Optimiertes Controlling & passender Aktenplan

Übersicht auf Knopfdruck. Die hameln pharma gmbh setzt im Controlling auf das Dokumentenmanagementsystem ecspand mit dem Modul YAVEON Aktenplan sowie die Business Intelligence-Lösung Qlik Sense. Susann Meden, Director Controlling, und Uwe Hölscher, Director Finance, beschreiben im Interview, wie sie mit den Systemen arbeiten.

Sicherheit geht vor: Lagerung von Betäubungsmitteln

Die hameln pharma gmbh ist Spezialist für Betäubungsmittel und greift auf über 125 Jahre Erfahrung zurück. Der Fokus des Unternehmens ist die Vermarktung von injektabilen Parenteralia für die Akuttherapie im Krankenhaus. Parenteralia sind sterile Zubereitungen zum Beispiel zur Injektion in den menschlichen oder tierischen Körper.

Frau Meden, Herr Hölscher, warum machten Sie sich auf die Suche nach einer DMS- und einer Business Intelligence-Lösung? Uwe Hölscher: „Wir waren kurz zuvor von SAP auf Microsoft Dynamics NAV umgestiegen und wollten das System nun weiter ausbauen. Wichtig war uns, Ausgangsrechnungen eingescannt direkt dort ablegen zu können. Dafür war ein Dokumenten Management-System genau das richtige.“

Susann Meden: „Das war bei mir ähnlich. Ich wollte auch den Nutzen unseres neuen ERP-Systems weiter ausbauen und spezielle, detaillierte Auswertungen direkt exportieren. Es hat sich dann herausgestellt, dass das am besten mit einer Business Intelligence-Lösung funktioniert.“

Wie ist dann der Kontakt zu YAVEON entstanden?

Uwe Hölscher: „Der war schon da, denn wir hatten ja bereits das ERP-Projekt mit YAVEON durchgeführt. Weil das sehr gut gelaufen war, nutzten wir den Kontakt und stimmten uns mit den entsprechenden Beratern ab. Die Entscheidung fiel dann auf das DMS-Modul YAVEON Aktenplan und die Business Intelligence-Lösung YAVEON ProBI auf Basis von Qlik Sense.“

Wie lief die Implementierung ab?

Uwe Hölscher: „Die Einrichtung vom YAVEON Aktenplan verlief schnell und unkompliziert. Bereits nach kurzer Zeit konnten wir das System nutzen und waren mit den Funktionen vertraut. Vieles, zum Beispiel die Rechnungseingangsverarbeitung, haben wir uns direkt im System angeeignet. Die YAVEON Berater standen uns dafür immer Rede und Antwort.“

Susann Meden: „Auch die Einführung von YAVEON ProBI war angenehm, wir waren schon während der Implementierung sehr zufrieden. Unsere Berater haben uns immer zugehört und verstanden.“

Werfen wir einen Blick auf die YAVEON Perspektive. Herr Pietzka, Herr Wanzel, Sie waren Projektleiter. Wie ist die Implementierung aus Ihrem Blick verlaufen?

Samuel Pietzka: „Für die DMS-Einführung haben wir uns viel Zeit genommen und uns telefonisch regelmäßig abgestimmt. Das Ziel war es, hameln eine Lösung zu geben, die den Vorstellungen voll gerecht wird – und das sowohl in kurzer Zeit als auch mit langfristigem Nutzen. Das hat gut funktioniert, wir haben sehr vertrauensvoll miteinander gearbeitet.“

David Wanzel: „Das sehe ich ganz genauso. Die Zusammenarbeit im BI-Projekt war sehr angenehm und hat einfach Spaß gemacht. Sicher gab es auch Herausforderungen, zum Beispiel die unterschiedlichen Datenquellen, welche mandantenübergreifend zusammengeführt wurden oder die “Security-Rules” in Kombination mit den individualisierten “Custom Properties” für die Zugriffsberechtigungen auf App- und Streamebenen. Aber das gibt es in jedem Projekt. Wichtig ist, gemeinsam eine gute Lösung zu finden und das ist uns geglückt.“