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DMS-Einführung:
Wie aufwändig ist sie wirklich
Wir erklären im Beitrag, warum es sich lohnt, auf ein DMS zu setzen und was die einzelnen Schritte bei der DMS-Einführung sind.
20. Juni 2024
Die Menge an Dokumenten, mit denen Unternehmen arbeiten, steigt kontinuierlich an. Immer mehr Unterlagen wollen mit dem Eingang registriert, bearbeitet und – teils sogar revisionssicher – abgelegt werden. Für Unternehmen ist das nicht nur enorm zeitaufwändig, sondern herausfordernd zugleich. Die Lösung finden sie in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS). Doch auch hier kommen Sorgen auf: Was kostet eine DMS-Einführung, wie viele Ressourcen nimmt sie in Anspruch, welcher Zeitraum ist nötig und wie kann man sein DMS in nur 14 Tagen vollständig einführen? Wir klären auf.
Warum ein DMS einführen?
Die Gründe, aus denen Unternehmen sich für ein Dokumentenmanagementsystem entscheiden, sind vielfältig. In aller Regel geht es jedoch darum, die Masse an Unterlagen schnell und mit wenig Aufwand bearbeiten zu können. Die wichtigsten Gründe, die dafür sprechen, ein DMS einzuführen, sind:
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1. Sie organisieren Ihre Daten effizient und sparen Zeit
Mit einem Dokumentenmanagementsystem organisieren Sie Ihre Dokumente systematisch. Anstatt Dateien in massig Ordnern auf verschiedenen Laufwerken zu speichern, legen Sie sie im DMS zentral an einer Stelle ab. Indem Sie Metadaten sowie benutzerdefinierte Tags vergeben, finden Sie gesuchte Unterlagen zudem ganz einfach und zielsicher über die digitale Suche wieder.
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2. Sie sind revisionssicher und erfüllen Compliance-Anforderungen
Mit einem geeigneten Dokumentenmanagementsystem legen Unternehmen die technische Basis zur Revisionssicherheit und erfüllen die Compliance-Anforderungen. Indem Änderungen, die Vergabe von Zugriffsrechten sowie die Versionierung von Dokumenten protokolliert werden, stellen Sie sicher, dass gesetzliche Anforderungen und interne Richtlinien eingehalten werden. Basis der Anforderungen sind die Regeln der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die ein elektronisches Archiv vorschreiben.
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3. Sie greifen sicher auf Daten zu und werden der DSGVO gerecht
Verarbeiten Sie Ihre Dokumente im DMS, schützen Sie diese zuverlässig durch Zugriffsrechte und Verschlüsselungen, sodass nur autorisierte Nutzerinnen und Nutzer Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten. Gleichzeitig werden die Nachvollziehbarkeit von Informationen sowie deren korrekte Verarbeitung sichergestellt, sodass Sie den strengen Regeln der Datenschutzgrundverordnung, DSGVO, gerecht werden.
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4. Sie arbeiten besser im Team
Da Dokumente in einem DMS zentral an einer Stelle abgelegt sind, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeitgleich sowie von verschiedenen Standorten aus darauf zugreifen und sie bearbeiten. Das verbessert die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend, beugt Missverständnissen sowie doppelter Arbeit vor und verbessert die Kommunikation im Unternehmen.
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5. Sie können wachsen
Die Bedingungen in Unternehmen verändern sich: Sie wachsen oder benötigen zusätzliche Funktionen. Während begrenzte Lösungen nun an ihre Grenzen geraten, bietet Ihnen ein gutes DMS Flexibilität: Dank Skalierbarkeit passt es sich an Ihre Unternehmensgröße an, ein modularer Aufbau sorgt dafür, dass Sie Funktionen bei Bedarf einfach ergänzen. Kurzum: Sie bleiben flexibel und nutzen Ihr DMS langfristig.
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6. Sie vermeiden doppelten Aufwand und doppelte Erfassung
Doppelte Datenerfassung und Speichern an unterschiedlichen Orten? Da ist Chaos vorprogrammiert. Ein DMS bietet Ihnen ein zentrales Ablagesystem, das mehrfaches Erfassen verhindert und Transparenz schenkt.
Keine Frage, die Einführung eines DMS bringt zahlreiche Vorteile. Dennoch sorgen sich viele Unternehmen vor dem Aufwand und den nötigen Ressourcen. Zu Unrecht! Bevor wir erklären, wie Sie Ihr DMS schnell und kostenattraktiv einführen, werfen wir anhand einer Checkliste einen Blick auf den Ablauf einer typischen DMS-Einführung.
DMS-Einführung via Checkliste: So läuft sie ab.
Schritt 1: Analyse des Ist-Zustands
Der erste Schritt steht im Zeichen der Vorbereitung und der Bestandsaufnahme. Dabei sollten Sie sich mit richtungsweisenden Fragen beschäftigen wie:
- Wie sieht Ihr Prozess rund um Dokumente aktuell aus?
- Welche Dokumentarten nutzen Sie? Welche IT-Systeme, Abteilungen und Schnittstellen durchlaufen Sie?
- Welche Abteilungen nutzen welche Dokumente?
- Wo werden die Dokumente abgelegt?
- Gibt es Medienbrüche und wenn ja, wo kommen sie vor?
- Gibt es umständliche Workflows, die vereinfacht werden sollten?
Doch wie erhalten Sie die Antworten? Um diese Fragen beantworten zu können, hilft es, sich an Kennzahlen zu orientieren. Darunter fallen zum Beispiel der Zeitaufwand für die Erfassung und die Ablage eines Dokuments, für das Durchsuchen von Unterlagen, die Anzahl an Suchvorgängen in einem bestimmten Zeitraum, die Menge erstellter Kopien oder die Größe des Archivs vor Ort.
Schritt 2: Ziele definieren
Was sind Ihre Anforderungen an ein DMS, was wollen Sie erreichen? In Schritt zwei definieren Sie die Ziele, die Sie mit Ihrem Dokumentenmanagementsystem erreichen wollen. Helfen können dabei die zuvor beschriebenen Kennzahlen. Welcher Wert ist aktuell und wo wollen Sie hin?
Weiterhin sollten Sie sich überlegen, wie die Idealvorstellung Ihres DMS aussieht, welche Workflows und Funktionen muss es unbedingt umfassen? In der Regel sind die Ansprüche hoch, weshalb es nun darum geht, eine Prioritätenliste zu erstellen. Legen Sie fest, was Must-haves für Ihre DMS-Einführung sind und welche Optionen Sie im zweiten Schritt angehen können.
Schritt 3: ECM-Konzept entwickeln
Dass ein Dokumentenmanagementsystem Dokumente verwaltet, liegt auf der Hand. Doch DMS kann noch viel mehr. Es ist Teil der umfassenden Welt des Enterprise Content Management, zu der auch weitere Arbeitsbereiche zählen, die viel mit Dokumenten arbeiten. Um die Möglichkeiten Ihres DMS so effizient wie möglich nutzen zu können, sollten Sie den Handlungsrahmen daher erweitern. Typische Beispiele aus der ECM-Familie, die ein DMS sinnvoll ergänzen, sind:
- Rechnungsfreigabe
- Vertragsmanagement
- Digitale Unterschrift
- Personalmanagement
- Aktenpläne
Übrigens: Eine gute DMS-Lösung lässt sich nicht nur mit weiteren dokumentengetriebenen Lösungen kombinieren, sondern kann auch mit einem ERP verbunden werden.
Schritt 4: Auswahl des Betreibermodells
Server vor Ort oder ein Betriebssystem in der Cloud? Technisch ist der Server vor Ort möglich, die Wahl wird den heutigen Gegebenheiten jedoch nicht länger gerecht. Arbeit findet immer mehr remote und zu unterschiedlichen Uhrzeiten statt. Teams sitzen an verschiedenen Standorten. Sie wollen beim Kunden auf Unterlagen zugreifen? In der On-Premises-Welt unmöglich. Cloud-Lösungen hingegen schenken dank mobilem Zugriff von unterwegs maximale Flexibilität. Zudem sind sie zukunftsfähig, denn Updates und Weiterentwicklungen halten ihren Funktionsumfang nicht nur auf dem Laufenden, sondern entwickeln ihn weiter. Und das Thema Sicherheit? Keine Sorge, gute Cloud-Lösungen werden den Anforderungen an Datensicherheit gerecht, geschulte Beraterinnen und Berater erklären Ihnen die Details gerne ausführlich. Womit wir auch schon beim nächsten Schritt sind, die Auswahl Ihres DMS-Anbieters.
Schritt 5: Auswahl der DMS-Lösung und des Anbieters
Nun geht es an die Wahl Ihres Systems und des DMS-Anbieters, mit dem Sie die Lösung einführen. Um den geeigneten zu finden, orientieren Sie sich am besten an wichtigen Kriterien:
- Ist das angebotene System modular und kann erweitert werden?
- Ist die Lösung rechtssicher und GoBD-konform?
- Ist es möglich, über Schnittstellen weitere Lösungen oder Bestandssysteme anzubinden?
- Ist das DMS in der Lage, Funktionen, die Ihnen besonders wichtig sind, zur Verfügung zu stellen? Beispiele sind automatisiertes Auslesen mittels OCR, revisionssichere Archivierung und das Managen von Fristen sowie Eskalationsstufen.
Ein weiterer Punkt, den Sie bei der Wahl des geeigneten DMS berücksichtigen sollten, ist die Zielgruppe. Wird die DMS-Lösung Ihrer Unternehmensgröße gerecht?
Die YAVEON Lösungen eignen sich besonders für kleine Unternehmen und den Mittelstand, denn sie umfassen die relevanten Funktionen, um deren Prozesse bestmöglich zu automatisieren, ohne die Komplexität des Systems unnötig aufzublähen.
Doch neben dem System an sich spielt auch das anbietende Unternehmen eine wichtige Rolle. Erfahrung und Branchenkenntnisse sind genauso wichtig wie das menschliche Miteinander. Die Chemie sollte einfach stimmen.
Schritt 6: Projektplan und Implementierung
Haben Sie sich für eine Lösung entschieden, erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem DMS-Partner Ihren Projektplan. Dieser umfasst im Wesentlichen folgende Schritte samt Timing und verantwortlicher Person:
Implementierungsphase samt Systemeinrichtung
Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, kann das eigentliche Projekt beginnen. Gemeinsam mit Ihrem Partner beginnt die DMS-Einführung.
Testphase
Nun heißt es: testen, testen, testen. Funktionen sowie die eingerichteten Workflows werden auf die Probe gestellt. Außerdem werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult und lernen die Funktionen der Lösung kennen.
Go-live
Sind alle Tests erfolgreich abgeschlossen und die User gehen souverän mit der Lösung um, steht dem Go-live nichts mehr im Wege. Glückwunsch, ab sofort haben Sie Ihre DMS-Lösung im Einsatz.
Schritt 7: Fazit ziehen und Optimierungen angehen
Haben Sie Ihr DMS im Einsatz, können Sie Fazit ziehen: Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Wird das DMS effizient genutzt? Wenn Sie Optimierungspotenziale entdecken, lohnt es sich, sie anzugehen. Außerdem kommt es immer wieder zu gesetzlichen Änderungen und neuen Regularien, was ebenfalls Anpassungen erforderlich macht.
Was kostet eine DMS-Einführung?
Die Frage, was eine DMS-Einführung kostet, lässt sich pauschal nicht seriös beantworten. Der Preis hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
- Anbieter bzw. DMS-Lösung und Lizenzmodell
- Funktionsumfang
- Userzahl
- Implementierungsaufwand und Schulung
- Nötige Anpassungen und Integration in weitere Lösungen über Schnittstellen
Wartung und Support
Auf welche Summe ein Projekt kommt, hängt also von zahlreichen Faktoren ab – für viele Unternehmen ist das abschreckend.
Die Lösung: einfacher und planbar führen Sie Ihr DMS als Bundle ein, das neben einem definierten Funktionsumfang auch einen festen Preis mitbringt.
Fazit: DMS-Einführung leicht gemacht
Ein digitaler Umgang mit Dokumenten ist heute nicht mehr wegzudenken. Neben Zeitersparnis sind es vor allem Sicherheit und effizientere Prozesse, die ein DMS ermöglicht. Wer langfristig denkt, setzt auf eine Cloudlösung, denn die Cloud ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern bestimmt die Softwarewelt. Als zentrale Ablagestelle für Dokumente bietet DMS zudem zahlreiche Potenziale: Über Schnittstellen lassen sich weitere Softwarelösungen anbinden. Praktisch ist das vor allem in Kombination mit einem ERP, denn so werden zwei wichtige Archive und Informationsquellen im Unternehmen miteinander vereint.
Wer sich für eine DMS-Einführung entscheidet, sollte auf einen sinnvollen Projektplan achten. Realistisches Timing und erreichbare Zwischenschritte schaffen rasche Erfolge. Rasch? Ja. Spezielle DMS-Bundles ermöglichen es, die Lösung in kurzer Zeit einzuführen. Außerdem werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht durch lange Tests gebunden. Lange Projektlaufzeiten gehören der Vergangenheit an – genau wie unkalkulierbare Preise.
Bundles, wie YAVEON Sie mit ProDocs anbietet, stehen für maximale Planbarkeit und Transparenz. Beides wichtige Kriterien, um ein DMS einzuführen, das Sie gerne, sicher und langfristig nutzen.
