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Elektronische Rechnung
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das den gleichen Inhalt enthält wie eine Papierrechnung. Sie zieht zudem die gleichen Rechtsfolgen nach sich. Synonym bzw. als Abkürzung wird eine elektronische Rechnung auch als E-Rechnung bezeichnet.
Wer muss E-Rechnungen stellen?
Öffentliche Auftraggeber sowie Unternehmen, die Aufträge für die Bundesverwaltung übernehmen, haben in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen zu stellen. Die dazugehörige Regelung, ähnlich einem Gesetz, legt die E-Rechnungsverordnung fest. Die Umstellung auf elektronische Rechnung gehört demnach zum Alltag.
Ab wann werden E-Rechnungen Pflicht?
Ab Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen Rechnungen elektronisch erstellen, versenden und verarbeiten können. Der Gesetzgeber bietet jedoch eine Übergangsfrist bis Januar 2028. Je nach Jahresumsatz eines Unternehmens endet die Übergangsphase bereits früher. Danach dürfen Rechnungen ausschließlich elektronisch versendet werden.
In welchen Formen können elektronische Rechnungen auftreten?
Elektronische Rechnungen laufen über Software. Es gibt sie in folgenden Formaten:
- Strukturierte Daten wie XML- oder EDI-Format
- Unstrukturierte Daten wie PDF- oder Word-Formate bzw. als E-Mail-Text oder Bilddatei
- Hybride Daten, also eine Mischung aus Bilddatei oder PDF sowie XML- oder EDI-Format
Im Alltag kommen am häufigsten hybride Daten zum Einsatz.
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Welche Lieferungs- und Empfangswege gibt es für E-Rechnungen?
- E-Mail bzw. E-Mail-Anhang
- DE-Mail
- E-Post
- Fax via Computer
- SMS mit Download über das Web
Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen?
- Weniger Kosten: Da weder Papier noch Porto beim Erstellen von Rechnungen benötigt wird
- Mehr Platz: In den Regalen, da elektronische Rechnungen nicht in Papierform archiviert werden und Ausdrucken nicht nötig ist
- Zeitersparnis: Da sowohl die Erstellung als auch die Bearbeitung und Aufbewahrung von E-Rechnungen (teil-)automatisiert sowie digital erfolgen. Teils ist es sogar möglich, eine E-Rechnung aus direkt aus dem ERP-System zu erstellen
- Weniger Fehler: Da keine manuelle Eingabe mehr nötig ist und Medienbrüche vermieden werden
- Zufriedenere Kunden: Da die Durchlaufzeiten kürzer sind und die Bearbeitung schneller erfolgt
- Durchgängige Digitalisierung: Da ein weiterer Bereich des Unternehmens digital umgesetzt werden kann
- Mehr Rücksicht auf die Umwelt und Klimaschutz: Denn je weniger Papier benötigt wird, desto weniger Bäume müssen gefällt werden. Außerdem werden nötige Fahrten reduziert und damit der CO2-Ausstoß gesenkt
Wie muss eine elektronische Rechnung aussehen?
- Eine elektronische Rechnung muss ein elektronisches Format umfassen. Als solches wird sie: ausgestellt, gesendet, empfangen, verarbeitet.
- Eine weitere Vorgabe ist, dass Sie für Menschen lesbar ist.
- Zudem muss über ein Kontrollverfahren die Echtheit der Herkunft nachgewiesen werden können.
Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Grundsätzlich muss eine elektronische Rechnung die gleichen Angaben enthalten wie eine Papierrechnung. Dabei handelt es sich um:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer und / oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
- Art der Lieferungen und Menge der Artikel
- Leistungsart und -umfang
- Zeitpunkt, zu dem die Lieferung oder andere Leistungen erfolgen
- Zeitpunkt der Zahlung
- Entgelt, Steuerbetrag und -satz
- Entgeltminderungen, die vorab vereinbart wurden
Eine digitale Unterschrift ist für eine gültige E-Rechnung nicht notwendig.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für elektronische Rechnungen?
Elektronische Rechnungen fallen unter die gesetzlichen Grundlagen der GoBD. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. und greift auch bei elektronischen Rechnungen. Es gilt die Pflicht für Unternehmen, GoBD-konform zu archivieren.
Wie wird eine elektronische Rechnung GoBD-konform verarbeitet?
Damit elektronische Rechnungen GoBD-Konform verarbeitet werden, werden Formate wie ZUGFeRD und XRechnung herangezogen und in Software verarbeitet. Beides sind Datenmodelle auf XML-Basis und ermöglichen es, Rechnungen länderübergreifend einheitlich auszutauschen. Dabei ist es nicht ausreichend, PDF-Dateien lokal oder in der Cloud zu archivieren. Vielmehr müssen sie revisionssicher archiviert werden. Dafür müssen einige Kriterien erfüllt sein.
Sie müssen:
- nachvollziehbar und prüfbar dank Signatur
- vollständig
- richtig
- ordnungsgemäß
- unveränderbar
- inklusive Verfahrensdokumentation
- vor Verlust gesichert
- sowie zeitgerecht gebucht und aufgezeichnet sein.
Was gilt für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen?
14b UstG regelt, dass Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine elektronische oder eine Rechnung in Papierform handelt. Die Zehnjahresfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde. Während der Aufbewahrung müssen Rechnungen zu jederzeit den Anforderungen des §14 Abs. 1 Satz 2 UstG entsprechen. Dabei handelt es sich um die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit von Inhalt und Lesbarkeit. Zudem sind Steuerpflichtige verpflichtet:
- die Vorschriften des UstG und der Abgabenordnung
- sowie die GoBD im Blick zu haben.
Was müssen Unternehmen beachten, wenn sie elektronische Rechnungen einführen?
Mit der Einführung von E-Rechnungen sollten einige Voraussetzungen sichergestellt sein:
- Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erfolgt regelmäßig. Sie werden auch Richtigkeit und formell geprüft.
- Elektronische Rechnungen werden gebucht, sobald die Prüfung abgeschlossen ist.
- Die Zahlung der elektronischen Rechnungen erfolgt zum angegebenen Zahlungsziel.
- Die Aufbewahrung muss sichergestellt sein.
- Die Verarbeitung der anfallenden Daten erfolgt DSGVO-konform.
- Kunden und Lieferanten haben dem Versand von E-Rechnungen zugestimmt. Die Zustimmung des Empfängers ist also vorhanden.
Was ist der Unterschied zwischen einer Papierrechnung, PDF-Rechnung und elektronischen Rechnung?
-
Papierrechnung
Bei einer Papierrechnung handelt es sich um eine Rechnung, die bildhaft als Ausdruck repräsentiert wird. Es ist nicht möglich, sie automatisch und elektronisch zu verarbeiten.
-
PDF-Rechnung
Eine PDF-Rechnung wird im elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Gleichzeitig handelt es sich dabei um eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die nicht automatisch und elektronisch verarbeitet werden kann.
-
Elektronische Rechnung
Eine E-Rechnung hingegen wird elektronisch übermittelt und empfangen und kann gleichzeitig automatisch sowie elektronisch verarbeitet werden. Medienbrüche werden so vermieden.
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- Frei konfigurierbare Mappings für den Import und Export, angepasst an Rechnungsempfänger und -ersteller.
- Automatischer Belegversand und erneuter Versand per E-Mail, FTP/SFTP oder AS/2 (optionale Kosten).
- Historie und Protokolle zur Einsicht der versendeten E-Rechnungen.
- Automatischer Download von eingehenden Rechnungen und Schutz vor doppeltem Import durch Prüfung der Kreditorennummern.
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