50% Zeitersparnis bei der CTL Europe GmbH

dank YAVEON Lösung

Wie die CTL Europe GmbH es schaffte, die Papierstapel durch digitale Lösungen zu ersetzen, lesen Sie im Referenzbericht.

Alles auf einen Blick

ERP und DMS mit YAVEON

Kunde

CTL Europe GmbH

Schwerpunkt

Biotechnologie

Mitarbeiter

ca. 10 Mitarbeiter (wachsend)

Betrieb

Cloud

Länder

international

DMS und ERP bei CTL-Europe für die Biotech-Branche

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Was die YAVEON Lösung bringt?

Sichtbare Ergebnisse

Herausforderung

• Vollständig manuelle
Prozesse
• Massig Papier und
Aktenordner
• Aufwändige Arbeitsabläufe

Lösung

ERP und DMS als
Paketlösungen

Nutzen

• Effiziente digitale Prozesse
• 50 % Zeitersparnis
• Transparenz und Übersicht
• Kurze Einführungszeit und
einfache Einarbeitung
• Einsparen von Papier,
Tonern, Aktenschränken
und Co.

Weniger Papier, mehr digitale Prozesse

Für die CTL Europe GmbH

„Weniger Papierchaos“ zählt sicher zu den häufigsten Gründen, aus denen sich Unternehmen für Software entscheiden. Im Falle der CTL Europe GmbH waren die typischen Aktenstapel nicht nur ein Symbol für manuelles Arbeiten, sondern wortwörtlich zu verstehen: Die Büros und Regale waren voll davon. „Wir wollten unbedingt weg vom vielen Papier und nicht mehr so viel drucken müssen. Unser Arbeitsalltag war komplett manuell und wir wünschten uns effizientere, digitale Prozesse und das in kurzer Zeit“, fasst Andreas Schonert, Chief Sales Officer bei der CTL Europe GmbH, die Ausgangssituation zusammen. Herausfordernd? Ja. Und genau richtig für ein Projekt mit YAVEON.

CTL Europe GmbH: stark für Medizin und Forschung

Die CTL Europe GmbH ist sowohl Teil als auch Vertriebspartner des amerikanischen Biotechnologieunternehmens CTL, Cellular Technology Limited. Der Fokus des Unternehmens liegt auf Produkten für die Immunologie. Sie treiben den medizinischen Fortschritt an, indem sie die zellbasierte Immunüberwachung stärken. In der Praxis gibt das Unternehmen zahlreichen Wissenschaftlern damit die nötige Technik an die Hand, um Forschung voranzubringen und immer mehr Menschen zu helfen.

Um die eigenen Prozesse digital und mit langfristigem Nutzen aufsetzen zu können, machte sich die CTL Europe GmbH auf die Suche nach einer ERP-Lösung. Der Anspruch: Sie sollte einfach und in kurzer Zeit einführbar sowie zukunftssicher und unkompliziert zu bedienen sein. „Wir haben uns über das Internet verschiedene Microsoft-Partner angeschaut und sind so auf YAVEON gestoßen. Die Mischung aus der ERP-Lösung YAVEON ProBatch und der räumlichen Nähe haben uns neugierig gemacht. Wir haben gleich Kontakt aufgenommen“, erinnert sich Andreas Schonert.

Ein fachliches und zwischenmenschliches Match

Kurz nach der Kontaktaufnahme von CTL Europe fand bereits das erste Telefonat statt. „Im ersten Termin haben wir zunächst gemeinsam sondiert, ob unsere Anforderungen und das Angebot von YAVEON übereinstimmen. Ich fand das sehr angenehm, da gleich geklärt war, dass wir miteinander matchen und wir keine unnötige Zeit in ein Projekt investieren, das am Ende gar nicht zu uns passt“, meint Andreas Schonert. Der CSO blickt generell gerne auf den Vertriebskontakt zurück – der gesamte „On-Boarding-Prozess“ bis zum Projektstart haben ihn überzeugt.

Die Entscheidung für YAVEON war schnell gefallen: CTL Europe gefielen sowohl die Funktionen und Integrationsmöglichkeiten der ERP-Branchenlösung, der sympathische und ehrliche Kontakt als auch die Erfahrung, auf die YAVEON zurückgreift. „Unsere Ansprechpartner haben uns alles genau, in verständlichen Worten erklärt und eine Lösung gefunden, die wie für uns gemacht ist. Außerdem haben uns die Referenzen überzeugt.“ Ein weiteres Argument für Herrn Schonert: Bei der Basis Microsoft Dynamics 365 Business Central handelt es sich um eine lange bewährte Lösung sowie das vorherrschende System auf dem Markt.

„Unsere Ansprechpartner haben uns alles genau, in verständlichen Worten erklärt und eine Lösung gefunden, die wie für uns gemacht ist. Außerdem haben uns die Referenzen überzeugt.“

Andreas Schonert, CTL Europe GmbH

Erp & DMS

Maximaler Nutzen

Um den Wunsch des Kunden, die Lösung schnell im Einsatz zu haben, zu realisieren, begann die Implementierung der ERP-Branchenlösung YAVEON ProBatch als Paket in der Cloud.

Das ERP-Paket ist:

Standardnah und besonders geeignet für wachsende Unternehmen
Günstig und unkompliziert eingeführt
In kurzer Zeit im Einsatz
In der Cloud verfügbar

Die Einführung startete – und war die optimale Basis, gleich noch einen Schritt weiterzugehen. „Es lief alles super. Den Flow wollten wir nutzen und haben uns dazu entschieden, auch das Dokumentenmanagementsystem, das YAVEON anbietet, einzuführen.“ In einem kompakten Termin lernte CTL Europe die Funktionen, die Möglichkeiten der DMS-Lösung YAVEON ProDocs sowie das DMS-Projektteam kennen – und die Implementierung konnte direkt in den Projektfahrplan eingebaut werden.

„Auch im DMS-Bereich hatten wir tolle Berater, die es schafften, die Anforderungen beider Projektteile miteinander zu vereinen.“ Dank der Kombination aus ERP und DMS lassen sich Dokumente reibungslos und vollständig digital verarbeiten. Doppelte Datenablage und aufwändige manuelle Arbeitsschritte entfallen, die Fehlerquote durch falsche Erfassungen sinkt und die Übersicht über vorhandene Unterlagen steigt.

Die DMS-Lösung von YAVEON:

Ermöglicht ein DMS-Basis-System in nur drei Tagen
Schafft die Grundlage für ein papierloses Büro
Ermöglicht die revisionssichere Ablage
Ist skalierbar und modular aufgebaut

Zack, Boom, Bang

Die Lösung schnell implementiert

Könnte das YAVEON-Logo vor Freude springen, wäre das spätestens passiert, als Herr Schonert das Projekt zusammenfasste: „Was die ERP-Implementierung, Beratung und Begleitung angeht, gibt es nur Lob. Da gab es rein gar nichts zu meckern. Und genauso ging es auch beim DMS weiter, die Implementierung verlief grandios.“ Auch der Zeitraum konnte die CTL Europe GmbH überzeugen: Nach nur rund vier Monaten waren sowohl das ERP als auch das DMS eingeführt. „Zack, boom, bang hatten wir ERP und DMS im Einsatz.“

Herr Schonert erinnert sich besonders an die Reaktionszeiten seiner Ansprechpartner. Das war hilfreich, da er seitens CTL Europe allein für die Einführung zuständig war. „Das geht, keine Frage, man muss sich voll auf das Projekt konzentrieren. Einfacher ist es jedoch, wenn man auf ein paar weitere Personen zurückgreifen kann, die jeweils für ihren Fachbereich zuständig sind.“ Die Hauptaufgabe von Herrn Schonert lag darin, die unternehmenseigenen Daten, zum Beispiel Artikel und Lieferanten, für die Migration in Business Central aufzubereiten. Außerdem war er dafür zuständig, die neuen Prozesse zu integrieren und nötige Informationen zu liefern.

Die Lösungen

Erfolgreich im Einsatz

Was fehlt noch, um Software erfolgreich einsetzen zu können? Genau, Schulungen. Das nötige Wissen wurde CTL Europe in kompakten Workshops vermittelt. „Es war sehr wenig Arbeit, sich einzuarbeiten, das ging einfach von der Hand. Schnell wusste ich, wenn mal ein Problem oder eine Frage auftritt, können wir diese in den allermeisten Fällen selbst lösen. Ansonsten steht uns das Team YAVEON natürlich auch immer zur Seite.“

Den Nutzen der Lösungen sieht Herr Schonert heute in allen Belangen sehr positiv. „Bereits nach kurzer Zeit liefen schon alle Prozesse gut durch. Sicher, bis die Routine vollständig da ist, dauert es anfangs etwas, das ist normal. Aus meiner Erfahrung kann man sich aber problemlos in einer Woche einarbeiten und die Vorteile nutzen. Wir arbeiten nun digital und ohne Aktenchaos und spüren heute schon eine Zeitersparnis von bis zu 50 %.“ Einen weiteren Vorteil sieht er in der Transparenz: Prozesse sind eindeutig nachvollziehbar, der aktuelle Stand ersichtlich und anfallende Aufgaben einfacher zu erledigen.

Herr Schonert, wir freuen uns sehr, dass Sie so positiv auf den Projektverlauf zurückblicken, und noch mehr auf weitere Projekte!

"Was die ERP-Implementierung, Beratung und Begleitung angeht, gibt es nur Lob. Da gab es rein gar nichts zu meckern. Und genauso ging es auch beim DMS weiter, die Implementierung verlief grandios."