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Elektronische Rechnung wird ab Januar 2025 Pflicht
Ab Januar 2025 werden elektronische Rechnungen für B2B-Unternehmen Pflicht. Unser Beitrag klärt, was Sie wissen und tun müssen.
25. April 2024
Ab Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen Rechnungen elektronisch erstellen, versenden und verarbeiten können. Wir erklären, was eine E-Rechnung ausmacht, welche Übergangsfristen gelten und wie Sie den neuen Anforderungen gerecht werden.
Ab wann sind elektronische Rechnungen verpflichtend?
Aktuell verschicken Unternehmen in Deutschland Rechnungen in der Regel entweder per Post oder als PDF in E-Mails. Während zahlreiche Nachbarländer bereits auf elektronische Rechnungen umgestellt haben, zieht Deutschland nun nach: Am 1. Januar 2025 beginnt eine Übergangsfrist, ab Januar 2028 ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend.
Wie ist die Timeline für elektronische Rechnungen?
Januar 2025
Für steuerbare sowie steuerpflichtige B2B-Umsätze im Inland werden E-Rechnungen Pflicht. Es gilt vorerst eine Übergangsregelung. Rechnungen dürfen grundsätzlich weiterhin zum Beispiel als PDF in E-Mails oder per Post verschickt werden.
Januar 2027
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 800.000 € endet die Übergangsregelung. Sie sind nun zu E-Rechnungen verpflichtet. Unternehmen, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 € liegt, dürfen Rechnungen weiterhin zum Beispiel als PDF in E-Mails oder per Post verschicken. Empfänger müssen vorab zustimmen, Rechnungen elektronisch zu erhalten.
Januar 2028
Die Übergangsfrist endet endgültig. Ab sofort müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ausschließlich für B2B-Leistungen, also Leistungen zwischen Unternehmen. Das leistende Unternehmen und der Leistungsempfänger müssen ihren Firmensitz zudem beide in Deutschland haben. Sollen E-Rechnungen auch an Endverbraucher versandt werden, müssen diese der elektronischen Rechnungsstellung vorab zustimmen.
Was ist von E-Rechnungen ausgenommen?
Für folgende Bereiche gilt keine E-Rechnungspflicht:
- Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind
- Rechnungen über Kleinbeträge von unter 250 € dürfen weiterhin z. B. per Post oder E-Mail versendet werden
- Fahrausweise
Was genau sind elektronische Rechnungen?
Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsdokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und verarbeitet wird. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist daher keine elektronische Rechnung. In Deutschland können grundsätzlich die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD genutzt werden. Beide wurden als gültige E-Rechnungsformate zugelassen. Weitere Rechnungsformate wie EDIFACT sind nicht ausgeschlossen und aktuell noch in Prüfung.
Was sind die Vorteile von elektronischen Rechnungen?
Folgende Vorteile bringen elektronische Rechnungen:
1. Zeitersparnis
Das elektronische Auslesen von Rechnungen spart Zeit im Vergleich zum manuellen Auslesen.
2. Weniger Fehler
Werden Unterlagen wie Rechnungen analog bearbeitet, steigt das Risiko für Tippfehler oder doppelte Datenerfassung. Die elektronische Verarbeitung reduziert die Fehleranfälligkeit.
3. Mehr Produktivität
Strukturierte digitale Prozesse steigern die Produktivität von Unternehmen und schenken zusätzliche Ressourcen für sonstige Aufgaben.
Das müssen Sie jetzt tun: praktische Tipps für Unternehmen
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Der Versand und der Empfang der XRechnung erfolgen per E-Mail.
Die Bereitstellung der XRechnung erfolgt im Standardformat UBL2.1
Gegebenenfalls erforderliche, über das angebotene Dienstleistungskontingent hinausgehende Leistungen (z. B. partnerspezifische Anpassungen, zusätzlicher Support, Abstimmungen/Anpassungen und Unterstützung bei Usertests) werden separat verrechnet.
Die Preise gelten für alle YAVEON Bestandskunden, unabhängig davon, ob Sie YAVEON ProE-SCM bereits im Einsatz haben oder noch nicht.
Pflicht: digitale Archivierung
Doch ein weiteres Thema erlangt im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht Relevanz: die digitale Archivierung.
- Aufbewahrungsfrist: Elektronische Rechnungen müssen, wie auch Papierrechnungen, für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.
- Format und Lesbarkeit: Elektronische Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden. Sie müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Es reicht nicht aus, die Rechnungen auszudrucken und in Papierform zu archivieren.
- Unveränderbarkeit: Die Rechnungen müssen unveränderbar und in dem Format archiviert werden, wie sie eingegangen sind. Wenn die Rechnung per Mail versendet wird und die Mail zusätzlichen Inhalt bereithält, dann muss auch die Mail mit archiviert werden. Wenn die Mail bis auf die angehängte E-Rechnung keinen Inhalt hat, fungiert sie wie ein Briefumschlag und muss nicht archiviert werden.
- Revisionssicherheit: Die Archivierung muss revisionssicher sein. Das bedeutet, dass die Integrität, Authentizität und Lesbarkeit der Rechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein müssen. Dies erfordert geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
- Systemanforderungen: Das Archivierungssystem muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den Vorgaben für die digitale Buchführung (GoBD) entsprechen. Es muss sicherstellen, dass die Rechnungen über den gesamten Zeitraum zugänglich und prüfbar bleiben.
Die Lösung: YAVEON ProDocs
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- Rechnungen werden revisionssicher und unveränderbar archiviert.
- Das Archivierungssystem entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
- Die Lösung läuft in der Cloud (SaaS), Ihre Daten liegen sicher im Rechenzentrum AWS Frankfurt.
