den aktuellen Stand ein. Alternativ nutzen Sie YAVEON ProDocs als eigenständiges Tool.
Workflows im Einsatz
Dokumente zur Bearbeitung weitergeben, offene Rechnungen rechtzeitig begleichen oder Freigaben einholen: Mit YAVEON ProDocs verwirklichen Sie integrierte Workflows und erhalten Erinnerungen oder Handlungsaufforderungen, wenn es nötig ist.
Externe Bestandssysteme anbinden
CRM, Zolllösung oder Lagerverwaltung: Als mittelständisches Unternehmen arbeiten Sie mit vielen Systemen – die Sie dank unserer Schnittstelle, dem Open Connector, direkt an YAVEON ProDocs anbinden können.
Revisionssichere Ablage
Dokumente revisionssicher zu verwahren, ist für den Mittelstand eine Pflicht, der YAVEON ProDocs gerecht wird: Im Gegensatz zu Lösungen anderer Anbieter erfüllt unser DMS die Kriterien zur revisionssicheren Ablage.
Dokumente automatisiert auslesen
Optical Character Recognition, OCR, liest dank Künstlicher Intelligenz Texte zuverlässig aus. Die Ergebnisse werden direkt zur Verarbeitung weitergegeben – Sie sparen Zeit und Arbeit.
Arbeiten auf dem aktuellen Stand
Weil YAVEON ProDocs über eine integrierte Versionierung verfügt, sehen alle Beteiligten den neuesten Dokumentenstand auf einen Blick. Das vermeidet die Bearbeitung veralteter Dateien und doppelten Aufwand.
Berechtigungen vergeben
Um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten, vergeben Sie mit YAVEON ProDocs Zugriffsrechte auf bestimmte Unterlagen. Nur, wer dazu berechtigt ist, kann ein Dokument einsehen und bearbeiten.
DMS für den Mittelstand erweitern
Sie wollen Ihr DMS noch umfassender nutzen? Diese Erweiterungen sind Must-haves für den Mittelstand:
Digitale Signatur
Ist ein Dokument erstellt, kann es unterschrieben werden. Doch nicht immer sind alle Beteiligten vor Ort. Kein Problem dank digitaler Signaturen. Denn die Unterschrift wird per Workflow angefordert und erfolgt standortunabhängig elektronisch.
Vertragsmanagement
Verträge zu bearbeiten und abzulegen ist aufwändig, Fristen und Laufzeiten geraten schnell in Vergessenheit. Digital mit einem DMS bearbeitet, erinnern Sie Workflows an anstehende Termine und Aufgaben.
Digitale Rechnungsfreigabe
Rechnungen manuell bearbeiten ist aufwändig und fehleranfällig. Digital sparen Sie Zeit dank schneller Freigabeprozesse und Workflows und erhalten mit Erinnerungen Zahlungsziele und Skontofristen im Blick.
Schnittstellen
Volle Integration in bestehende IT-Landschaften und einzelne Lösungen: Über passende Schnittstellen binden sie Systeme nahtlos an. Die Arbeit erfolgt durchgängig und Sie vereinen die Möglichkeiten zahlreicher Lösungen.
Personalmanagement
Die Arbeit mit Lebensläufen, Zeugnissen und Co. ist sensibel. Ein sicherer Umgang unverzichtbar. Die Lösung für Personalabteilungen: Dokumentenmanagement mit den passenden Funktionen für ein zentrales, übersichtliches und sicheres Personalmanagement.
Vorgefertigte Aktenpläne
Um ein Dokumentenmanagementsystem sinnvoll nutzen zu können, benötigen Sie Aktenstrukturen. Zeitintensiv selbst erstellen? Mit unseren fertigen Aktenplänen führen Sie Strukturen vorgefertigt per Mausklick ein.
diese Module erweitern unser DMS für den Mittelstand
Die Möglichkeiten mit unserem DMS für den Mittelstand sind riesig. Sie wollen immer mehr Vorteile nutzen? Diese Module ergänzen Ihr DMS optimal:
ProDocs invoice
Rechnungsverarbeitung leicht gemacht.
- Reibungslose Freigabeprozesse
- Zahlungsziele einhalten
- Compliance-konform
ProDocs contract
Verträge mit Struktur verwalten.
- Strukturierte Vertragsablage
- Erinnerung an Fristen
- Revisionssichere Archivierung
ProDocs HR
Unterlagen zentral und sicher ablegen.
- Übersicht über HR-Dokumente
- Unterstützt On- und Off-Boarding
- Digitales Bewerbermanagement
ProDocs sign
Digital rechtssicher unterschreiben.
- Von unterwegs signieren
- Rechtsverbindliche Unterschriften
- Spart Papier und Porto
Das denken unsere DMS-Kunden
„Die Einrichtung vom YAVEON Aktenplan verlief schnell und unkompliziert. Bereits nach kurzer Zeit konnten wir das System nutzen und waren mit den Funktionen vertraut."
Uwe Hölscher
Hameln Pharma
Uwe Hölscher
Hameln Pharma
„Auch im DMS-Bereich hatten wir tolle Berater, die es schafften, die Anforderungen beider Projektteile miteinander zu vereinen."
Andreas Schonert
CTL Europe GmbH
Andreas Schonert
CTL Europe GmbH
Den Funktionsumfang Ihres DMS für den Mittelstand einfach selbst wählen
Egal ob als eigenständiges DMS, inklusive Integration in Business Central oder kombiniert mit weiteren Lösungsbausteinen: Mit YAVEON ProDocs, unserem DMS für den Mittelstand, wählen Sie ihr passendes DMS-Bundle oder konfigurieren es individuell nach Ihren Wüsnchen.
In mehreren Etappen zum DMS für den Mittelstand:
das ist der Projektablauf
Der Ablauf des Projekts ist darauf ausgelegt, dass Sie als Mittelständler Ihr neues DMS-System in Windeseile nutzen. Mit diesen Schritten machen wir es möglich:
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1. Passendes Bundle wählen oder Setup individuell konfigurieren Konfigurieren Sie Ihr ProDocs Bundle mit unserem Kalkulator und senden Sie das ausgefüllte Formular ab. Wir werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre Anforderungen detailliert zu besprechen.
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2. Einrichtung und Trainings Sind haben sich für das Projekt entschieden? Nach dem Kennenlernen des Projektteams beginnen wir mit der Einrichtung Ihres DMS. In speziellen Trainings werden die Key User mit dem System vertraut gemacht.
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3. Rasanter Echtstart Ihres DMS nach 14 Tagen In nur 14 Tagen ist Ihr DMS für den Mittelstand einsatzbereit für den Live-Betrieb. Die Einrichtung des Basissystems nimmt sogar lediglich drei Tage in Anspruch.
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4. Arbeiten und Optimieren Gibt es Abläufe, die effizienter gestaltet werden könnten? Drei bis sechs Monate nach der Implementierung überprüfen wir Ihre Prozesse und nehmen bei Bedarf flexible Anpassungen an Ihrem DMS-Setup vor.
Fragen sind da, um beantwortet zu werden:
Die wichtigsten FAQs zum DMS für den Mittelstand
Sie haben Fragen? Wir antworten.
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Interesse an Produkten, Fragen oder sonstige Anliegen? Melden Sie sich gerne über unser Kontaktformular. Wir bearbeiten Ihre Anfrage schnellstmöglich.
