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Input Management
Was ist Input Management?
Input Management ist das Vorgehen, um geschäftsrelevante Daten aus unterschiedlichen Eingangskanälen digital zu erfassen und zu verarbeiten. Dabei kann es sich sowohl um Papierdokumente als auch digitale Dateien mit unterschiedlichem Typus, zum Beispiel PDF, TIFF und JPEG, handeln. Die Daten können sowohl strukturiert als auch unstrukturiert sein.
Welche Aufgaben erfüllt das Input Management?
Im Wesentlichen erfüllt Input Management folgende Aufgaben:
- Eingehende Dokumente bei Bedarf digitalisieren und im Anschluss verarbeiten
- Verteilung der Dokumente an die passenden Stellen im Unternehmen regeln
- Qualität der Dokumente bzw. deren inhaltlicher Korrektheit sicherstellen
- Zuverlässige digitale Ablage von Dokumenten organisieren
- Sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus den verschiedensten Quellen erfassen
- Digitale Erfassung von Dokumenten zur weiteren Bearbeitung
Input Management umfasst außerdem die Wahl, der geeigneten Hardware und Software und das Auslesen sowie die Verbindung zu Systemen, die sich an das Input Management anschließen, beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem zur digitalen Archivierung. Input Management ist Teil des Enterprise Content Management (ECM), das Gegenteil ist Output Management. Um rechtssicher aufgestellt zu sein, müssen Unternehmen eigegangende Dokumente zudem revisionssicher archivieren.
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Welche Schritte umfasst das Input Management?
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1. Input
Im ersten Schritt geht ein Dokument ein. Es kann beispielsweise per E-Mail oder per Post ankommen und sich um Rechnungen oder Lieferscheine handeln.
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2. Dokumentdigitalisierung
Nun werden die Dokumente, die in Papierform vorliegen, mittels Scannens oder OCR (Optical Character Recognition) bzw. ICR (Intelligent Character Recognition) in eine digitale Form umgewandelt.
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3. Kontrolle
In Schritt Drei werden die Dokumente kontrolliert und bei Bedarf angepasst.
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4. Klassifizierung
Als nächstes werden die vorliegenden Dokumente Klassen zugeordnet und die relevanten Informationen extrahiert.
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5. Weitergabe
Im letzten Schritt erfolgt die Weitergabe entweder an nachfolgende Anwendungen wie ein Dokumentenmanagementsystem oder die zuständige Person im Unternehmen.
Die Techniken, mit denen diese Schritte ausgeführt werden, sind typischerweise Scannen, OCR, Imaging, Barcodes oder Volltextsuche und werden als „Capturing“ bezeichnet.
Welche Herausforderungen verursachte die klassische Dokumentenabwicklung?
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Chaos
Klassische Dokumentenabwicklung sorgt dafür, dass im Unternehmen eine große Anzahl an Papierdokumenten vorhanden ist. Das verursacht schnell Chaos, es mangelt an Übersicht.
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Aufwand
Zeitaufwändige Abwicklung, da Eingangspost manuell erfasst werden muss.
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Informationsverlust
Dokumente und Informationen gelangen auf den unterschiedlichsten Wegen ins Unternehmen, sodass schnell wichtige Inhalte verloren gehen.
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Komplexität
Die manuelle Zuordnung eines Dokuments zu einer Person, ist komplex und nimmt massig Zeit in Anspruch, da zunächst die zuständige Person identifiziert werden muss.
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Fehleranfälligkeit
Es ergeben sich vermehrt Fehler, da die Dokumentenprüfung im Allgemeinen und die Rechnungsprüfung im Speziellen manuell erfolgt.
Was sind die Vorteile von Input Management?
- Gesteigerte Effizienz, da Prozesse schneller und reibungsloser ablaufen.
- Weniger Kosten, da Papier eingespart wird und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Ressourcen aufwenden müssen.
- Mehr Nachweisbarkeit, da digitale Akten mit wenigen Mausklicks nachvollziehbar sind und die Archivierung bei Bedarf revisionssicher erfolgen kann.
- Bessere Suchbarkeit, da Papierdokumente digitalisiert werden uns dadurch mittels Volltextsuche auslesbar sind.
- Weniger Aufwand, da die Identifizierung des Empfängers sowie das Auslesen des Inhalts automatisiert erfolgen.
- Digitalisierung, denn die Zustellung eines digitalen Dokuments übernimmt vollständig ein Workflow.
- Sicherheit, denn die Bearbeitung eines Dokuments erfolgt anhand festgelegter Prüf- und Freigaberegeln.
Welche Werkzeuge dienen dem Input Management?
Typische Werkzeuge des Input Managements sind:
- Scanning-Software zur Digitalisierung von Dokumenten in Papierform
- OCR zur automatisierten Texterkennung
- Werkzeuge zur Klassifikation, um Dokumente automatisiert Kategorien zuzuordnen
- Werkzeuge zur Extraktion, um aus Dokumenten regelbasierte Daten herausziehen und strukturiert ablegen zu können
- Schnittstellen, um Folgesysteme anbinden und die weitere Verarbeitung sicherstellen zu können
- Workflows, sodass Prozesse automatisiert abgewickelt werden können
- Reportings anhand derer festgelegt werden kann, wie ein Prozess funktioniert
Kann Input Management mit Software abgewickelt werden?
Die Aufgaben des Input Management werden häufig mit Dokumentenmanagement-Software (DMS) wie YAVEON ProDocs abgewickelt. DMS dient der strukturierten und regularienkonformen Verwaltung von Dokumenten an einem zentralen Ort. Mit einem DMS lassen sich besonders folgende Aufgaben reibungslos abwickeln:
- Digitale Rechnungsfreigabe
- Vertragsmanagement-Software
- Digitale Unterschrift
Optimiertes Input Management mit YAVEON ProDocs
YAVEON ProDocs bietet Unternehmen umfassende Unterstützung im Input Management und sorgt für eine effiziente Dokumentenverarbeitung. Durch Automatisierung und intelligente Funktionen wird die Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung eingehender Dokumente erheblich vereinfacht. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Vorteile und Funktionen:
- Automatisierte Dokumentenerfassung: YAVEON ProDocs erfasst Dokumente automatisch, unabhängig vom Eingangskanal, und nutzt fortschrittliche OCR-Technologie zur Datenauslesung. Unterstützt durch KI, verbessert das System nicht nur die Lesbarkeit von Dokumenten, sondern ordnet diese auch intelligent den richtigen Prozessen zu und verschlagwortet sie automatisch. Dadurch wird der manuelle Aufwand erheblich reduziert und die Effizienz gesteigert.
- Dokumentenzuordnung und Klassifizierung: Dokumente werden automatisch Geschäftsprozessen oder Abteilungen zugeordnet und nach vordefinierten Kriterien klassifiziert, wie z. B. Rechnungen oder Lieferscheine, um eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung sicherzustellen.
- Integration mit ERP-System: Es kann nahtlos in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert werden, was den automatischen Datenfluss in ERP-Prozesse ermöglicht und manuelle Eingaben auf Null reduziert.
- Reduktion von Fehlern und Zeitaufwand: Durch Automatisierung der Datenerfassung und -eingabe werden Fehler verringert und der Zeitaufwand minimiert, was die Effizienz im Input Management erhöht.
- Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle erfassten Dokumente werden zentral gespeichert und sind jederzeit für berechtigte Mitarbeiter zugänglich, was die Nachverfolgbarkeit & Zusammenarbeit verbessert.
- Compliance und Sicherheit: Unser System, das auf Basis eines Prüfberichts zertifiziert wurde, gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und sorgt dafür, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten zuverlässig eingehalten werden.
- Workflows und Freigaben: Automatisierte Workflows vereinfachen den Prüf- und Freigabeprozess, etwa bei der Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen oder Arbeitsanweisungen, und sorgen so für eine reibungslose und effiziente Abwicklung.
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