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Wareneingangskontrolle
Was ist die Wareneingangskontrolle?
Die Wareneingangskontrolle ist die Summe aller Verfahren, die zur Prüfung eingehender Waren eingesetzt werden. Sie ist dafür zuständig, dass gelieferte Waren keine Schäden aufweisen und den Qualitätsanforderungen des Unternehmens entsprechen.
Was ist das Ziel der Wareneingangskontrolle?
Wareneingangskontrollen haben das Ziel, Unternehmen wirtschaftlich abzusichern. Sie sollen die Prozesse im Betrieb aufrechterhalten und vermeiden, dass Folgekosten entstehen.
Welche Aufgaben erfüllt die Wareneingangskontrolle?
Die wesentliche Aufgabe der Wareneingangskontrolle ist es, sicherzustellen, dass die Menge und Qualität der eingegangen Waren oder Produkte der Bestellung entspricht.
Wer führt Wareneingangskontrollen durch?
Typischerweise führen alle Unternehmen, deren Produkte gewissen Qualitätsanforderungen erfüllen müssen, Wareneingangskontrollen durch.
Für die Durchführung der Wareneingangskontrollen sind meist Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Lager oder der Einkaufsabteilung, Qualitätskontrolleure sowie Lieferantenvertreter zuständig.
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Ist eine Wareneingangskontrolle gesetzlich vorgeschrieben?
Es gibt kein Gesetz, das die Wareneingangskontrolle vorschreibt. Jedoch regeln Normen und Anforderungen die Gewährleistung von Qualität und Sicherheit von Waren. Um diesen gerecht zu werden, führen Unternehmen meist Wareneingangskontrollen durch.
Es handelt sich dabei um Normen wie:
- Gesetze zur Produkthaftung
- Qualitätsmanagementsysteme nach ISO 9001
- Branchenspezifische Vorschriften
Was muss man bei Wareneingang prüfen?
Für eine gründliche Wareneingangsprüfung werden typischerweise Packlisten, Lieferscheine sowie Protokolle zur Speditionsübergabe geprüft. Bei Lieferungen aus dem Ausland umfasst die Prüfung zudem meist Zollpapiere.
Eine effiziente Möglichkeit, den Wareneingang zuverlässig zu prüfen, sind Checklisten. Sie sollten folgende Punkt enthalten:
-
1.
Allgemeine Informationen wie Name des Lieferanten und Kontaktinformationen, Bestellnummer und Rechnungsnummer, Wareneingangsdatum und Uhrzeit
-
2.
Quantitatives Abgleichen der Bestellung sowie der Einheiten mit der gelieferten Menge
-
3.
Prüfen der beiliegenden Dokumente, zum Beispiel Lieferschein und Rechnung
-
4.
Überprüfen der Verpackung auf Integrität und Konformität
-
5.
Prüfen der Verpackung auf Transportschäden
-
6.
Prüfen der Qualität mittels Stichproben, Tests sowie bestimmter Inspektionsverfahren
-
7.
Protokollieren von Abweichungen und Mängeln sowie deren Eskalation an die zuständige Abteilung
-
8.
Dokumentation der Überprüfungen, der Ergebnisse und Maßnahmen auch für die Rückverfolgbarkeit und im Falle von Nachfragen bei Audits
Wie läuft die Wareneingangskontrolle ab?
Der Ablauf einer Wareneingangskontrolle umfasst meist Schritte in folgender Reihenfolge:
-
1. Vorbereiten
Die Prüfung wird vorbereitet. Dafür werden die nötigen Informationen zusammengesucht, Werkzeuge und Ausrüstung bereitgestellt.
-
2. Wareneingang
Die Ware kommt im Unternehmen an und wird angenommen.
-
3. Prüfung
Es werden die Begleitdokumente sowie die Quantität geprüft und sichergestellt, dass keine Mängel vorliegen.
-
4. Festhalten Abweichungen
Festgestellt Mängel oder Abweichungen bei der Temperatur werden über das Abweichungsmanagement dokumentiert und bei Bedarf eskaliert.
-
5. Dokumentation
Alle Schritte, die im Zuge der Wareneingangsprüfung durchgeführt wurden, werden dokumentiert.
Welche Methoden gibt es für die Wareneingangskontrolle?
Es gibt eine ganze Reihe an Methoden für die Wareneingangskontrolle. Die wesentlichen sind:
Bei der visuellen Inspektion werden gelieferte Waren optisch auf äußere Schäden oder Mengel untersucht.
Die eingegangenen Waren werden mittels Stichproben auf Qualität und Konformität überprüft. So kann auch eine große Lieferung mit überschaubarem Aufwand und angemessener Sicherheit geprüft werden.
Mittels Messungen und Tests lassen sich spezifische Merkmale oder Eigenschaften prüfen. Dafür greifen Unternehmen auf Mess- und Prüfgeräte sowie Protokolle zur Prüfung zurück.
Bei der Dokumentenprüfung werden die begleiteten Dokumente auf Korrektheit bzw. Abweichungen überprüft.
Indem Unternehmen bei der Wareneingangsprüfung auf technologische Unterstützung setzen, lässt sich die Effizienz steigern. Geeignete Technologien sind Barcode-Scanner, RFID und Software. Vollständig umgesetzt, ergibt sich eine digitale Wareneingangskontrolle.
Einige Unternehmen setzen für die Wareneingangskontrolle auf die Unterstützung externer Prüflabore, die Tests und Analysen im Auftrag durchführen. Häufig kommt das zum Einsatz, wenn für die Prüfung spezialisierte Kenntnisse benötigt werden, die im Unternehmen selbst nicht vorhanden sind.
Die meisten Unternehmen setzen auf die 4-Stufen-Methode, die folgende Schritt umfasst:
- 1. Sichtkontrolle
- 2. Dokumentenkontrolle
- 3. Quantitative Kontrolle
- 4. Qualitative Kontrolle
Was sind Herausforderungen der Wareneingangskontrolle?
-
Zeitdruck
Das Prüfen von Waren, insbesondere bei großen Mengen, führt schnell zu zeitlichen Engpässen.
-
Komplexität
Um manche Waren zuverlässig prüfen zu können, sind besondere Kenntnisse erforderlich, auf die nicht alle Prüfer zurückgreifen.
-
Managen von Lieferanten
Die Zusammenarbeit mit Lieferanten kann zur Herausforderung werden, wenn sich das gegenseitige Verständnis von Qualität und Leistung verändert. Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt sich ein enger Kontakt zu den Lieferanten.
-
Mängel
Im Zuge der Wareneingangsprüfung können Abweichungen auffallen und es kann zu Reklamationen kommen. Es ist besonders wichtig, diese zuverlässig zu dokumentieren und zu eskalieren.
Wie lässt sich die Wareneingangskontrolle optimieren?
Die Wareneingangskontrolle spielt eine wesentliche Rolle für Unternehmen, um die gesetzten Qualitätsstandards zu erhalten. Folgende Tipps können dabei helfen, die Wareneingangskontrolle zu optimieren:
- Eine Checkliste nutzen, die bei der Wareneingangskontrolle durchgearbeitet wird.
- Wareneingang mit Scannern digitalisieren, um die manuelle Fehleranfälligkeit zu reduzieren.
- Zeiten für die Anlieferung von Waren so legen, dass ausreichend Kapazitäten für die Abwicklung vorhanden sind.
- Qualitätsstandards festlegen, die Kontrolleure als Maßstab für die Prüfung heranziehen können.
- In Stichproben prüfen, um Zeit zu sparen und dennoch Sicherheit zu gewährleisten.
- Mitarbeiter für ihre Aufgaben schulen, um das nötige Know-how aufzubauen und Prüfungen zielgerichteter zu gestalten.
- Automatisierung von Prozesse zur Wareneingangsprüfung, um effizienter arbeiten zu können.
- Die eigene Wareneingangskontrolle regelmäßig überprüfen und analysieren, um Verbesserungspotenziale zu erkennen und Optimierungen umzusetzen.
- Software wie Enterprise Resource Planning einsetzen, um Prozesse effizient und digital abzuwickeln.
Was sind Besonderheiten der regulierten Branchen in der Wareneingangskontrolle?
In regulierten Branchen wie der Pharma-, Lebensmittel-, Kosmetik-, Chemie-, Medizintechnikindustrie oder der Biotechnologie, unterliegen die Prozesse der Wareneingangskontrolle speziellen Anforderungen und Normen, um die Sicherheit, Qualität und Rückverfolgbarkeit von Produkten sicherzustellen. Hier sind einige der wichtigsten Besonderheiten in der Wareneingangskontrolle in diesen Branchen:
-
Strenge gesetzliche und regulatorische Vorgaben
- Regulierungsbehörden wie die FDA (Food and Drug Administration) in den USA oder die EMA (European Medicines Agency) in Europa setzen strikte Anforderungen an die Qualitätskontrolle und Rückverfolgbarkeit.
- Richtlinien wie GMP (Good Manufacturing Practice) in der Pharmaindustrie oder ISO 13485 in der Medizintechnik legen fest, dass jede Ware, die in die Lieferkette gelangt, den hohen Qualitätsstandards entsprechen muss.
-
Dokumentationspflicht
- Es ist eine umfassende Dokumentation erforderlich, um die Einhaltung aller Vorschriften nachzuweisen.
- Chargenprotokolle, Prüfzertifikate, Konformitätsnachweise und andere Qualitätsdokumente müssen sorgfältig geprüft, archiviert und verknüpft werden.
- Besonders in der Pharmaindustrie ist es oft nötig, detaillierte Analysenzertifikate zu prüfen, um sicherzustellen, dass Rohstoffe die Spezifikationen erfüllen.
-
Rückverfolgbarkeit
- In regulierten Branchen muss die Rückverfolgbarkeit von Material- und Lieferantendaten bis zur Quelle gewährleistet sein. Jede Charge muss identifizierbar und bis zum Ursprungsproduzenten rückverfolgbar sein.
- Oftmals müssen Unternehmen spezielle Kennzeichnungssysteme wie Barcodes oder RFID-Tags verwenden, um lückenlose Chargenrückverfolgung zu gewährleisten.
-
Spezialisierte Prüfverfahren
- Neben der visuellen und quantitativen Kontrolle kommen in diesen Branchen häufig spezialisierte Prüfverfahren zum Einsatz. Dazu gehören z. B. chemische Analysen, mikrobiologische Tests oder physikalische Prüfungen, um sicherzustellen, dass die Materialien keine Verunreinigungen oder Abweichungen aufweisen.
- In der Medizintechnik und Pharmaindustrie sind besonders hohe Anforderungen an die Sterilität und Partikelfreiheit zu beachten.
-
Validierung und Qualifizierung
- Regulierungsbehörden fordern oft eine Validierung der Prozesse und Ausrüstung, die in der Wareneingangskontrolle verwendet werden. Das bedeutet, dass alle Prüfmethoden und -instrumente nachweislich zuverlässig und reproduzierbar sind.
- Lieferanten müssen regelmäßig auditiert und qualifiziert werden, um sicherzustellen, dass sie die regulatorischen Anforderungen einhalten.
-
Risikoanalyse und Stichprobenverfahren
- Vor allem in der Pharma- und Lebensmittelindustrie spielen Risikoanalysen eine große Rolle. Eine umfassende Risikobewertung (z.B. nach dem HACCP-Konzept in der Lebensmittelindustrie) bestimmt, welche Prüfungen am Wareneingang zwingend durchgeführt werden müssen.
- Stichprobenkontrollen werden unter Berücksichtigung der Risikobewertung durchgeführt. Produkte mit hohem Risiko oder aus neuen oder unbekannten Quellen erfordern intensivere Kontrollen.
-
Temperatur- und Lagerbedingungen
- In bestimmten Branchen, wie der Pharmaindustrie, ist es entscheidend, dass Produkte während des Transports und der Lagerung innerhalb bestimmter Temperaturgrenzen bleiben, um ihre Qualität zu gewährleisten. Es werden häufig Temperaturprotokolle oder spezielle Lagerbedingungen (z. B. Kühlketten) überprüft.
-
Schulung und Qualifikation des Personals
- Das Personal, das in der Wareneingangskontrolle arbeitet, muss speziell geschult und qualifiziert sein, um die Anforderungen der jeweiligen Branche zu verstehen und umzusetzen.
- In regulierten Branchen wird das Thema Schulung besonders streng überwacht, und es wird erwartet, dass alle Mitarbeitenden in qualitätsrelevanten Positionen regelmäßig weitergebildet werden.
Wie kann ein ERP-System die Wareneingangskontrolle unterstützen?
ERP-Lösungen bieten zahlreiche Funktionen für eine digitale Wareneingangskontrolle. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um:
- Dokumente wie Lieferscheine, Empfangsbestätigungen und Rechnungen automatisch erstellen, um Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu reduzieren.
- Datenaktualisierung in Echtzeit, um Informationen zu eingegangenen Waren immer auf dem Laufenden zu halten und den Lagerbestand korrekt einsehen zu können.
- Qualitätssicherung beim Wareneingang, indem Kontrolleure hinterlegte Standards aus dem System abrufen und mit den eingegangenen Waren abgleichen.
- Anbindung von Lieferanten, um die Kommunikation um den Datenaustausch zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
- Abweichungsmanagement, um im Falle von Mängeln lückenlos zu dokumentieren und bei Nachfragen sowie in Audits auskunftsfähig und auf der sicheren Seite zu sein.
Effiziente Wareneingangskontrolle in regulierten Branchen mit YAVEON ProBatch
YAVEON ProBatch ist eine branchenspezifische Lösung, die auf Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals NAV) aufbaut und speziell für regulierte Branchen wie Pharma, Lebensmittel, Chemie, Medizintechnik, Biotechnologie und Kosmetik entwickelt wurde. Die Software ist darauf ausgelegt, Unternehmen bei der Einhaltung von regulatorischen Anforderungen und der Optimierung von Geschäftsprozessen zu unterstützen, insbesondere im Hinblick auf die Chargenverwaltung, Rückverfolgbarkeit und Qualitätskontrolle. Im Zusammenhang mit der Wareneingangskontrolle bietet YAVEON ProBatch mehrere nützliche Funktionen:
- Chargenverwaltung und Rückverfolgbarkeit: Verfolgt jede Charge vom Wareneingang bis zur Auslieferung, was essenziell für Audits und gesetzliche Anforderungen ist.
- Qualitätskontrolle: Integrierte Prüfungen können beim Wareneingang automatisiert ausgelöst und die Ergebnisse dokumentiert werden.
- Konformität und Auditfähigkeit: Dokumentiert den gesamten Prüfprozess und erleichtert die Vorbereitung auf Audits durch umfassende Nachverfolgbarkeit und Validierung.
- Freigabe-Workflows: Materialien werden gesperrt, bis die Qualitätskontrollen abgeschlossen sind, was verhindert, dass nicht geprüfte Waren in den Produktionsprozess gelangen.
- Risikobasierte Prüfpläne: Automatisiert Prüfungen basierend auf Risikobewertungen und spart Ressourcen, während regulatorische Anforderungen erfüllt werden.
- Lieferantenmanagement: Unterstützt die Qualifizierung und Überwachung von Lieferanten, indem Prüfberichte und Qualitätsdaten systematisch erfasst werden.
- Automatisierte Prozesse: Reduziert manuellen Aufwand durch Automatisierung von Prüfprozessen und Echtzeit-Daten.
- Berichterstattung: Bietet integrierte Dashboards und Berichte zur Überwachung der Wareneingangskontrolle und Qualitätssicherung.
Diese Funktionen erleichtern die Einhaltung von Vorschriften und steigern die Effizienz der Wareneingangskontrolle in regulierten Branchen.
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