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Dokumentenmanagementsystem
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, die es ermöglicht, Dokumente elektronisch zu erfassen, zu organisieren und zu speichern. Es ist der zentrale Ort, an dem die Verwaltung von Dokumenten erfolgt. Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert und automatisiert somit die Prozesse des Dokumentenmanagements. Mit einer solchen Software können Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Arbeitsanweisungen, E-Mails, Akten und Briefe erstellt und abgelegt, wiedergefunden sowie bei Bedarf verfolgt und archiviert werden.
Was bedeutet DMS?
Unter Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung aller Informationen, die in Form von Dokumenten im Unternehmen anfallen oder genutzt werden. Das Ziel des Dokumentenmanagements ist es, einheitliche, aktuelle und zugängliche Informationen bereitzustellen, die den Geschäftsprozessen dienen. Dokumentenmanagement umfasst somit alle Aspekte des Dokumentenlebenszyklus, wie Erstellung, Bearbeitung, Genehmigung, Verteilung, Nutzung, Speicherung, Sicherung, Wiederauffindbarkeit und Archivierung von Dokumenten. Dokumentenmanagement kann sowohl papierbasiert als auch elektronisch erfolgen, wobei sich der Trend zu digitalen Dokumenten und Systemen verstärkt hat.
Die Abkürzung DMS hingegen steht für Dokumentenmanagementsystem. Dabei handelt es sich um ein Enterprise Content Management Tool, das hochmodernes Dokumentenmanagement und anpassungsfähiges Content Management in einer Plattform kombiniert und so die dokumentenbezogenen Prozesse sowie die reibungslose Zusammenarbeit eines Unternehmens optimiert. Dokumentenmanagementsysteme sind daher zur Dokumentenablage, für eine effektive Verwaltung, Ordnung und Archivierung elektronischer Dokumente aller Art unverzichtbar. Bei einem Dokumentenmanagementsystem handelt es sich also um Software, um Dokumentenmanagement zu digitalisieren.
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Was versteht man unter einem Dokument im DMS-Kontext?
Im DMS-Kontext kann ein Dokument zum Beispiel eine Rechnung, ein Vertrag oder ein Arbeitszeugnis sein. Wenn ein Dokument in einem DMS gespeichert wird, umfasst es neben dem eigentlichen Inhalt noch weitere Informationen, sogenannte Metadaten, die auch Eigenschaften oder Attribute genannt werden. Darunter fallen zum Beispiel:
- Projektnummer und Projektname
- Erstellungsdatum
- Version
- Status
- Kostenstelle
- Prüfer
- Dokumententyp
- Verantwortlicher Mitarbeiter
Diese Metadaten können entweder automatisch per Optical Character Recognition (OCR) und anschließend Künstlicher Intelligenz kombiniert mit einem Abgleich der Stammdaten aus dem Dokument ermittelt oder per Hand hinzugefügt werden. Wird dieses Vorgehen konsequent und einheitlich umgesetzt, erleichtert es das Auffinden von Dokumenten.
Welche Arten von Dokumenten, Daten und Inhalten lassen sich mit einem DMS archivieren?
In einem DMS können sämtliche Dokumente und Daten, die für das Unternehmen relevant sind, archiviert werden. Die Form der Dokumente und Daten spielt dabei in der Regel keine Rolle. Typisch sind E-Mails, digitale Formulare, PDF-Dateien oder Informationen aus ERP-Systemen. Doch auch Papierdokumente wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine und Verträge sowie Arbeitsdokumente wie Word, Excel PowerPoint oder unternehmensweite Vorlagen, die Unternehmen physisch erreichen, werden gescannt, mit Schlagwörtern versehen und schließlich zusammen mit allen digitalen Dateien elektronisch im DMS archiviert.
Welche Features enthält ein digitales Dokumentenmanagementsystem?
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem umfasst eine Vielzahl an Features. Einige Beispiele sind:
Effiziente Automatisierung von Dateierfassung und -ablage
Texterkennung: Konvertierung gescannter Dokumente in editierbaren Text
Cloud-basierte zentrale Datenspeicherung
Effizientes kollaboratives Dokumentenmanagement auch mit Externen
Zugriffsrechte vergeben
Effektive Suche in Dokumentenmanagementsystemen
Digital unterschreiben
Lösungen miteinander verbinden
Revisionssicheres Archiv anlegen
Zyklus der Freigabe und Verwaltung
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?
Informationserfassung im Dokumentenmanagementsystem
Die Art und Weise, wie Dokumente im DMS erfasst werden, variiert je nach Art des Mediums. Falls die Informationen bereits digital sind, können sie von Dokumentenmanagementsystemen automatisch in das System integriert werden. Dabei werden spezifische Formate entsprechend der Art der Dokumente oder Informationen angewendet. Bei papierbasierten Dokumenten hingegen erfolgt die Erfassung in der Regel durch Scannen, um sie digital verfügbar zu machen.
Die gängige Methode zur Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate im Dokumentenmanagementsystem ist das Scannen und Erkennen. Hierfür müssen zunächst die Dokumente digitalisiert werden. Es ist wichtig, dass die Scansoftware des Scanners oder eine nachfolgende Software über Optical-Character-Recognition (OCR) verfügt. Dadurch können die textuellen Inhalte des Dokuments erfasst und idealerweise entsprechend klassifiziert werden, was für ein DMS von entscheidender Bedeutung ist. Die Erfassungsmethoden für Inhalte wurden im Laufe der Jahre weiterentwickelt und verbessert, um eine hohe Genauigkeit zu gewährleisten - sofern die Daten auf dem Dokument konsistent bleiben.
Informationsverteilung im Dokumentenmanagementsystem
Mit der vollständigen Umstellung auf digitale Prozesse entfallen Unterbrechungen im Informationsfluss. Der Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems zeigt sich besonders darin, dass es Dokumente und Daten selbstständig den relevanten Bereichen eines Unternehmens zuordnet. Basierend auf vordefinierten Kriterien bestimmt das DMS, an welchen Bestimmungsort diese Informationen und Dokumente gesendet werden. Das System identifiziert Dokumente, wie beispielsweise Lieferscheine, Rechnungen oder Verträge, anhand der darin enthaltenen Informationen und legt deren Weg fest.
Ablage und Archivierung im Dokumentenmanagementsystem
Die digitale Ablage und Archivierung im Dokumentenmanagementsystem erfolgt revisionssicher in einer zentralen Datenbank oder auf einem Filesystem und wird mit vordefinierten Metadaten versehen. Diese Metadaten können Kurzbeschreibungen, Eingangs- und Ablagedatum, Nummerierungen oder Kategorisierungen umfassen. Dadurch können beispielsweise alle digital abgelegten Dokumente, die zu einem bestimmten Auftrag gehören, über eine Auftragsnummer gefunden werden. Zudem werden Zusammenhänge zwischen Informationen sowie Dokumenten geschaffen, die es dem Nutzer erleichtern, zusammenhängende Prozesse oder Informationen schnell wiederzufinden.
Ein DMS erleichtert die Organisation der Dokumente erheblich, da Aufgaben wie das zeitgesteuerte Löschen von Daten oder die automatisierte Weiterleitung digitaler Dokumente an andere Abteilungen vereinfacht werden können.
Je nach Dokumentenart gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und rechtliche Vorgaben. Um revisionssicher zu archivieren, müssen die entsprechenden Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden. Das System schafft die technischen Voraussetzungen. Für eine vollständig revisionssichere Archivierung sind weitere Maßnahmen nötig.
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Welche rechtlichen Anforderungen gelten für ein DMS?
Selbstverständlich müssen Dokumentenverwaltungssysteme die geltenden gesetzlichen Bestimmungen einhalten, insbesondere in Bezug auf Aufbewahrungsfristen und Datenschutz. In Deutschland gibt es mehrere relevante Gesetze und Vorschriften, die berücksichtigt werden müssen.
Archivierung in DMS-Systemen
Aufbewahrungspflichten von Dokumenten
DMS im Einklang mit der DSGVO
Nachdem die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, schreibt die DSGVO vor, dass ein Dokumentenmanagementsystem fähig sein muss, relevante Dokumente und personenbezogene Daten zu entfernen. Ein fortschrittliches DMS sollte eine solche Löschfunktion effektiv automatisiert umsetzen können.DMS und GOBD-Konformität
Was sind typische Arten von Dokumentenmanagementsystem?
Fileserver als DMS:
Viele Unternehmen verwalten Dokumente in baumstrukturierten Speicherorten, wie z.B. auf Fileservern, Netzwerklaufwerken, Inboxen und ähnlichem. Dokumente verschwinden dabei oft in unübersichtlichen Verzeichnisstrukturen. Die Dokumentenablage erfordert Disziplin, vom vereinbarten Namensschema für Dateien bis hin zur Verschlagwortung, sofern möglich. Ein System dieser Art erweist sich oft als unzureichend für das tägliche Dokumentenmanagement.
Hybrides DMS:
Hybride DMS-Lösungen verknüpfen die Eigenschaften von lokalen und cloud-basierten Systemen. Sie erlauben Unternehmen, sensible oder essenzielle Dokumente auf eigenen Servern zu sichern, während sie für andere Dokumente die Vorzüge der Cloud wie gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten nutzen. Diese hybriden Lösungen bieten eine flexible Speicherpolitik, sodass je nach Anforderung zwischen Speicherorten gewählt werden kann.
Cloud DMS:
Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme werden online angeboten und betreut. Software und Daten sind in der Cloud gesichert und werden vom Anbieter des DMS verwaltet. Diese Systeme zeichnen sich durch ihre Skalierbarkeit, leichte Einbindung und den Zugriff von überall aus. Da keine eigene IT-Infrastruktur bereitgestellt werden muss und Updates sowie Wartungen durch den Anbieter erfolgen, spart die eigene IT-Abteilung Zeit und Aufwand.
On-Premises DMS:
On-Prem DMS-Lösungen sind direkt in der Infrastruktur eines Unternehmens installiert und werden dort verwaltet. Dabei werden die Software und die Daten auf Servern oder spezifischer Hardware des Unternehmens gespeichert. Solche Systeme erlauben vollständige Kontrolle über die Daten und deren Sicherheit, benötigen allerdings firmeninterne IT-Kapazitäten für deren Wartung, Updates und die Durchführung von Datensicherungen.
DMS nach Branche:
Manche Dokumentenmanagementsysteme sind gezielt auf die Bedürfnisse bestimmter Industrien oder Bereiche ausgerichtet. Diese spezialisierten Lösungen bieten angepasste Funktionen, Vorlagen, Arbeitsabläufe und Compliance-Richtlinien, die genau auf die Anforderungen der jeweiligen Branche abgestimmt sind. Beispielsweise gibt es DMS-Systeme für das Gesundheitswesen, die auf die Verwaltung von Patientendaten ausgelegt sind.
DMS nach Unternehmensgröße:
DMS-Lösungen sind bei verschiedenen Unternehmensgrößen im Einsatz, deren Anforderungen sich unterscheiden. Für kleine Unternehmen stehen besonders Preissensibilität und wenig Aufwand im Mittelpunkt. Für mittelständische Unternehmen ist die Funktionserweiterung des Systems von besonderer Relevanz. Eine Lösung, die ergänzt werden kann, passt sich an neue Anforderungen an und wächst mit dem Unternehmen mit.
Ist Dokumentenmanagement in der Cloud möglich und sinnvoll?
Ältere Systeme mit veralteter Technologie sind oft lokale Installationen. Zunehmend wechseln Unternehmen von traditionellen zu cloudbasierten DMS-Systemen, ein Trend, der sich weiter fortsetzt. Gartner, Inc. stellt fest: Ein wesentlicher Vorteil der Cloud ist ihre Einfachheit: Während lokale Systeme regelmäßige Updates, Installationen und Wartungen erfordern, sind Cloud-Systeme leicht zu implementieren und erfordern kaum Wartung.
Diese Einfachheit bietet viele weitere Vorteile, darunter Skalierbarkeit und verbesserte betriebliche Flexibilität. Systeme sind zudem immer auf dem neuesten Stand, da Updates und Neuerungen in der SaaS-Welt sofort zur Verfügung stehen. Das Ergebnis ist eine gesteigerte Effizienz, Produktivität und Flexibilität, die neue geschäftliche Standards in Ihrem Unternehmen setzen.
Welche Rolle spielen Workflows für das Dokumentenmanagement?
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die vollständige Automatisierung der Dokumentenverarbeitung quer durch die Abteilungen eines Unternehmens. Mit festgelegten Parametern wie Kategorien, Projekten oder Kundennummern, routet das DMS Dokumente automatisch an die zuständigen Mitarbeiter oder Teams. Statt das Dokument selbst zu senden, wird ein Zugriffslink im DMS verteilt. Die Benachrichtigungen erfolgen entweder direkt im System oder via E-Mail, was anderen berechtigten Nutzern den Zugang ermöglicht und das Durcheinander durch mehrfache Dokumentenkopien verhindert.
Ein leistungsstarkes DMS unterstützt sowohl feste als auch ad-hoc Workflows. Ad-hoc-Workflows lassen sich schnell für unerwartete oder spontane Aufgaben einrichten, ohne dass ein festgelegtes Prozessschema nötig ist. Sie eignen sich hervorragend für einfache, unvorhersehbare Anforderungen im Tagesgeschäft. Beispielsweise können Nutzer über das DMS umgehend Benachrichtigungen bei Fehlern in der Rechnungsbearbeitung eines Lieferanten erhalten, um prompt darauf reagieren zu können. Weiterhin können alle Schritte von Dokumentenprüfung bis hin zur Freigabe z. B. von Angeboten abgebildet werden. Indem Ad-hoc-Workflows gespeichert werden können, lassen sie sich bei Bedarf wiederverwenden.
Komplexe DMS-Workflows samt Vertragseingang und -ablage
Natürlich lassen sich auch umfangreichere Workflows durch ein Dokumentenmanagement umsetzen. So ermöglichen DMS-Workflows selbst komplexere Geschäftslogiken, wie z.B. der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter, welcher folgendermaßen aussehen und umgesetzt werden könnte:
-
1. Einreichung und Prüfung der Dokumente Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, lädt er seine persönlichen und beruflichen Dokumente in das DMS hoch. Das System überprüft automatisch deren Vollständigkeit.
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2. Datenextraktion und -speicherung: Das DMS extrahiert relevante Informationen aus den Dokumenten, wie z.B. persönliche Daten, und speichert sie in der Personalverwaltungsdatenbank.
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3. Aufgabenverteilung Anhand der Informationen werden automatisch Aufgaben für verschiedene Abteilungen erstellt, z.B. der Personalabteilung für die Einbindung in Schulungsprogramme.
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4. Zugriffsrechte und Ressourcenbereitstellung Das DMS steuert die Vergabe von Zugriffsrechten für den neuen Mitarbeiter und initiiert die Bereitstellung notwendiger Ressourcen und Tools.
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5. Fortlaufende Prozesse Der Workflow kann fortlaufende Prozesse wie das Planen von Einarbeitungsgesprächen und regelmäßige Check-Ups umfassen, um den Eingliederungsprozess des Mitarbeiters zu unterstützen.
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6. Dokumentation und Compliance Alle Schritte werden im DMS dokumentiert, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und einen vollständigen Überblick über den Onboarding-Prozess zu gewährleisten.
Wie lässt sich ein DMS in andere Unternehmenssysteme integrieren?
Gute Dokumentenmanagementsysteme laufen nicht als Insellösung parallel, sondern lassen sich mit anderen Tools verbinden. Unsere DMS-Lösung YAVEON ProDocs lässt sich nahtlos in eine Vielzahl an weiteren Systemen integrieren.
DMS-Integration am Beispiel ERP
Ein DMS entfaltet seinen vollen Nutzen durch die Integration mit Enterprise-Resource-Planning-Systemen. Daher ist es wichtig, bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems sicherzustellen, dass es über die richtigen Schnittstellen bzw. APIs zu den genutzten ERP-Systemen verfügt. Denn beide Systeme, DMS und ERP, ergänzen sich an dieser Stelle gegenseitig.
Zur Veranschaulichung: Während das ERP über Stammdaten von Lieferanten verfügt, gelangt eine Eingangsrechnung zum Beispiel über das Dokumentenmanagementsystem ins Unternehmen. Es kann vorkommen, dass bestimmte Daten auf dem Eingangsrechnungsdokument fehlen. Infolgedessen könnte der Eingangsrechnungsworkflow aus diesem Grund nicht gestartet werden oder an einer frühen Stelle stecken bleiben. Durch die Integration von DMS und ERP können die fehlenden Daten ergänzt, und der Workflow im DMS fortgesetzt werden.
Zudem übernimmt das ERP-System die Suche für den Nutzer, der Dokumente anschließend kontextbezogen ablegen kann. Weil das System außerdem darauf ausgerichtet ist, die Dokumentenablage zu automatisieren, gerät diese nicht in Vergessenheit.
Dies lässt sich auch vollautomatisiert umsetzen: Durch den inhaltlichen Abgleich mit den Stammdaten des ERP-Systems und einer rechnerischen Prüfung der Summen kann ein vollautomatisierter Workflow entstehen. An dessen Ende stehen die Weitergabe der Daten an die Buchung im ERP und die revisionssichere Archivierung aller im ERP-System erzeugten Dokumente im DMS sowie deren Zusammenführung mit anderen Dokumenten innerhalb des DMS zu einem Vorgang.
Wie Sie dank DMS Integration ins ERP Dokumente nahtlos in Business Central nutzen
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- 6 Vorteile durch die nahtlose Verbindung von ERP und DMS.
- Wie ERP und DMS zu einer Oberfläche verschmelzen.
Weitere sinnvolle DMS-Integrationen
Integration des DMS an Microsoft 365 Tools
Integration eines CRM-Systems
Integration einer Software zur rechtssicheren digitalen Unterschrift
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Folgende Vorteile unterstützen Unternehmen besonders stark:
- Schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter nach kurzer Einführung in das DMS
- Geringer Pflegeaufwand dank zentraler Administration des Dokumentenmanagements
- Erweiterte Suchfunktionen und vereinfachter Zugriff auf Dokumente
- Kosteneinsparungen durch Reduzierung von Papierverbrauch
- Einfache Integration in verschiedene Systeme
- Beitrag zur Nachhaltigkeit in ökologisch verantwortungsvollen Unternehmen
- Mehr Flexibilität durch ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen
- Hohe Sicherheit der abgelegten Dokumente durch ein fein abgestuftes Rechtekonzept und detaillierte Protokollierung
- Bessere Zusammenarbeit durch zentrale Datenhaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten
- Mehr Transparenz durch strukturierte Ablage aller Informationen und Dokumente
- Vermeidung von Chaos bei der Verwaltung von Dokumenten durch Revisionssicherheit
- Höhere Prozesseffizienz durch einfaches Auffinden und schnelle Weiterleitung von Informationen
- Hohe Nachvollziehbarkeit durch Versionierung der Dokumente und Protokollierung
Wie unterstützt ein Dokumentenmanagementsystem kleine Unternehmen und Start-ups?
Ein DMS bietet kleinen Unternehmen und Start-ups eine Vielzahl an Vorteilen und Unterstützung, darunter:
Effizienzsteigerung
Ein DMS ermöglicht eine schnellere und effizientere Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Das reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und verbessert die Produktivität der Mitarbeiter.
Bessere Organisation
Durch die strukturierte Ablage und Kategorisierung von Dokumenten wird die Organisation verbessert, sodass wichtige Informationen schnell gefunden und abgerufen werden können.
Kosteneinsparungen
Durch die Reduzierung von Papier- und Druckkosten sowie den Wegfall von physischen Archivräumen können kleine Unternehmen und Start-ups erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
Sicherheit und Compliance
Ein DMS bietet Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und revisionssichere Archivierung, die dazu beitragen, sensible Daten zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.
Verbesserte Zusammenarbeit auch mit externen Mitarbeitern
Ein DMS erleichtert die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, unabhängig von deren Standort. Dies fördert eine effektivere Teamarbeit, insbesondere in verteilten oder remote arbeitenden Teams.
Skalierbarkeit
Da viele DMS-Lösungen skalierbar sind, können kleine Unternehmen und Start-ups mit dem Wachstum ihres Unternehmens problemlos mehr Benutzer hinzufügen und zusätzliche Funktionen integrieren, ohne dass dies zu größeren Problemen führt.
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Anwendungsgebiete eines Dokumentenmanagementsystems
Ein Dokumentenmanagementsystem optimiert die Dokumentenverwaltung in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, von Finanzen bis Projektmanagement. Es verbessert Effizienz, Compliance und Zusammenarbeit durch einfache Speicherung, Verwaltung und Teilen von Dokumenten. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die spezifischen Anwendungsfälle eines DMS für einzelne Unternehmensbereiche.
DMS in der Personalabteilung
DMS in der Finanzbuchhaltung
DMS im Marketing und Sales
DMS in der Rechtsabteilung
DMS im Einkauf
DMS im Qualitätsmanagement
DMS in der Praxis: Kundenerfolgsgeschichte der CTL Europe GmbH
Die CTL Europe GmbH entschied sich für die Implementierung einer Softwarelösung, um das Papierchaos in ihren Büros zu reduzieren und effizientere, digitale Arbeitsprozesse zu etablieren. Als Teil und Vertriebspartner von CTL, Cellular Technology Limited, konzentriert sich das Unternehmen auf Produkte für die Immunologie, die medizinischen Fortschritt vorantreiben.
Sie suchten nach einer ERP-Lösung, die schnell einzuführen, einfach zu bedienen und zukunftssicher ist. Dabei stießen sie auf YAVEON, einen Microsoft-Partner mit Erfahrung und Branchenlösungen. Die Entscheidung für YAVEON basierte auf den Funktionen, der Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central, und der persönlichen Betreuung.
Die Implementierung begann mit YAVEON ProBatch in der Cloud und wurde durch die Integration eines DMS erweitert. Durch die Kombination aus ERP und DMS konnten sie ihre Dokumentenverwaltung vereinfachen, manuelle Arbeitsschritte eliminieren und die Datenintegrität verbessern.
Die Implementierung dauerte nur etwa vier Monate, und die Mitarbeiter wurden in kompakten Workshops geschult, um das System effektiv zu nutzen. Die reine DMS-Einführung inklusive Business Central Anbindung war nach nur zwei Wochen erledigt. Die Ergebnisse waren schnell spürbar, mit einer bis zu 50%igen Zeitersparnis und einer verbesserten Transparenz in den Arbeitsprozessen.
Die positive Erfahrung von CTL Europe GmbH mit YAVEON bestätigt den Erfolg des Projekts und bietet eine solide Grundlage für zukünftige Zusammenarbeit.
Brauche ich ein DMS?
1. Haben Sie regelmäßig Schwierigkeiten, benötigte Dokumente schnell zu finden?
2. Wird viel Zeit für das manuelle Verwalten und Sortieren von Dokumenten aufgewendet?
3. Existieren in Ihrem Unternehmen regelmäßig Probleme mit der Versionierung von Dokumenten?
4. Kommt es häufig zu Sicherheitsbedenken hinsichtlich sensibler Unternehmensdokumente?
5. Besteht die Notwendigkeit, den Zugriff auf bestimmte Dokumente streng zu kontrollieren?
6. Sind Ihre aktuellen Dokumentenablage- und -suchsysteme oft ineffizient oder fehleranfällig?
7. Gibt es gesetzliche Anforderungen an die Archivierung und Dokumentation, die Sie erfüllen müssen?
8. Besteht in Ihrem Unternehmen die Notwendigkeit, gesetzliche Vorschriften und Regularien einzuhalten?
9. Führt das derzeitige System zu Verzögerungen bei der Bearbeitung oder Freigabe von Dokumenten?
10. Haben Sie das Bedürfnis, Bearbeitungsprozesse von Dokumenten zu automatisieren, um Effizienz zu steigern?
11. Sind die Kosten für den Druck und die physische Lagerung von Dokumenten für Ihr Unternehmen bedeutend?
12. Besteht ein Bedarf, Dokumente regelmäßig mit externen Partnern oder Kunden auszutauschen?
Schritte zur Auswahl und Einführung eines geeigneten DMS
1. Analyse des Status quo im Unternehmen
Beginnen Sie damit, den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens und aller relevanten Abteilungen zu definieren, die künftig mit einem DMS arbeiten sollen. Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, festzustellen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um ein digitales Dokumentenmanagementsystem erfolgreich einzurichten. Dabei ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter aktiv einzubeziehen, den aktuellen Zustand zu analysieren und den konkreten Handlungsbedarf zu definieren. Je höher der bisherige Papierverbrauche, desto größer ist das Potenzial für Optimierungen.
2. Planung des Einführungszeitraums und des Betreibermodells
Denken Sie bei der Planung des Einführungszeitraums bereits an die Zukunft. Auch wenn Sie momentan nur einzelne Funktionen eines DMS benötigen, sollten Sie bedenken, dass die Datenmengen in vielen Branchen kontinuierlich zunehmen. Eine Implementierung in der Cloud ist genauso sicher vor Verlust und Missbrauch wie bei On-Premises-Lösungen, bietet jedoch Zukunftssicherheit. Sie ermöglichen die einfache Einrichtung individueller Zugriffsberechtigungen und vereinfachen die gemeinsame Nutzung von Informationen.
3. Bewertung und Auswahl von Anbietern
Auf der Suche nach dem passenden Einführungspartner und der geeigneten Lösung hilft ein Pflichtenheft. Notieren Sie darin die Anforderungen, die erfüllt werden sollen und gleich Sie diese mit den Angeboten ab. Relevante Kriterien sind Erfahrung, Branchen-Know-how und die Möglichkeit, Lösungen miteinander zu vereinen.
Zusätzlich können Sie sich folgende Fragen stellen, um die Liste möglicher Lösungsanbieter weiter einzugrenzen:
4. Festlegung des Einführungszeitraums
Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, wie dringend das DMS benötigt wird und welcher Zeitrahmen realistisch ist. Die DMS-Einführung sollte den laufenden Betrieb so wenig wie möglich beeinträchtigen. Ein erfahrener Partner wird gemeinsam mit Ihnen das passende Timing festlegen.
5. Die eigentliche Einführung des DMS
Vorbereitung:
Einrichtung:
Schulung der Mitarbeiter:
Highspeed zum DMS: So nutzen Sie ProDocs in nur 2 Wochen!
Lange Einführungszeiten? Nicht nötig. Dank effizienter Einführungsmethodik haben Sie ProDocs in nur 14 Tagen im Einsatz. Wie das geht und wie ProDocs gemeinsam mit Ihnen wächst, zeigen wir Ihnen im Webinar.
Wann rechnet sich das DMS und wie hoch sind die Kosten?
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist mit Kosten verbunden, einschließlich neuer Technologien und der Unterstützung durch Fachkräfte, sowie Mitarbeiter-Schulungen, um das System effektiv nutzen zu können. Für eine optimale Nutzung und Ausschöpfung des DMS-Potenzials ist es entscheidend, dass alle Mitarbeiter das System annehmen. Nach der Implementierung ist eine nachgehende Analyse durch den Anbieter sinnvoll, um die Produktivität zu steigern. Die Investition in ein DMS zahlt sich aus, da ineffiziente Arbeitsabläufe automatisiert oder eliminiert werden können, was die Effizienz des gesamten Unternehmens steigert. Trotz der anfänglichen Kosten, die von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens abhängen, rechtfertigen die Risiken und Kosten durch fehlendes DMS sowie die Notwendigkeit, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, die Investition in ein solches System.
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