Wie Sie den Wareneingang mit der Power Platform optimieren

Den Wareneingang zu optimieren bedarf oft einiges an manuellem Aufwand und Zeit. Wir zeigen Ihnen, wie sich der Prozess mithilfe der Power Platform verbessern lässt.

21. September 2023

Hannes Storz

Presales-Leitung

Zettelwirtschaft im Lager und Wareneingang: Chaos pur

Ihr Lager ist voller Papierstapel. Lieferantenpapiere zu suchen, nimmt viel zu viel Zeit in Anspruch. Chargeninformationen sind einfach nie zentral in einem System erfasst. Kennen Sie solche Situationen? Sie erschweren Ihren Arbeitsalltag und kosten Zeit und Nerven.

Genau wie die Frage, ob eingegangene Waren bereits bei der Anlieferung beschädigt waren und ob das korrekt dokumentiert wurde. Könnten Sie doch nur Fotos der Anlieferung direkt vom Smartphone oder Tablet strukturiert im System ablegen. Kurzum: Sie wünschen sich effizientere Wareneingangsprozesse und möchten Ihren Wareneingang optimieren. Genau hier kommt die Microsoft Power Platform ins Spiel.

Microsoft Power Platform: Wareneingangsprozesse optimieren

Die Microsoft Power Platform ist in aller Munde. Eine Low-Code-Plattform, die dank intuitiver Bedienung digitale Anwendungen ohne fundierte Programmierkenntnisse verwirklicht – auch für die Prozesse rund um den Wareneingang. Um die Potenziale erkennen zu können, lohnt sich ein Blick auf die Ist-Situation in vielen Unternehmen:

Kommt ein Dokument im Unternehmen an, müssen die darin enthaltenen Informationen manuell im ERP erfasst oder alternativ eingelesen werden.
Dort ist es dann zwar hinterlegt, weitere Informationen wie Bilder hinzuzufügen, verursacht jedoch weitere Schritte.
Um Dokumente einheitlich in einer Lösung zu sammeln und zu archivieren, setzen Unternehmen zudem auf ein Dokumentenmanagementsystem.

Was fehlt? Eine automatisierte Abwicklung sowie eine Verknüpfung zwischen den Systemen – und genau das schafft die Microsoft Power Platform. Der Wareneingang wird nachhaltig optimiert, denn sie ermöglicht es, Dokumente wie Lieferscheine über eine Power App automatisiert auszulesen und sowohl mit Business Central als auch mit einem Dokumentenmanagementsystem zu verarbeiten. Dabei werden im Wesentlichen folgende Schritte durchlaufen:

Fotografieren des Lieferscheins

Die Power App lässt sich einfach vom Smartphone oder Tablet starten. Über die Menüführung hat der User die Möglichkeit, den Lieferschein zur angelieferten Ware direkt in der Power App zu fotografieren.

Auslesen und Chargenzuordnung

Via OCR wird der Beleg automatisch ausgelesen. Ein Klick auf „Speichern“ sorgt dafür, dass Business Central einen Wareneingang anlegt. Außerdem werden die Chargen zugeordnet. In der erscheinenden Übersicht sind auch die Informationen einsehbar, die das System beim Auslesen erkannt hat – es sind sowohl die Artikel an sich als auch die Mengen aufgeführt.

Fotos erstellen

Über den Button „Bild“ kann nun ein Foto der angelieferten Ware aufgenommen und gespeichert werden. Dabei wird dieses Bild nicht nur dem entsprechenden Vorgang zugeordnet, sondern auch direkt zur entsprechenden Charge abgelegt.

Weitere Bearbeitung in Business Central

Sind die Fotos aufgenommen, ist die Arbeit in der Power App abgeschlossen. Über einen Klick auf „Abschließen“ erfolgt der Wechsel in Business Central. Hier wird die Einkaufsbestellung, auf die sich der Vorgang bezieht, ausgewählt.

Belegfreigabe und Erzeugen von Wareneingangszeilen

Es erscheint die Anzeige, dass der Beleg freigegeben ist und Wareneingangszeilen erzeugt wurden. In diesen sind neben den Chargen auch die aufgenommenen Fotos hinterlegt. Business Central zeigt dabei immer die externe Chargennummer an, die aus dem Dokument gezogen wurde. Die interne Chargennummer zieht das System wie gewohnt aus der Nummernserie im ERP.

Voller Überblick im DMS

Nach Abschluss des Wareneingangsprozesses sind keine weiteren Dokumentationsschritte mehr nötig. Alle im Prozess aufgenommenen Informationen stehen im DMS zur Verfügung. Hat ein User im Nachgang Fragen zu einer Charge, kann er die gewünschte Charge einfach im DMS über die Suchfunktion aufrufen und erhält direkt alle im Prozess dokumentierten Informationen, Fotos und Belege.

Optimieren Sie Ihren Wareneingang

Sie wünschen sich mehr Effizienz und Genauigkeit im Wareneingang? Die Power Platform macht es möglich. Entdecken Sie Ihren Weg zu einfacheren Prozessen und mehr Übersicht.

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