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Records Management
Was ist Records Management?
Unter Records Management, in Deutschland oft als Schriftgutverwaltung bezeichnet, wird die revisionssichere Archivierung, Verwaltung und Kontrolle von digitalen Dokumenten und Papierdokumenten verstanden. Grundlage für diese Praktiken bildet die ISO/DIN-Norm 15489, von der die internationalen Standards für das Records Management festgelegt werden. Sie stellt sicher, dass alle Unterlagen entsprechend den höchsten Anforderungen an die Dokumentenverwaltung und -sicherheit geführt werden.
Wofür steht Record im Zusammenhang mit Records Management?
Record meint in diesem Zusammenhang dokumentierte Geschäftstransaktionen sowie Informationsobjekte, die aufbewahrt werden müssen. Im Deutschen wird ein Record meist als Dokument bezeichnet.
Welche Phasen umfasst die Schriftgutverwaltung?
Schriftgutverwaltung erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus eines Records. Typischerweise besteht dieser aus den folgenden Phasen:
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1. Records werden erstellt Die Daten, um die es beim Record Management geht, entstehen.
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2. Records werden bearbeitet Nun geht es um die Aufbereitung sowie Verarbeitung der Daten.
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3. Records werden archiviert Die Daten müssen je nach Art entweder sechs oder zehn Jahre revisionssicher archiviert werden.
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4. Records werden vernichtet Nach Ablauf der Archivierungsfrist, werden die Daten vernichtet.
Warum ist Records Management wichtig für Unternehmen?
Vier besonders wichtige Argumente, Schriftgutverwaltung im Unternehmen einzusetzen, sind:
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Die Qualität der Prozesse wird verbessert
Die Qualität der Prozesse wird verbessert, da Dokumente einen festen Lebenszyklus durchlaufen. Sie sind einfach und schnell aufzufinden und können von jeder beteiligten Person be- oder verarbeitet werden.
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Dokumente werden einfacher strukturiert
Dokumente werden einfacher strukturiert, da sie sich zentral an einer Stelle befinden.
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Unternehmen spüren wirtschaftliche Vorteile
Unternehmen spüren wirtschaftliche Vorteile. Weil der Aufwand für die Verarbeitung und besonders das Auffinden von Dokumenten reduziert wird, senken Unternehmen ihre Kosten.
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Unternehmen erfüllen die Voraussetzungen
Unternehmen erfüllen die Voraussetzungen, um Audits zu bestehen, da sie der Nachweispflicht von Dokumenten nachkommen.
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Was sind die Grundlagen des Records Managements?
Der internationale Standard ISO 15489 regelt die Grundlagen und Verfahrensweisen eines systematischen Records Managements. Bezug wird dabei sowohl auf private als auch öffentliche Organisationen genommen. Die ISO 15489 beinhaltet im Wesentlichen:
- Rahmenbedingungen, um Dokumente zu verwalten
- Beschreibung und Definition der Aufgaben vor der Archivierung
Die zwei Teile der ISO 15489
Die ISO 15489 setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Das Grundlagendokument, ISO 15489-1, definiert Anwendungsfelder, Begriffe, Prozesse, Grundsätze, Ziele und Verantwortlichkeiten. Der zweite Teil, ISO 15489-2, befasst sich mit dem Verfahren des Record Managements sowie den einzelnen Arbeitsschritten.
Was ist das Ziel von Records Management?
Records Management hat das Ziel, private sowie öffentliche Organisationen zu unterstützen. Dank Schriftgutverwaltung sind sie in der Lage unkompliziert nachvollziehen zu können, wer zu welchem Zeitpunkt ein Geschäftsdokument erstellt, bearbeitet bzw. verändert oder gelöscht hat. Es geht also um die Dokumentation von Geschäftsvorgängen und zwar:
- nachvollziehbar
- vollständig
- unveränderlich
- sowie leicht auffindbar.
Wie wird Records Management umgesetzt?
Viele kleine Unternehmen pflegen die Orte, an denen sie geschäftsrelevante Dokumente ablegen, in Tabellen. Mittlere und große Unternehmen stoßen bei dieser Art des manuellen Records Managements jedoch an ihre Grenzen. Stattdessen setzen sie häufig auf Software, ein so genanntes Enterprise-Information-Management-System (EIM-Lösung). Über diese Anwendungen erfolgt die digitale wie physische Verwaltung von Medien. Indem elektronische Zeitstempel sowie Signaturen vergeben werden, lassen sich Aufbewahrungsfristen und die Vernichtung von Dokumenten bewerkstelligen.
Als Alternative für die Archivierung eignet sich auch ein Dokumentenmanagementsystem, da es die Anforderungen an das Records Management erfüllt. Ein separates EIM-System ist in diesem Falle nicht nötig.
Records Management mit einem Dokumentenmanagement-System umsetzen
Ein Dokumentenmanagement-System stellt eine Lösung dar, Records Management technisch in Unternehmen umzusetzen. Es ermöglicht es, Dokumente datenbankgestützt und digital zu archivieren und zu verwalten und beachtet dabei die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung, DSGVO. Mit Blick auf Records Management erleichtert es ein DMS, das Verwalten von Dokumenten zu steuern. DMS ist außerdem treibender Faktor, die Schriftgutverwaltung an das digitale Zeitalter anzupassen. Eine digitale Anwendung für Dokumentenmanagement hilft zusätzlich dabei, dem Anspruch der revisionssicheren Archivierung gerecht zu werden und erleichtert es, die Kontrolle über verwaltete digitale Dokumente zu behalten.
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