Funktionsübersicht

Dokumentenerfassung per Scan und Upload
Erfassen Sie Dokumente einzeln oder als Stapel über Scan oder Upload und nutzen Sie kostenlos die Vorteile von d.velop inbound scan als fester Bestandteil von d.velop documents.

Erfassung per E-Mail
Erfassen Sie Dokumente über unbegrenzt viele E-Mail-Eingangspostfächer und nutzen Sie kostenlos die Vorteile von d.velop inbound e-mail als fester Bestandteil von d.velop documents.

Eigenschaften über Barcodes auslesen
Lassen Sie documents automatisch Eigenschaften aus Barcodes auf Ihren Belegen auslesen und übernehmen.

Dokumententrennung mit Barcodes
Lassen Sie documents anhand von Barcodes auf Ihren Belegen große Dokumentenstapel automatisch in Einzeldokumente unterteilen.

Auslesen von xRechnungen
Profitieren Sie davon, dass documents die Eigenschaften von Rechnungen im xRechnung-Format automatisch erkennt und diese Dokumente übersichtlich zur Anzeige bringt.

Auslesen von ZUGFeRD-Rechnungen
Profitieren Sie davon, dass documents die Eigenschaften von Rechnungen im ZUGFeRD-Format automatisch erkennt und diese Dokumente übersichtlich zur Anzeige bringt.

Erfassung per REST-API (Schnittstelle)
Nutzen Sie die Schnittstelle (API), um Dokumente als Stapel zu erfassen und für eine manuelle oder automatische Verarbeitung bereitzustellen.

Stammdaten einfach integrieren
Nutzen Sie die Stammdaten aus weiteren Datenquellen bei der Erfassung von Dokumenten, indem Sie Dokumenteigenschaften automatisch aus den Stammdaten füllen lassen oder (dynamisch erstellte) Auswahllisten bei Dokumenteigenschaften benutzen.

Dokumententrennung dank KI
Lassen Sie große Stapel an Dokumenten automatisch mit künstlicher Intelligenz in einzelne Dokumente auftrennen, die Sie dann auf Knopfdruck archivieren können.

Kategorisierung dank KI
Lassen Sie Ihre Dokumente automatisch mit künstlicher Intelligenz in Kategorien einordnen und so z. B. ermitteln, ob es sich um Rechnungen oder um Vertragsdokumente handelt.

Erfassung über mobiles Scannen
Scannen Sie Dokumente und Belege ganz einfach mobil mit der Kamera Ihres Smartphones oder Ihres Tablets. (Für diese Funktion entstehen zusätzliche Lizenzkosten.)

Cloud-Speicherplatz
Bis zu 500 GB inklusive. Das Speichervolumen bezieht sich auf einen Mandanten. Ein Mandant ist ein datentechnisch abgeschlossener Dokumentenspeicher in der Cloud, der für Sie unter einer eindeutigen Adresse erreichbar ist. Buchen Sie pro GB / Monat zusätzlichen Speicher nach Bedarf dazu (bei monatlicher Abrechnung nach Verbrauch).

Versionierung und Versionsübersicht
Behalten Sie anhand einer automatischen Versionierung immer den Überblick über die Historie von Dokumenten und Akten.

Digitale Aktenbildung
Nutzen Sie einfach einen vorgefertigten Aktenplan oder erstellen Sie Ablagestrukturen und Aktenpläne ganz individuell nach Ihrem Wunsch.

Aufbewahrungsfristen
Definieren Sie unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Dokumentarten und stellen Sie so sicher, dass Ihre Dokumente gemäß GoBD und DSGVO aufbewahrt werden.

Ausführliches Aktivitätenprotokoll
Sie können sämtliche Aktivitäten, die auf Ihren Dokumenten und Akten ausgeführt wurden, chronologisch und filterbar nachvollziehen. So können Sie der nächsten Revisionsprüfung gelassen entgegensehen.

Bearbeitung mit Check-In & Check-Out
Kommen Sie sich bei der Bearbeitung von Dokumenten nicht in die Quere, indem Sie ein Dokument aktiv in die Bearbeitung nehmen (Check-Out) und nach erfolgter Bearbeitung wieder aktiv freigeben (Check-In).

Volltextsuche in Dokumenten dank OCR
Suchen Sie nicht nur in den Metadaten, sondern auch im Volltext Ihrer Dokumente, auch wenn diese als Scan-Dokument importiert wurden.

Speicherbare Suchvorlagen
Speichern Sie einmal durchgeführte Suchen als Suchvorlage und verwenden Sie diese so immer wieder aufs Neue.

PDF-Erzeugung zur Langzeitarchivierung
Folgende Dateiformate werden automatisch in PDF konvertiert: doc, docx, dot, dotx, xls, xlsx, xlsb, ppt, pptx, pot, potx, jpeg, tif, bmp, gif, png, pdf, txt, msg, eml, zip, rar, dgix, dgia, dgim

Viewer für verschiedene Dateiformate
Lassen Sie sich viele verschiedene Dateiformate direkt in d.velop documents anzeigen und sparen Sie sich so das ständige Öffnen von Dateien in anderen Anwendungen.

Annotationen, und Markierungen
Fügen Sie Ihren Dokumenten Kommentare und Annotationen hinzu. Markieren Sie zum Beispiel in PDF-Dokumenten wichtige Stellen, ergänzen Sie Texte oder setzen Sie einen grünen Haken. Auch Freihand-Annotationen sind möglich.

Dokumente und Akten beobachten
Lassen Sie sich bei Änderungen an Ihren Dokumenten, Akten oder vordefinierten Suchen per E-Mail informieren und springen Sie über die E-Mail direkt zu dem geänderten Element.

Sammel-PDF erstellen
Wählen Sie mehrere Dokumente und Akten aus und führen Sie diese komfortabel in ein einziges PDF-Dokument zusammen (mit automatisch erstelltem Inhaltsverzeichnis). Laden Sie sich das Dokument anschließend herunter oder archivieren Sie es wieder in d.velop documents.

Organisationsweite Suche - Basis
Durchsuchen Sie mithilfe von d.velop enterprise search nicht nur Ihr d.velop documents sondern viele weitere Informationsquellen in Ihrem Unternehmen. In der Basis bereits enthalten ist die Suche in documents, Google Mail, Calendar und Drive sowie MediaWiki. Buchen Sie flexibel weitere Datenquellen hinzu.

Organisationsweite Suche - Advanced
Durchsuchen Sie Ihr Atlassian Confluence, Atlassian Jira, MS Exchange und MS SharePoint-System und machen Sie so Ihr d.velop documents zur zentralen Drehscheibe für das Finden von Informationen. (Für diese Funktion entstehen zusätzliche Lizenzkosten.)

Anbindung von Drittsystemen
Geschäftliche Informationen befinden sich im Unternehmen oft in verschiedenen Quellsystemen, z. B. CRM, ERP, FiBu, HR oder E-Mail-Client. Integrieren Sie d.velop documents mit Ihrer bestehenden Anwendungslandschaft und verbinden Sie die Systeme z. B. über standardisierte Schnittstellen (REST-API).

Microsoft 365™ Office-Integration
Erstellen, bearbeiten und teilen Sie Microsoft 365™ Office-Dokumente direkt aus Ihrem d.velop documents heraus.

Anbindung von Portalen über die API
Die Nutzung der offenen Schnittstelle (REST-API) im Zusammenhang mit der Anbindung von Portalen durch den Kunden und die damit verbundene Nutzbarmachung von Dokumenten für Benutzer ohne d.velop documents-Zugang sind zahlungspflichtig. Der Preis richtet sich nach der Anzahl von Dokumenten, die über die Schnittstelle heruntergeladen werden. (Zusätzliche Kosten je 1000 Dokumente (Download).)

Weitere Integrationsprodukte
Buchen Sie flexibel weitere Integrationsmöglichkeiten aus dem d.velop store dazu.

Aufgaben weiterleiten
Organisieren Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen über Aufgaben. Erstellen Sie Aufgaben und leiten Sie diese an Ihre Kolleg:innen zur Bearbeitung weiter.

Teilen von Stapeln
Teilen Sie ganze Stapel von neu erfassten Dokumenten mit anderen Kolleg:innen (zum Beispiel aus Ihrer Posteingangsabteilung) und sorgen Sie so für eine reibungslose Zusammenarbeit bei der Erfassung und strukturierten Ablage.

Teilen von Suchvorlagen per Link
Teilen Sie einfach die von Ihnen erstellen Suchvorlagen mit Ihren Kolleg:innen.

Teilen von Dokumenten (Link und E-Mail)
Senden Sie Ihren Kolleg:innen einfach den Link zu Dokumenten und Akten oder versenden Sie die Dokumente direkt im Anhang einer für Sie erstellten E-Mail.

Aufgabenlisten freigeben
Geben Sie Ihren Kolleg:innen ganz einfach Ihre eigene Aufgabenliste zur Ansicht und Bearbeitung frei oder bearbeiten Sie Aufgaben in für Sie freigegebenen Aufgabenlisten. Fördern Sie so die unkomplizierte Zusammenarbeit in Teams oder die schnelle und unbürokratische teamübergreifende Unterstützung und Zusammenarbeit.

Einfaches Teilen mit Externen
Teilen Sie Dokumente per Mausklick mit Kontakten außerhalb Ihres Unternehmens, z. B. mit Ihrem Steuerberater. Übernehmen Sie Änderungen problemlos wieder in Ihr d.velop documents.

Elektronische Signatur
Lassen Sie Ihre Dokumente per Mausklick von Kontakten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens signieren. 50 fortgeschrittene Siegelsignaturen pro Jahr pro Mandant inklusive. Für die Nutzung von weiteren Signaturen und die Nutzung anderer Signaturarten entstehen weitere Kosten.

Webbasierter Administrationsassistent
Passen Sie Ihr d.velop documents ganz nach Ihrem Wunsch an. Wenn Sie einmal nicht weiterkommen sollten, dann nutzen Sie einfach das vielfältige E-Learning-Angebot der d.velop academy oder kontaktieren Sie uns direkt.

Integrierte Benutzerverwaltung
Erstellen und verwalten Sie neue documents Benutzer:innnen und versenden Sie automatisch Einladungen.

Rollenbasierte Berechtigungsverwaltung
Erstellen und verwalten Sie verschiedene Rollen, ordnen Sie Ihre Benutzer:innen diesen Rollen zu und nutzen Sie diese Rollen zur Berechtigung auf Dokumente und Akten sowie bei Workflows.

Mehrsprachigkeit
Nutzen Sie d.velop documents in 13 unterschiedlichen Sprachen. Pflegen Sie für Ihre individuellen Dokumentarten, Dokumenteigenschaften und Wertemengen komfortabel und automatisch Übersetzungen in diesen Sprachen. Es werden folgende Sprachen unterstützt: Deutsch, Englisch, Chinesisch (vereinfacht), Dänisch, Französisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Serbisch, Slowakisch, Spanisch und Tschechisch.

Transportverschlüsselung (TLS/SSL)
Für die Kommunikation der Anwendungskomponenten untereinander wird eine Transportverschlüsselung nach aktuellen Industriestandards verwendet. Dies wird in regelmäßigen Abständen neu evaluiert, um ggfs. neuen Anforderungen und Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen.

Datenverschlüsselung (AES 256-Bit)
Aktuell wird gemäß Advanced Encryption Standard (AES) im Galois/Counter Mode (GCM) mit 256-Bit-Schlüsseln verschlüsselt gespeichert. Wir bewerten dabei regelmäßig die Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik und passen den Standard entsprechend an.

2-Faktor-Authentifizierung
Erhöhen Sie Ihre Sicherheit bei der Anmeldung durch einen zweiten Faktor und nutzen Sie dabei einfach eine der gängigen 2FA-Apps auf Ihrem Smartphone.

Automatische Updates
Profitieren Sie immer von den neuesten Funktionen und Verbesserungen von d.velop documents, sobald sie verfügbar sind.

Single Sign-on (SSO)
Vermeiden Sie doppelte Anmeldungen, indem Sie d.velop documents mit dem SSO-Anmeldeverfahren Ihres Unternehmens verbinden.

Active Directory (AD)-Integration)
Verbinden Sie Ihr Active Directory (AD) mit d.velop documents und nutzen Sie so Ihre eigene Benutzerverwaltung in d.velop documents.

Weitere Identity Provider (OIDC)
Melden Sie sich einfach mit Ihrem Google-Konto oder Ihrem Microsoft-Konto in d.velop documents an oder nutzen Sie weitere Identity Provider über den Standard OpenID Connect (OIDC).

Mobile App (mit Offlinenutzung)
Nutzen Sie kostenlos die native iOS- oder Android-App d.velop mobile und nehmen Sie so Dokumente offline mit oder scannen Sie Dokumente mit Ihrem Smartphone. (Für diese Funktion entstehen zusätzliche Lizenzkosten.)

Funktionsumfang
Das Vertragsmanagement bietet die Möglichkeit, Vertragsinhalte digital
abzulegen und zu verwalten.

Besitz der Inhalte
Alle Inhalte, die von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern in der d.velop cloud importiert oder erstellt werden, bleiben in Ihrem Besitz.

Back-up und Disaster Recovery
Der Betreiber führt regelmäßige Back-ups der Inhalte analog zu dem beschriebenen Verfahren für die d.velop cloud Plattform Basis Apps durch (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Datenlöschung
Die Datenlöschung wird analog zu den Bestimmungen der d.velop cloud Plattform durchgeführt (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Informationssicherheit
Die Sicherheit von Daten wird in der d.velop cloud Plattform durch eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen sichergestellt analog zur d.velop cloud Plattform (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Datenstandort
Der Datenstandort richtet sich analog der Bestimmungen zur d.velop cloud Plattform (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Verschlüsselung von Inhalten
Die Verschlüsselung von Inhalten ("data at rest") findet analog zu den Bestimmungen der d.velop cloud Plattform statt (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Transportverschlüsselung
Die Transportverschlüsselungen ("data in transit") finden analog zu den Bestimmungen der d.velop cloud Plattform statt (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Isolation von Mandanten
Das Vertragsmanagement sieht eine strikte Trennung der Daten unterschiedlicher Mandanten und Benutzer vor. Hierzu wird eine Kombination von Mandanten-ID und Benutzer-ID verwendet, welche immer eine gültige Benutzerauthentifizierung voraussetzt.

Isolation von Apps
Die Vertragsmanagement App ist technisch von anderen Apps streng isoliert analog zu den Bestimmungen der d.velop cloud Plattform (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Protokollierung von Zugriffen
Alle Zugriffe auf die Vertragsmanagement App werden protokolliert

Funktionsumfang
Die Personalakte App ist eine umfassende Lösung für die strukturierte und sichere Ablage aller relevanten Mitarbeiterinformationen. Das Softwareprodukt wird ergänzt um eine Unternehmensakte zur sicheren Ablage aller übergreifenden Informationen und Dokumente in der Personalabteilung. Zusätzlich werden die Anwender beim On- bzw. Off-Boarding von Mitarbeitern unterstützt. Durch die Verteilung relevanter Aufgaben an alle verantwortlichen Personen im Unternehmen inklusive Überwachung und Eskalationsregeln wird eine fristgerechte Erledigung gewährleistet. Die digitale Personalakte kann durch weitere Module ergänzt werden. So stehen unter anderem ein vollumfängliches Bewerbermanagement und ein digitaler Urlaubsantragsprozess zur Verfügung.

Besitz der Inhalte
Alle Inhalte, die von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern in der d.velop cloud importiert oder erstellt werden, bleiben in Ihrem Besitz.

Back-up und Disaster Recovery
Der Betreiber führt regelmäßige Back-ups der Inhalte analog zu dem beschriebenen Verfahren für die d.velop cloud Plattform Basis Apps durch (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Datenlöschung
Die Datenlöschung wird analog zu den Bestimmungen der d.velop cloud Plattform durchgeführt (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Informationssicherheit
Die Sicherheit von Daten wird in der d.velop cloud Plattform durch eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen sichergestellt analog zur d.velop cloud Plattform (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Datenstandort
Der Datenstandort richtet sich analog der Bestimmungen zur d.velop cloud Plattform (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Verschlüsselung von Inhalten
Die Verschlüsselung von Inhalten ("data at rest") findet analog zu den Bestimmungen der d.velop cloud Plattform statt (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Transportverschlüsselung
Die Transportverschlüsselung ("data in transit") findet analog zu den Bestimmungen der d.velop cloud Plattform statt (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Isolation von Mandanten
Die Personalakte App sieht eine strikte Trennung der Daten unterschiedlicher Mandanten und Benutzer vor. Hierzu wird eine Kombination von Mandanten-ID und Benutzer-ID verwendet, welche immer eine gültige Benutzerauthentifizierung voraussetzt.

Isolation von Apps
Die Personalakte App ist technisch von anderen Apps streng isoliert analog zu den Bestimmungen der d.velop cloud Plattform (siehe d.velop cloud Plattform Leistungsbeschreibung).

Protokollierung von Zugriffen
Alle Zugriffe auf die Personalakte App werden protokolliert.

Rechnungseingang
Sobald eine Rechnung eintrifft, sei es per Post oder E-Mail, wird sie sofort bearbeitet. Der Prozess beginnt mit dem Scannen der Rechnung und deren Eingliederung in den digitalen Workflow, was den Start des Freigabeprozesses markiert.

Rechnungsprüfung
Nach dem Eingang wird jede Rechnung automatisch erfasst, klassifiziert und sorgfältig geprüft. Dieser Schritt bereitet die Rechnung für den nächsten Prozess der Freigabe vor und stellt sicher, dass alle Daten korrekt sind.

Freigabeprozess
Im Freigabeprozess werden alle relevanten Posten der Rechnung berücksichtigt und durch automatisierte Workflows an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Nach den erforderlichen Prüfungen werden die Rechnung freigegeben und die Beteiligten informiert.

Compliance & Datenschutz
Mit der digitalen Lösung werden Compliance-Richtlinien wie Datenschutzvorgaben konsequent umgesetzt. Die strukturierte Verarbeitung von Rechnungen und anderen Belegarten gewährleistet eine revisionssichere Archivierung.

Dublettencheck
Ein automatisierter Dublettencheck verhindert, dass Rechnungen versehentlich doppelt erfasst werden, was die Fehlerquote reduziert und Nacharbeiten vermeidet.