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Rechnungen aufbewahren: Diese Fristen gelten.
Unternehmen sind verpflichtet, Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen einzuhalten. Doch was sind die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von Rechnungen?
12. April 2023
Die Archivierung unterliegt strengen Regularien. Wer diese Vorgaben umgeht, muss mit Geld- oder sogar Freiheitsstrafen rechnen. Doch was sind die gesetzlichen Grundlagen, wie lange müssen Unternehmen Rechnungen aufbewahren und welche Unterschiede gibt es zwischen digitalen und Papierrechnungen? Wir beantworten die wichtigsten Fragen.
Aufbewahrungspflicht: Warum müssen Geschäftsunterlagen wie Rechnungen aufbewahrt werden?
Im Wesentlichen gibt es vier Gründe für die Pflicht, geschäftliche Unterlagen aufzubewahren:
Stellt sich die Frage: Wo sind die Vorgaben für die Aufbewahrungspflicht von Unternehmen geregelt? Die Antwort: In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
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GoBD: Was ist das?
GoBD steht als Akronym für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD legen Standards fest, nach denen Rechnungen archiviert werden müssen. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, müssen Unternehmen folgende Kriterien vollständig erfüllen:
-
1. Ordnung
Unternehmen müssen Belege in einem nachvollziehbaren Ordnungssystem aufbewahren.
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2. Angemessene Erfassung
Ist eine Rechnung eingegangen bzw. ausgestellt, sind Unternehmen verpflichtet, diese schnellstmöglich im System zu erfassen.
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3. Fälschungssicherheit
Die Archivierung von Rechnungen hat so zu erfolgen, dass diese nachträglich nicht verändert oder manipuliert werden können.
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4. Wahrheit
Unternehmen sind verpflichtet, sicherzustellen, dass sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen ausschließlich wahrheitsgemäße Informationen beinhalten.
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5. Vollständig
Dokumente, die sich auf eine bestimmte Rechnung beziehen, sind gemeinsam mit dieser aufzubewahren.
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6. Nachvollziehbar
Alle möglichen Änderungen, die an einer Rechnung gemacht werden können, müssen nachvollziehbar sein. Eine Verfahrensdokumentation stellt das sicher.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Aufbewahrung von Belegen?
Die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von Rechnungen wurden 2014 vom Bundesministerium für Finanzen erlassen und sind geregelt in den
Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern
Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Als Grundlage hierfür dienen die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie das Umsatzsteuergesetz (UstG). Das UstG regelt in § 14b UstG, wie Rechnungen aufzubewahren sind:
Ein Doppel aller selbst oder durch Dritte in seinem Namen ausgestellten sowie aller eingegangenen Rechnungen muss aufbewahrt werden.
Diese Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind für zehn volle Jahre aufzubewahren.
Für welche Unterlagen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht?
Gesetzliche Grundlagen für Aufbewahrungspflichten gelten für alle Unterlagen, anhand derer das Finanzamt Geschäftsvorgänge rückverfolgen und nachvollziehen kann – unabhängig davon, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt. Darunter fallen hauptsächlich:
Rechnungen
Angebote
Gutschriften
Kontoauszüge
Steuerbescheide
Ausgangsbelege
Lieferscheine
Buchungsbelege
Wichtig: Zwar gelten die Regelungen für alle genannten Geschäftsdokumente. Die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen jedoch sind unterschiedlich. Unternehmen sind zum Ende eines jeden Jahres verpflichtet, einen betrieblichen Jahresabschluss zu erstellen, der auf den buchhalterischen Vorgängen im Unternehmen basiert.
Wann beginnt und endet die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen?
Die Frist, einen Beleg aufzubewahren, beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem er gestellt wurde. Sie endet am 31. Dezember zehn Jahre später. Ein Beispiel: Eine Rechnung wird am 13. Mai 2023 gestellt. Die Aufbewahrungspflicht beginnt am 31. Dezember 2023 und endet am 31. Dezember 2033.
Doch was passiert, wenn eine Rechnung nicht gezahlt wird und der Rechnungssteller nicht nachfragt? Können Rechnungen ihre Gültigkeit verlieren und „verjähren“?
„Verjähren“ Rechnungen und falls ja, wann?
Die Antwort ist kurz: Ja, Rechnungen verlieren ihre Gültigkeit. Damit etwas verjähren kann, muss jedoch zunächst ein Anspruch bestehen – die Rechnung muss also gestellt worden sein. Wie bei der Aufbewahrungspflicht startet die Verjährungsfrist nicht mit dem Datum der Rechnungsstellung, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Damit die Frist zu laufen beginnt, müssen jedoch zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Erstens muss der Anspruch an sich entstehen – die Rechnung muss also nachweisbar gestellt werden. Zweitens muss der Inhaber über diesen Anspruch informiert sein.
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Dürfen Papierrechnungen auch digital aufbewahrt werden?
Grundsätzlich gilt: Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen in dem Format aufzubewahren, in dem sie im Original im Unternehmen eingetroffen sind. Medienbrüche sind nicht zulässig. Sprich: Kommt eine Rechnung per Post an, erfolgt die Archivierung auf Papier. Kommt sie digital an, erfolgt die Archivierung als elektronische Rechnung. Um das zu erreichen, müssen die Dokumente mit einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung verarbeitet und digital sowie revisionssicher und den GoBD-Standards entsprechend archiviert werden. Im Wesentlichen bedeutet das:
Lesbarkeit gewährleisten
Unveränderbarkeit sicherstellen
Manipulationssicherheit garantieren
Belege digital aufzubewahren, spart nicht nur Platz, sondern erleichtert es auch, gesuchte Dokumente zu finden. Denn elektronisch abgelegte Rechnungen sind im digitalen Archiv über Schlagworte einfach zu finden. Ein weiteres Plus ist die Ortsunabhängigkeit: Standortübergreifend greifen Nutzer auf digitale Dokumente zu. Das papierlose Büro birgt in viele Richtungen große Potenziale und stellt die Weichen für die digitale Zukunft von Unternehmen.
Wie lange müssen Privatpersonen Rechnungen aufbewahren?
Nicht nur Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen aufzubewahren, sondern auch Privatpersonen müssen bestimmten Vorgaben gerecht werden.
-
1.
Für Rechnungen an private Käufer gelten keinerlei Aufbewahrungsfristen. Da jedoch eine gesetzliche Gewährleistung besteht, empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.
-
2.
Anders ist die Lage bei Handwerksrechnungen, die an Privatpersonen ausgestellt werden – sie unterliegen der Pflicht, aufbewahrt zu werden. Betriebe, die in diese Kategorie fallen, sind Handwerker jeder Art, Architekten, Gerüstbauer und Gartenbaubetriebe. Sie sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen auf die Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Die Aufbewahrungspflicht beginnt, genau wie bei Unternehmen, mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde, und endet zwei Jahre später.
Doch es gibt weitere Bereiche, für die sich die Betrachtung einer möglichen Aufbewahrungspflicht lohnt.
Freiwilliges Aufbewahren kann sinnvoll sein
Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, dass Arbeitsverträge sowie Gehalts- und Lohnabrechnungen aufbewahrt werden müssen. Ebenso wenig sind Privatpersonen verpflichtet, Zahlungen an die gesetzliche Sozialversicherung, Bezüge von Arbeitslosen- und Krankengeld oder Kontoauszüge aufzubewahren. Besonders bei Letzterem ist jedoch Vorsicht geboten: Privatpersonen tun gut daran, Kontoauszüge so lange aufzubewahren, bis mögliche Forderungen verjährt sind, um nachweisen zu können, dass eine Zahlung geleistet wurde. In der Regel ist das nach drei vollständigen Kalenderjahren der Fall. Auch steuerpflichtige Leistungen sowie Rechnungen von Privatpersonen sind auf Nachfrage zwei Jahre lang zu belegen. Mit diesen Maßnahmen will der Gesetzgeber der Schwarzarbeit einen Riegel vorschieben.
Eine dritte Kategorie sind Dokumente, die dauerhaft aufbewahrt werden sollten. Darunter fallen Geburtsurkunden, Familienstammbücher, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden sowie Zeugnisse. Zwar gibt es hierfür keine gesetzlichen Vorgaben oder mögliche Strafen, die Unterlagen sind jedoch ein Leben lang von Bedeutung.
Ist es sinnvoll, wichtige Dokumente wie Rechnungen länger aufzubewahren als gesetzlich vorgeschrieben?
Die Antwort auf diese Frage ist abhängig vom Inhalt der Dokumente. Je nachdem, um welche Form von Dokument es sich handelt, ist die Möglichkeit, es dauerhaft vorzuhalten, nützlich. Für Ansprüche wie Garantieleistungen, Nachfragen zu Steuererklärungen oder Unterlagen zur Ermittlung des eigenen Rentenanspruchs kann die dauerhafte Aufbewahrung hilfreich sein.
Was passiert, wenn in Unternehmen die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen nicht eingehalten wird?
Die Missachtung von Aufbewahrungspflichten erfolgt entweder, wenn ein Unternehmen Rechnungen aktiv vorzeitig zerstört oder bewusst verheimlicht. Dieses Verhalten verhindert die Möglichkeit, die finanzielle Lage des Betriebs zu überprüfen, und verstößt gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Zusätzlich wird in diesem Fall die Buchführungspflicht verletzt – was strafrechtliche Konsequenzen verursachen kann. Mögliche Strafen sind:
-
1.
Schätzung geschäftsbezogener Vermögensgegenstände durch das Finanzamt als Besteuerungsgrundlage. Meist fallen die nachgelagerten Zahlungen dann höher aus als nötig.
-
2.
Urteil durch ein Gericht, ob Steuerbetrug und / oder Steuerhinterziehung vorliegen, was Geld- sowie Freiheitsstrafen bedeuten kann.
Unverschuldeter Verlust von Rechnungen
Doch was passiert, wenn aufbewahrungspflichtige Dokumente wie Rechnungen unverschuldet verloren gehen, beispielsweise durch einen Brand oder Wasserschaden? Am besten wenden sich Unternehmen in solchen Fällen direkt an das zuständige Finanzamt und melden den Verlust. Das vermeidet Missverständnisse und unnötigen Aufwand.
Wie müssen Unternehmen digitale Belege aufbewahren?
Um eine Rechnung rechtssicher digital aufzubewahren, müssen die GoBD-Standards erfüllt sein. Dabei sind einige Punkte zu beachten:
-
1.
Der Empfänger einer Rechnung muss zustimmen, dass dies elektronisch erfolgt. Grundsätzlich gilt Stillschweigen nach Erhalt als Zustimmung. Es wird jedoch empfohlen, die Art der Zustellung vorab schriftlich zu fixieren.
-
2.
Medienbrüche sind dringend zu vermeiden, denn Rechnungen sind in der Regel im Original aufzubewahren. Eine Ausnahme gibt es, wenn Papierrechnungen regelkonform digitalisiert werden.
-
3.
Die Aufbewahrung digitaler Rechnungen muss nicht gezwungenermaßen in Deutschland stattfinden. Ist der Zugriff online möglich, kann die digitale Ablage auch in anderen EU-Ländern erfolgen.
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Rechnungen regelkonform aufbewahren: Ist ein Dokumentenmanagement-System die Lösung?
Um Rechnungen regelkonform aufzubewahren, muss die Archivierung den Grundsätzen der GoBD entsprechen. Um das zu erreichen, setzen die meisten Unternehmen auf bewährte Softwarelösungen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden. Sie ermöglichen die zentralen Elemente in einem System:
Buchführungspflicht
Aufzeichnungspflicht
Datensicherheit
Unveränderbarkeit / keine Möglichkeit zur Manipulation
Maschinelles Auswerten
Zumeist handelt es sich dabei um Dokumentenmanagement-Systeme, die die Funktion der Eingangsrechnungsverarbeitung umfassen. Geht ein Beleg beim Unternehmen ein, erfolgt zunächst die digitale Rechnungsfreigabe. Es schließt sich die Bearbeitung der Rechnung an. Der letzte Schritt ist die revisionssichere Archivierung. Mit all diesen Schritten schafft es ein DMS also, die strengen Anforderungen der GoBD zuverlässig und sicher zu erfüllen.
- Aufbewahrungspflicht - Warum?
- GoBD - Was ist das?
- Gesetzliche Grundlagen
- Wofür gilt die Aufbewahrungspflicht?
- Aufbewahrungspflicht: Beginn & Ende
- Verjährung von Rechnungen
- Papierrechnungen digital
- Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen
- Freiwillig aufbewahren sinnvoll?
- Längeres Aufbewahren sinnvoll?
- Verstoß gegen Aufbewahrungspflicht
- Unverschuldeter Verlust
- Digitale Belege richtig aufbewahren
- Die Lösung: ein DMS
- Fazit
Fazit
Rechnungen aufzubewahren ist mehr als Abheften oder Abspeichern. Um korrekt zu archivieren, sind zahlreiche Vorgaben zu erfüllen. Die meisten davon sind in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ geregelt. Es sind zahlreiche Dokumenarten, die archiviert werden müssen. Besonders bedeutend: Rechnungen. Wichtig ist es zudem, sich an die Aufbewahrungsfristen zu halten, um bei Nachfragen auf der sicheren Seite zu sein und Medienbrüche zu vermeiden. Um all dem gerecht zu werden, bietet sich ein digitales Dokumentenmanagement-System an, das mit integrierter Eingangsrechnungsverarbeitung die regelkonforme Archivierung vereinfacht und automatisiert.
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