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Wareneingang
Was ist der Wareneingang?
Der Wareneingang beschreibt den Prozess, der in Unternehmen durchlaufen wird, wenn Waren ankommen. Er ist Teil der Materialwirtschaft, Logistik sowie der Finanzbuchhaltung.
Wie ist der Prozessablauf des Wareneingangs?
Eine Ablaufbeschreibung des Wareneingangs umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:
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1. Warenannahme Der erste Schritt des Wareneingangs ist die Warenannahme, bei der der Lieferant die Ware anliefert. Das entgegennehmende Unternehmen prüft die Lieferung einmal optisch auf Mängel.
Zudem werden Warenbegleitpapiere geprüft, zum Beispiel die Abladebestätigung, der (CMR-)Frachtbrief und Lieferschein. Kriterien sind der korrekte Sender und Empfänger, die korrekte Mengenangabe sowie mögliche Transportschäden. -
2. Wareneingangskontrolle Bei der Wareneingangskontrolle werden Stichproben auf ihre Qualität sowie die gesamte Lieferung auf Vollständigkeit geprüft. Ist die Kontrolle reibungslos abgeschlossen, wird die ordnungsgemäße Lieferung bestätigt. Tauchen Fehler auf, kann eine Reklamation erfolgen.
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3. Warenbestand im Lager erfassen Im dritten Schritt wird der Wareneingang als solcher im Lager erfasst. Die angekommenen Güter werden registriert. Unternehmen setzen dabei in der Regel auf geeignete Softwarelösungen, um die Komplexität zu reduzieren und Fehler zu vermeiden.
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4. Warenerfassung in der Finanzbuchhaltung Um buchhalterisch korrekt und für Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein, werden die Waren in einem ERP-System vollautomatisch auf die entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung gebucht.
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5. Waren einlagern Nun erfolgt die Verteilung der eingegangenen Waren im Lager an die entsprechenden Lagerplätze.
Zudem erfassen und prüfen Unternehmen über den gesamten Wareneingang hinweg relevante Kennzahlen, die Aufschluss über die Güte des Prozesses geben. Beispiele hierfür sind die Zuverlässigkeit von Lieferanten, die Menge an Reklamationen oder reibungslose Qualitätskontrollen. Um den Ablauf des Wareneingangs effizient zu gestalten, greifen viele Unternehmen auf eine Checkliste zurück. Diese umfasst die wesentlichen Prozesspunkte und gibt besonders für den Bereich der Qualitätskontrolle wichtige Anhaltspunkte.
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Wie kann der Wareneingang in der Buchhaltung gebucht werden?
Bei der korrekten finanzbuchhalterischen Protokollierung wird zwischen der bestandsorientierten und der aufwandsorientierten Buchung der Wareneingangs unterschieden.
Bei der bestandsorientierten Buchung wird der Wareneingang als Erhöhung des Warenbestands erfasst, d.h., die Waren erscheinen als Vermögenswerte in der Bilanz. Diese Variante bietet sich vor allem für solche Unternehmen an, die über ein umfangreiches Lager verfügen und den Wert ihres Lagerbestands exakt erfassen müssen.
Im Gegensatz dazu wird bei der aufwandsorientierten Buchung der Wareneingang direkt als Aufwand verbucht, d.h., die Waren werden sofort in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Diese Variante bietet sich besonders für Dienstleistungsunternehmen oder kleinere Betriebe an, für die das Warenlager weniger relevant ist bzw. die Waren schnell verbraucht werden.
Wie lässt sich der Wareneingang verbessern?
Typische Maßnahmen, um den Wareneingang zu verbessern sind:
- Automatisieren der anfallenden Prozesse, zum Beispiel durch den Einsatz von Barcodes und die Möglichkeit, diese zu scannen.
- Mitarbeiterschulungen, damit die zuständigen Personen exakt über ihre Aufgaben sowie Tätigkeiten informiert sind und sie schneller sowie fehlerfrei erfüllen.
- Richtlinien festlegen, damit die Prozesse rund um den Wareneingang konstant und effizient verlaufen.
- Die Beziehungen zu den Lieferanten prüfen und wo nötig anpassen. Gute und zuverlässige Lieferanten stellen sicher, dass der Wareneingang problemlos erfolgt und verbessern so den gesamten Prozess.
- Das Lager und dessen Organisation modifizieren, um die eingegangenen Güter passgenau zu platzieren und einfach wiederfinden zu können.
- Kontinuierliche Verbesserung, wenn mangelhafte Prozesse auffallen oder Optimierungspotenziale bekannt werden.
Was sind die Besonderheiten im Wareneingang für die regulierten Branchen?
In regulierten Branchen wie der Pharma-, Medizintechnik-, Chemie-, Lebensmittel-, Kosmetik- und Biotechnologieindustrie gibt es im Wareneingang besondere Anforderungen und Vorschriften, die über die normalen Prozesse hinausgehen. Diese Vorschriften sind notwendig, um die Sicherheit, Qualität und Konformität der Produkte sicherzustellen. Die wichtigsten Besonderheiten im Wareneingang in diesen Branchen sind:
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1. Strenge gesetzliche Anforderungen
Regulierungsbehörden wie die FDA (Food and Drug Administration) in den USA, die EMA (European Medicines Agency) und die EU-Kosmetikverordnung (EG Nr. 1223/2009) in der EU sowie die EFSA (European Food Safety Authority) legen präzise Vorschriften für den Umgang mit Materialien und Produkten fest. Diese Anforderungen müssen strikt eingehalten werden, um die Sicherheit der Endprodukte zu gewährleisten.
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2. Qualitätskontrolle und Prüfprozesse
Alle eingehenden Waren müssen strengen Prüfungen unterzogen werden. Diese Prüfungen umfassen:
- Physikalische Überprüfungen (z.B. Gewicht, Verpackung, Unversehrtheit).
- Chemische Tests (z.B. Reinheit, Zusammensetzung bei Rohstoffen).
- Mikrobiologische Tests (z.B. Kontaminationsfreiheit, besonders relevant in der Kosmetik- und Biotechnologieindustrie).
Oft sind spezifische Prüfmethoden und -protokolle vorgegeben, die dokumentiert und auditierbar sein müssen.
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3. Dokumentations- und Rückverfolgbarkeitspflichten
Jede Ware, die den Wareneingang durchläuft, muss vollständig dokumentiert werden. Wichtige Punkte sind:
- Chargenrückverfolgbarkeit: Jede Charge eines Produkts oder Rohstoffs muss durch die gesamte Lieferkette verfolgt werden können.
- Konformitätszertifikate (z.B. für Medizinprodukte, Analysenzertifikate bei Pharma- und Chemierohstoffen).
- Eingangsprotokolle: Jede Inspektion und jeder Test muss aufgezeichnet werden, um eine lückenlose Nachweisbarkeit zu gewährleisten.
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4. GMP (Good Manufacturing Practice)
In den regulierten Industrien gelten die GMP-Richtlinien, die den Wareneingang stark beeinflussen. Diese Richtlinien schreiben unter anderem vor:
- Hygienevorschriften für den Umgang mit Produkten.
- Spezifische Lagerbedingungen für temperaturempfindliche oder verderbliche Waren (z.B. Kühlketten).
- Validierung von Prozessen, um sicherzustellen, dass Materialien und Produkte die festgelegten Qualitätsstandards erfüllen.
Mehr zu GMP (Good Manufacturing Practice).
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5. Supplier Qualification
Lieferanten müssen in regulierten Branchen oft vorab qualifiziert und regelmäßig überprüft werden. Das bedeutet:
- Auditierungen von Lieferanten durch das Unternehmen selbst oder durch externe Auditoren.
- Zertifizierungen des Lieferanten, die belegen, dass er die Anforderungen der jeweiligen Regulierungsbehörden erfüllt.
- Kontinuierliches Monitoring der Lieferantenleistung und Einhaltung von Qualitätsstandards.
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6. Regelmäßige Audits und Inspektionen
Unternehmen in regulierten Branchen unterliegen regelmäßigen Audits durch Aufsichtsbehörden oder interne Qualitätsteams. Der Wareneingang ist ein zentraler Punkt, da Fehler hier die gesamte Produktion gefährden können. Mehr zu Audits.
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7. IT- und Datensysteme
Viele regulierte Branchen setzen spezialisierte IT-Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning) oder LIMS (Laborinformations- und Managementsysteme) ein, um den Wareneingang effizient zu verwalten. Diese Systeme müssen in der Lage sein, die strengen Anforderungen an Datenintegrität, Rückverfolgbarkeit und Berichterstattung zu erfüllen.
Welche Rolle spielt ein ERP-System für den Wareneingang?
ERP-Systeme spielen als Software für den Wareneingang eine große Rolle, denn sie schaffen die Möglichkeit, dass dieser automatisiert abgewickelt werden kann. Der Wareneingang kann mit einem ERP-System digitalisiert werden. Nicht nur der Eingang und die einzelnen Waren werden im ERP erfasst, sondern auch Qualitätskontrollen sowie das Management mit den Lieferanten lässt sich damit unterstützen.
Häufig kommen dabei Scannerlösungen zum Einsatz. Über die Scangeräte werden Barcodes erfasst, um fehlerfreie Dateneingaben in das System zu ermöglichen. Ein digitalisierter Wareneingang reduziert zudem die Fehlerquote, da manuelles Versagen ausgeschlossen wird. ERP-Systeme sind außerdem in der Regel so ausgelegt, dass sie den einschlägigen Regularien gerecht werden und ermöglichen Nachweise im Falle einer Betriebsprüfung sowie bei Audits.
Welche Rolle spielen Audits für den Wareneingang?
Audits finden in Unternehmen statt, um sicherzustellen, dass vorgegebene Prozesse kontinuierlich und korrekt ablaufen. Um das sicherzustellen, müssen für die verschiedenen Prozesse im Wareneingang der korrekte Ablauf und eine vollständige Dokumentation gewährleistet sein. Umgekehrt helfen interne Audits Unternehmen dabei, den eigenen Prozess zu verbessern. Werden beispielsweise die eigenen Lieferanten auditiert, zeigen sich Verbesserungsmöglichkeiten, die wiederum den Wareneingang beschleunigen und erleichtern.
Effiziente Unterstützung im Wareneingang durch YAVEON ProBatch
Die ERP-Branchenlösung YAVEON ProBatch kann im Wareneingang erheblich zur Optimierung der Prozesse beitragen, insbesondere in Unternehmen, die auf die Anforderungen der chargenorientierten Fertigung spezialisiert sind. Hier sind einige Möglichkeiten, wie YAVEON ProBatch im Wareneingang helfen kann:
- Chargenrückverfolgung: Chargenverwaltung ist eine zentrale Funktion von YAVEON ProBatch. Jede Lieferung wird einer Charge zugeordnet, die während des gesamten Produktionsprozesses verfolgt wird. Dies ermöglicht eine lückenlose Chargenrückverfolgung der Waren vom Wareneingang bis zum Endprodukt.
- Automatisierte Qualitätskontrolle: Beim Wareneingang können automatisch Prüfungen und Qualitätskontrollen angestoßen werden. Abhängig von den Wareneingangsbedingungen und dem Lieferanten können spezifische Prüfpläne aktiviert werden, um die Qualität der eingehenden Waren zu prüfen.
- Integration mit Lieferanten: Das System ermöglicht eine enge Integration mit Lieferanten. Eingehende Lieferungen lassen sich sofort mit den zugehörigen Bestellungen und Lieferantenverträgen abgleichen, was Fehler reduziert und eine schnellere Bearbeitung im Wareneingang gewährleistet.
- Optimierte Lagerplatzverwaltung: YAVEON ProBatch hilft bei der Zuweisung von Lagerplätzen für eingehende Waren. Dank der Integration mit der Lagerverwaltung wird sofort der passende Lagerort basierend auf Verfügbarkeit und Lagerstrategie vorgeschlagen, was den Wareneingangsprozess beschleunigt. Zudem ermöglicht das System eine platzsparende Lagerung und vermeidet unnötige Sperrlager, da der variable Chargenstatus klar anzeigt, welche Waren verfügbar und welche gesperrt sind.
- Dokumentenmanagement: Alle wichtigen Dokumente, wie Lieferscheine und Prüfprotokolle, können direkt im System verwaltet und archiviert werden. Das erleichtert das Arbeiten im Papierlosen Umfeld und sorgt dafür, dass die benötigten Informationen immer verfügbar sind.
- Echtzeit-Bestandsaktualisierung: Nachdem der Wareneingang ins System eingetragen wurde, werden die Bestände in Echtzeit aktualisiert. Dies gewährleistet, dass der Lagerbestand stets auf dem neuesten Stand ist, was Transparenz und eine genaue Bestandsführung ermöglicht.
- Benachrichtigungen und Workflows: YAVEON ProBatch ermöglicht es, Workflows und Benachrichtigungen einzurichten. Zum Beispiel können automatische Benachrichtigungen an die Qualitätsabteilung oder an den Einkauf gesendet werden, wenn bestimmte Bedingungen (z. B. Qualitätsmängel) auftreten.
- Compliance und gesetzliche Anforderungen: Das System unterstützt die Einhaltung von Branchenvorschriften und gesetzlichen Anforderungen. Dies ist besonders wichtig in regulierten Industrien, wo strikte Richtlinien für den Wareneingang gelten.
Zusammengefasst bietet YAVEON ProBatch eine umfassende Lösung zur Automatisierung und Optimierung des Wareneingangsprozesses, was zu einer höheren Effizienz, besseren Kontrolle und optimierter Qualitätssicherung führt.
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