Automatisierung und Digitalisierung mit langfristigem Nutzen: Dafür steht Enterprise Resource Planning. Eine zukunftssichere Lösung, die stetig wachsenden Anforderungen gerecht wird, die funktionalen Bedürfnisse der Branche versteht, als „wahre” Informationsquelle dient und gleichzeitig technologisch auf dem aktuellen Stand ist. Wie lässt sich das alles unter einen Hut bringen? Der Trick liegt in Schnittstellen, die das ERP mit anderen Lösungen verbinden. Warum sie eine tragende Rolle für Unternehmen spielen, worauf Sie achten sollten und welche Chancen sich damit ergeben, erfahren Sie im Blogbeitrag.
Was ist eine ERP-Schnittstelle?
Eine ERP-Schnittstelle ist per Definition die Brücke, die ein ERP-System mit anderen Anwendungen verbindet, die nicht direkt im ERP verfügbar sind. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine Laboranbindung, eine Anbindung in der Produktion oder ein digitales Dokumentenmanagementsystem handeln. Als Konnektor schafft es eine ERP-Schnittstelle unkompliziert, unterschiedliche Systeme zu vereinen sowie eine Vielzahl an Geschäftsprozessen miteinander zu verknüpfen und zu automatisieren. Die Potenziale, Zeit einzusparen, sind riesig.
Warum sind ERP-Schnittstellen wichtig?
Unternehmen nutzen häufig mehrere Softwareanwendungen, um Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Personalwesen und Lager zu verwalten. Indem eine ERP-Schnittstelle den Austausch von Daten zwischen diesen Lösungen sicherstellt, werden sie nahtlos integriert. Konsistenz und Genauigkeit der Daten steigen und es müssen weniger Daten manuell eingegeben werden. Unternehmen sollten bei der Auswahl eines ERP-Systems daher darauf achten, dass der Umgang mit Schnittstellen sichergestellt ist.
ERP-Schnittstellen: Das können Sie in ein ERP-System integrieren
Vom Bestellvorgang bis zum Warenausgang – die Zahl an Prozessen, die ein ERP-System umfasst und automatisiert, ist enorm. Allein die Lösung hebt Sie und Ihre Prozesse auf ein Effizienzlevel, das manuell unmöglich ist. Dennoch sind die Potenziale der Automatisierung riesig. Indem zusätzliche Lösungen, die spezifische Themenfelder abdecken, integriert werden, ergibt sich ein noch umfassenderer Funktionsumfang. Typische Beispiele für Anwendungen, die via Schnittstelle an ein ERP angebunden werden, sind:
Customer Relationship Management (CRM):
Indem ein CRM-System über eine Schnittstelle mit dem ERP verbunden wird, bündeln Sie wichtige Informationen zu Kunden, Kundenbeziehungen sowie Vertriebs- und Marketingaktivitäten auf einen Blick.
Lösungen für das Personalwesen:
Angaben zu Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Urlaubsübersichten und Co.: Wer sein HR-Tool an das ERP anbindet, greift zentral auf alle relevanten Informationen zu.
Projektmanagement-Lösungen:
Von der Idee über die Planung bis hin zur Umsetzung und Fertigstellung lassen sich die Projektschritte mit den dazugehörigen Daten im ERP matchen.
Labore:
Unternehmen, die mit Laboren arbeiten, binden ihr Laborsystem am besten direkt ans ERP an. Statt an zwei Stellen arbeiten zu müssen, greifen Sie über eine zentrale Stelle auf alle Informationen zu.
Dokumentenmanagementsysteme:
Auch die Verbindung eines Dokumentenmanagementsystems mit dem ERP über eine Schnittstelle erleichtert den Zugriff auf die Unterlagen und schenkt volle Transparenz. Über nahtlos vereinte Lösungen sind Ihre Daten jederzeit auf demselben Stand, sie arbeiten nicht fälschlicherweise mit veralteten Informationen.
Business Intelligence (BI):
Eine unkomplizierte Extraktion von Daten sowie deren automatisierte Analyse und Darstellung in praktischen Dashboards ermöglichen die Anbindung eines Business Intelligence Tools an das ERP.
Daten importieren und exportieren:
Um den Austausch mit Kunden und Geschäftspartnern zu automatisieren und zu erleichtern, können Sie deren Systeme über eine Schnittstelle mit Ihrem ERP verbinden.
E-Commerce:
Sie wickeln Bestellungen über eine E-Commerce-Plattform ab? Auch diese vereinen Sie über die geeignete Schnittstelle mit Ihrem ERP und tauschen Daten beispielsweise zu Bestellungen und Lagerbeständen nahtlos aus.
Tools für die Finanzbuchhaltung:
Viele Unternehmen nutzen für ihre Buchhaltung ein spezielles Fibu-Tool. Damit sich die darin enthaltenen Daten mit denen in Ihrem ERP decken, bilden die beiden Lösungen über eine ERP-Schnittstelle eine Einheit.
Die ERP-Branchenlösung von YAVEON für die Prozessindustrie: nahtlos ins Microsoft ERP integriert
Höchste Sicherheit, strenge Regularien, top Qualität: Damit Unternehmen aus der Prozessindustrie den hohen Anforderungen gerecht werden und dennoch ein ERP-System nutzen können, benötigen sie eine Speziallösung. Genau dafür erweitert unsere ERP-Branchenlösung das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und ist nahtlos damit verbunden. Wichtige Funktionen wie das Chargenmanagement, Qualitätskontrollen und Produktionsunterstützung geben Ihnen das Handwerkzeug für reibungsloses Arbeiten auf einer Oberfläche mit dem Microsoft ERP an die Hand. Doch es gibt zahlreiche weitere Lösungen, die sich dank ERP-Schnittstellen mit Business Central vereinen lassen:
Elektronischer Datenaustausch
EDI Handel
Mit der Lösung automatisieren Sie Ihren Datenaustausch mit Handelspartnern effizient sowie zielsicher und binden diese reibungslos über eine Schnittstelle an Ihr ERP-System an. Die Anbindung ist mit beinahe jedem Handelspartner möglich, der EDI-fähig ist, zum Beispiel Lidl, Amazon, Walmart, Edeka, Siemens und Hornbach. Mehr zu EDI Handel.
EDI Automotive
Auch Automobil-Zulieferer binden Sie direkt an Ihr ERP-System an und tauschen so Daten automatisiert aus. Dabei werden die Anforderungen der Automobilindustrie sicher erfüllt. Ihre Arbeiten sind zudem auf die Standards des Verbands der Automobilindustrie (VDA), Odette oder AIAG ausgelegt. Mehr zu EDI Automotive.
Intercompany
Für automatischen elektronischen Datenaustausch innerhalb Ihres Unternehmensverbundes nutzen Sie die Intercompany-Lösung. Sie nutzen sie dank fertiger Best-Practices-Vorlagen in kurzer Zeit und arbeiten mit gemeinsamen Stammdaten in mehreren Mandanten. Zudem verwalten Sie Stamm- und Bewegungsdaten, vergeben Berechtigungskonzepte, optimieren Ihre Absatzplanung und vieles mehr.
Dokumentenmanagement
Unsere DMS-Lösung ist YAVEON ProDocs. Sie vereint das bewährte DMS unseres Partners d.velop AG mit unserer einzigartigen, hocheffizienten Einführungsmethodik. Wer YAVEON ProDocs im Einsatz hat, managt seine Dokumente zentral, übersichtlich und technisch revisionssicher – über die geeignete Schnittstelle nahtlos in Business Central integriert.
Prozessautomatisierung
Scanning-App
Ein Teil der YAVEON ERP-Branchenlösung ist die Scanning-App. Indem Sie Lagerartikel bei der Bearbeitung einfach scannen, statt die Veränderung manuell in Ihr System eintragen zu müssen, sparen Sie Zeit und optimieren Ihre Lagerprozesse.
Workflows mit der Microsoft Power Platform
Mit den Tools der Microsoft Power Platform entstehen Workflows, die sich optimal in Ihre IT-Umgebung einfügen und die Sie nahtlos in Ihr ERP-System integrieren. Nebenprozesse wie IT-Anträge, eine Urlaubsverwaltung oder Kunden- sowie Lieferantenportale digitalisieren Sie unkompliziert und effizient. Das spart Zeit und schafft Transparenz.
Datenanalyse und Reporting
BI Cockpits
Mittels fertiger Cockpits, die auf die Bedürfnisse von Zielgruppen wie Finance oder QM zugeschnitten sind, erhalten Sie aussagekräftige Einblicke in Ihre Datenlage und Analysen für datenbasierte Entscheidungen. Folgende Cockpits sind verfügbar:
Qualitätskontrolle
Mit dem Qualitätskontrolle Cockpit behalten Sie die Qualität Ihrer Artikel sowie die nötige Reaktionsfähigkeit zuverlässig im Blick. Falls es nötig ist, können Sie rechtzeitig handeln. Basis sind die Business Central-Prüfaufträge.
Sales
Basierend auf allen verfügbaren Zahlen und Angaben stellt das Sales Cockpit die nötige Datenbasis zur Verfügung, um Ihre Vertriebsprozesse auf das nächste Level zu heben.
Purchase
Den aktuellen Stand Ihres Einkaufswesens sehen Sie mittels unseres Purchase Cockpits jederzeit digital ein. Der Trick: alle dafür genutzten Informationen basieren auf aktuell eingespielten Daten.
Incident Management
Damit Sie Verursacher, Herkunftsarten und Gründe von Reklamationen ableiten können, stellt Ihnen das Incident Management alle dafür vorhandenen Informationen zur Verfügung.
Cashflow
Mit unserem Cashflow Cockpit behalten Sie Ihre Finanzströme stets im Blick und treffen fundierte Entscheidungen auf Basis präziser Datenanalysen.
Reichweitenplanung
Unser Reichweitenplanungs-Cockpit zeigt Ihnen präzise an, welche Artikel in welchen Mengen in Ihrem Lagerbestand vorhanden sind, wann diese verfügbar sind und ob potenzielle Engpässe drohen.
Finance
Mit unserem Finance Cockpit erstellen Sie verlässliche Bilanzen, Umsatzzahlen und Reports ganz einfach digital.
ERP-Invoicing
Über die Invoicing-App erstellen Sie Rechnungen automatisiert elektronisch direkt aus Ihrem ERP-System, statt Belege manuell bearbeiten zu müssen. Je nach Bedarf versenden Sie Dokumente als E-Mail, per Post, Fax oder als digitale Rechnung.
Das gesamte YAVEON Portfolio greift optimal ineinander und ermöglicht auch externe Anbindungen zum Beispiel an Shopify, Amazon und DATEV. Unser Fokus: Start-ups sowie kleine und mittelständische Unternehmen aus der Prozessindustrie.
Lösungen über ERP-Systeme anbinden: Auf diese Best Practices sollten Sie setzen.
Bidirektionale Anbindung
Achten Sie darauf, dass die ERP-Schnittstelle für eine bidirektionale Anbindung geeignet ist. So können Sie sowohl Daten vom ERP weitergeben als auch dort empfangen und greifen auf eine einheitliche sowie konsistente Sicht auf Ihre Geschäftsprozesse zu.
Cloudlösung
Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die cloudbasiert und zukunftssicher ist. Die Technologie ermöglicht Skalierbarkeit, schenkt Flexibilität und reduziert den Kostenaufwand. Der Grund: ERP-Schnittstellen, die auf der Cloud basieren, erfordern weniger Ressourcen für Hardware und Software. Nutzerinnen und Nutzer greifen außerdem mobil und zu jederzeit auf die Inhalte zu.
Sicherheit und Datenschutz
Prüfen Sie, ob die ERP-Schnittstelle alle nötigen Sicherheitsstandards einhält, um Vertraulichkeit und Verfügbarkeit geregelt zu gewährleisten. Wichtige Faktoren: die Übertragung und Speicherung von Daten erfolgen verschlüsselt, Nutzer müssen sich authentifizieren und Datenschutzgesetze werden eingehalten.
Softwarepartner
Implementieren Sie die Schnittstelle bzw. die damit verbundenen Systeme mit einem Partner, der sich sowohl mit dem ERP-System an sich, als auch Ihren Anforderungen und Branche auskennt und lassen Sie sich schulen. So nutzen Sie die Möglichkeiten der Schnittstelle passgenau und führen die Lösungen zielsicher ein. Zudem stärken Sie die Userakzeptanz und stellen eine rege Nutzung der vorhandenen Systeme sicher. Doch welcher Partner ist der richtige? Neben Erfahrung und Branchen-Know-how sollten Anbindungsmöglichkeiten vorhanden und die Lösungen aufeinander abgestimmt sein.
Diese Vorteile erwarten Sie mit ERP-Schnittstellen
Es gibt zahlreiche Gründe, aus denen ERP-Schnittstellen für Unternehmen wichtig sind. Einige sind:
Import und Export in einer Lösung
ERP-Schnittstellen ermöglichen es, Daten aus externen Quellen zu importieren. Dazu zählen beispielsweise Angaben aus Systemen von Geschäftspartnern wie Lieferanten und Kunden. Gleichzeitig dienen ERP-Schnittstellen auch dazu, Daten aus dem ERP zu exportieren, um sie in anderen Anwendungen zu verwenden. Der Vorteil zeigt sich zum Beispiel in Reports, die in Berichts-Tools wie Microsoft Power BI erstellt werden und so eine ganzheitliche Betrachtung ermöglichen.
Mehr Zeit
Schnittstellen im ERP schaffen es, weiterführende Geschäftsprozesse wie Anbindungen zu Lagerverwaltungssystemen oder anderen Drittsystemen zu automatisieren. Das Ergebnis: weniger Aufwand und Fehleranfälligkeit. Arbeitsabläufe lassen sich dadurch beschleunigen und die Kundenzufriedenheit steigt.
Langfristiger Begleiter
Anforderungen und Bedingungen ändern sich. Mittels einer ERP-Schnittstelle reagieren Sie darauf flexibel, denn sie verbessert die Konnektivität und Interoperabilität mit Plattformen, Geräten und Anwendungen.
Bessere Kommunikation
ERP-Schnittstellen erleichtern den Datenfluss zwischen Geschäftsprozessen und Anwendungen, indem sie Informationen aus unterschiedlichen Quellen integrieren, synchronisieren und aktualisieren. Das ermöglicht es, die Geschäftsleistung exakt darzustellen.
Arbeiten auf einer Oberfläche
Sie verzichten auf Insellösungen, die parallel laufen, sondern setzen auf voll integrierte Systeme, die ineinandergreifen. Indem bestehende Geschäftsprozesse in unterschiedlichen Lösungen über die Schnittstelle miteinander vereint werden, haben Sie die Möglichkeit, auf einer Oberfläche zu arbeiten.
Zuverlässigere Daten
Die Datenqualität wird besser, denn Sie schaffen eine einheitliche und genaue Datenquelle für alle Geschäftsbereiche. Alle Daten, die in den verschiedenen Lösungen vorhanden sind, werden zentral an einer Stelle verwaltet.
Mehr Effizienz
Sie erhöhen die Effizienz, denn manuelle Dateneingabe und -übertragung werden reduziert und Sie sparen Zeit.
Weniger Fehler
Sie vermeiden Redundanzen und die Gefahr, manuelle Fehler zu machen, da Daten nicht doppelt an mehreren Orten, sondern zentral an einer Stelle verarbeitet werden. Wer statt auf Silos auf eine einzige Informationsquelle setzt, optimiert Prozesse und Ergebnisse zugleich. Quality-Gates zwischen den Systemen dienen zur Sicherung der Datenqualität.
Transparenz und Zugriff
Sie gewinnen Transparenz, denn über integrierte Systeme können Benutzerinnen und Benutzer umfassend auf den aktuellen Datenstand zugreifen.
Fundiertere Entscheidungen
Quellen aggregieren, filtern sowie visualisieren vereinfacht und optimiert Datenanalysen und trägt somit zu passgenaueren Entscheidungen bei. Weil über eine ERP-Schnittstelle aktuelle Informationen bereitgestellt und dabei sämtliche Aspekte berücksichtigt werden, lassen sich Leistungen zielsicher messen, Trends erkennen und Handlungsempfehlungen aussprechen. Praktisch und nützlich zugleich!
Schnellere Ergebnisse
Sie arbeiten agil und zielgerichteter, denn alle beteiligten Personen können in Ihre Prozesse integriert werden. Das steigert die Flexibilität und die Geschwindigkeit nimmt zu.
Konkurrenz standhalten
Sie verbessern Ihre Wettbewerbsfähigkeit, denn indem Ihre Systeme miteinander interagieren, reagieren Sie schneller, um neuen Marktbedingungen und Kundenbedürfnissen gerecht werden zu können.
Informationen in Echtzeit
Eine gut integrierte ERP-Schnittstelle ermöglicht es Unternehmen, Informationen zu ihren Geschäftsprozessen in Echtzeit einzusehen. Entscheidungsträger erhalten so eine optimale Datenbasis für fundierte Entscheidungen.
Bessere Kundenbetreuung
Indem Unternehmen dank ERP-Schnittstellen Informationen nahtlos austauschen, können sie Kunden einen passgenaueren Service bieten. Zum Beispiel greift der Kundendienst unkompliziert auf Informationen zum Lagerbestand zu und beantwortet Kundenanfragen schneller.
Skalierbarkeit
Unternehmen verändern sich und wachsen. ERP-Schnittstellen hingegen stellen sicher, dass Software bei Bedarf mitwächst. Sie sind skalierbar und lassen sich über Zusatzlösungen sowie -Software unkompliziert erweitern.
Compliance und Sicherheit
In einem zentralen ERP-System werden Unternehmensdaten übergreifend konsolidiert. Geltende Compliance-Vorschriften lassen sich dadurch einfacher einhalten sowie die Sicherheit der Daten besser verwalten und kontrollieren.
Herausforderungen durch ERP-Schnittstellen
ERP-Schnittstellen bieten also zahlreiche Möglichkeiten und Chancen. Doch ihnen gegenüber stehen auch Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Die gute Nachricht vorweg: Überlegt angegangen, sind sie gut zu managen. Ein erfahrener Softwarepartner stellt außerdem bereits vor der Implementierungsphase sicher, dass Hürden so gering wie möglich gehalten werden.
Folgende Herausforderungen sind besonders typisch:
1ERP-Schnittstellen sind nicht immer einfach zu implementieren und zu verwalten, da sie verschiedene technische, organisatorische und sicherheitsrelevante Herausforderungen mit sich bringen können.
2Zudem kann es zu Bugs oder Fehlfunktionen kommen, die den Verlust von Daten oder Verfälschungen nach sich ziehen oder die nötige Wartung der ERP-Schnittstelle stellt sich als aufwändig und teuer heraus.
3Auch das Thema Datensicherheit stellt Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen, die bereits vor der Nutzung des Systems geklärt sein sollten.
ERP-Schnittstelle im Einsatz: Buchungsanfragen automatisiert in Business Central übertragen
Der gemeinnützige Verein Remar verarbeitet zahlreiche Buchungsanfragen über Bookings. In der Vergangenheit lief das manuell – aufwändig, fehleranfällig und nervig. Heute funktioniert die Übertragung automatisiert, denn über eine Power-Platform-Schnittstelle werden Bookings und Business Central aneinander angebunden. Für Remar bedeutet das weniger Aufwand und Fehler sowie mehr Ressourcen, um die eigentlichen Aufgaben anzugehen.
Nahtlos arbeiten auf einer Oberfläche!
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