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Zufriedene Mitarbeiter dank New Work:
Diese Rolle spielt ein DMS.
Paulus Celik erklärt im Interview, wie digitales Dokumentenmanagement den Traum von New Work ermöglicht. Einfach, sicher und datenschutzkonform.
14. November 2024
New Work beschreibt ein Konzept, das all jene Arbeitsformen und -modelle umfasst, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei unterstützt, selbstbestimmt und sinnerfüllt zu arbeiten. Das sind gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und den Anforderungen der Generation Z an Arbeitsbedingungen sehr wichtige Themen.
Paulus, der Begriff New Work kursiert durch die Arbeitswelt. Warum ist das Thema gerade so aktuell?
Fachkräftemangel, GenZ und die 35-Stunden-Woche verändern die Arbeitswelt. Doch letztendlich geht es nur darum: Habe ich in meinem Unternehmen eine Umgebung geschaffen, in der sich mein Arbeitnehmer wohlfühlt oder nicht? Wenn nicht, stellt sich die Frage: Was kann ich dafür tun? Aus meiner Sicht sind das im Kern zwei Dinge:
- Erstens brauchen Mitarbeiter ein "Warum", um der eigenen Tätigkeit einen Sinn zu geben und sich zu entfalten. Deshalb bin ich zum Beispiel bei YAVEON.
- Außerdem wünschen sich Arbeitnehmer den Raum, um möglichst nur die Aufgaben zu bearbeiten, die ihnen Spaß machen und die sie vollständig beherrschen. Besonders bei erfahrenen Fachkräften ist das sehr wichtig. Denn es gibt kaum etwas nervigeres als zeitraubende administrative Prozesse wie zig Anträge einreichen oder ein spezielles Dokument suchen zu müssen.
Das kann sicher jeder nachvollziehen. Welche Rückmeldung bekommst du dazu von deinen Kunden?
Eine typische Aussage, die ich immer wieder höre, ist: „Wir brauchen massig Zeit, um ein Dokument zu suchen, und sind am Ende keinen Schritt weiter gekommen. Das darf doch nicht so lange dauern!“ Erfolgreiche Fachkräfte wollen nicht immer wieder stupide nach Unterlagen suchen, sondern Prozesse optimieren, erforschen und entwickeln. Es ist enorm wichtig, Freiräume zu schaffen, um die Energie für echte Verbesserungen in den Unternehmen einzusetzen.
Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Möglichkeit zu New Work vernachlässigen?
Die Erfahrung zeigt: Auf kurz oder lang werden diese Unternehmen nicht nur Schwierigkeiten haben, neue Mitarbeiter zu finden, sondern auch langjährige Mitarbeiter zu binden.
Dabei ist Mitarbeiterbindung enorm wichtig. Welche Rolle spielt Software dabei?
Eine große. 90 % unserer Kunden wollen ein Dokumentenmanagementsystem einführen, um Probleme wie Dokumentenchaos und ewiges Suchen aus der Welt zu schaffen. Es ist wichtig, dass langweilige Prozesse, die nur Energie kosten und keinen Mehrwert erzeugen, schnellstmöglich so zeitsparend und einfach wie möglich funktionieren.
Würdest du sagen, die Qualität der Arbeit leidet unter solchen Erschwernissen?
Ja, auf jeden Fall. Laut Studien braucht ein Mensch durchschnittlich 24 Minuten, um eine Aufgabe konzentriert zu erfüllen. Ist der Fokus einmal erreicht, werden die besten Ergebnisse erzielt. Doch kommen immer wieder administrative Schwierigkeiten dazwischen, wird der Mitarbeiter aus seiner eigentlichen Aufgabe rausgerissen.
Bestes Beispiel: Jemand arbeitet hochkonzentriert an einer Excel-Tabelle und muss dann zum Schrank gehen, um im vollen Aktenordner eine Information zu suchen. Zack, die Konzentration ist beendet. Um sich jetzt wieder voll eindenken zu können, dauert es erneut 24 Minuten!
Wow, da geht sehr viel Zeit verloren. Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem dabei helfen?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist die Lösung für eines der größten Probleme bei administrativen Prozessen: die benötigten und richtigen Informationen schnell und einfach finden. Niemand will in zig verschiedenen File Servern oder Akten suchen müssen und dann noch versehentlich eine alte Version nutzen. Idealerweise taucht das benötigte Dokument automatisch auf, wenn man es braucht, beispielsweise durch eine ausgefeilte Integration in die jeweiligen Systeme oder durch einen ganzheitlichen Prozess, der das Dokument und die Informationen automatisch an der richtigen Stelle anzeigt. Alternativ kann der entsprechende Suchbegriff einfach über eine Suchleiste eingegeben werden, fertig. Eine Unterlage zu finden, darf keine Energie kosten.
Eine Studie fand heraus, dass selbst die tägliche Entscheidung, was man anziehen soll, Energie verbraucht. Und mit jeder getroffenen Entscheidung pro Tag verliert der Mensch immer etwas Energie und die Entscheidungsfähigkeit sinkt. Humbug? Nein, denn genau deswegen legt Marc Zuckerberg seine Kleidung immer einen Tag vorher zurecht.
Was sind die größten Vorteile eines DMS?
Ein klares Plus ist, dass ein DMS die Arbeit aus dem Homeoffice und remote ermöglicht. Dokumente und Informationen sind nur einen Klick entfernt – unabhängig davon, ob man beim Kinderarzt, im Schwimmbad oder Café sitzt. Außerdem kann ein DMS dabei helfen, die Zufriedenheit und Motivation von Mitarbeitern zu stärken. Digitales Dokumentenmanagement reduziert die nervigen Aufgaben und schafft die Freiheit, sich um seinen Fokus zu kümmern. Unabhängig davon, von wo aus man arbeitet. Endlich keine Dokumente mehr drucken, suchen oder zig Mal an verschiedenen Orten ablegen.
Aber das gelingt nur, wenn das DMS an die Prozesse und Dokumentenstrukturen des Unternehmens angepasst ist.
Um echten Mehrwert zu schaffen, sollte ein DMS also zu den Prozessen im Unternehmen passen. Das klingt gar nicht so einfach. Wie stellt YAVEON das sicher?
Wir haben uns mit dem DMS auf Kunden fokussiert, die Business Central bzw. NAV im Einsatz haben. Die Lösung, YAVEON ProDocs, ist nahtlos mit dem Microsoft ERP verzahnt und kann zusätzlich um zahlreiche Module wie Vertragsmanagement erweitert werden.
YAVEON ProDocs basiert auf Erfahrungen und dem Standard, den wir aus Projekten in über zehn Jahren erarbeitet haben. So kann ein Unternehmen, das Business Central oder NAV nutzt, schneller denn je in den Genuss eines DMS kommen, ohne sich einschränken zu müssen. Ein populäres Beispiel für den Nutzen der Kombination ist die Ablage per Drag & Drop direkt über Business Central / NAV. Statt zig Einzelschritte durchlaufen zu müssen, können sie Dokumente dank der Verbindung einfach von Business Central aus ins DMS ziehen und dort ablegen. Dank der Integration und dem ProDocs Standard wird es direkt mit den richtigen Akten im DMS verknüpft.
Werfen wir einen Blick auf das Thema Sicherheit. Wie gewährleistet YAVEON ProDocs, dass Datenschutz und Privatsphäre auch remote eingehalten werden?
Datenschutz steht bei uns natürlich an erster Stelle. YAVEON ProDocs wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Die Basis von ProDocs ist außerdem das bewährte DMS d.velop documents. Eine bahnbrechende und sichere Plattform, die sich auf den Dokumentenverkehr und Dokumentenaustausch im europäischen Raum und als deutsches Unternehmen natürlich auch entsprechend auf die Datenschutzanforderungen an Deutschland spezialisiert hat. Hier hat d.velop strenge Datenschutzvorkehrungen getroffen, damit die Daten immer sicher und datenschutzkonform aufgehoben sind.
Paulus, es wird eindeutig sichtbar, dass digitales Dokumentenmanagement nicht nur aufgabenbezogene Vorteile hat, sondern auch die Zufriedenheit von Mitarbeitern steigern kann. Danke für die spannende Informationen!
Zufriedene Mitarbeiter, reduzierter Zeitaufwand, hochwertige Ergebnisse:
Stellen Sie Ihr Dokumentenmanagement sicher und remote auf!
