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Lieferantenbewertung
Was ist Lieferantenbewertung?
Eine Lieferantenbewertung ist ein systematischer Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, Lieferanten anhand festgelegter Kriterien zu beurteilen. Ziel ist es, die Gesamtleistung, Zuverlässigkeit, Produktqualität, den Kundenservice und die Fähigkeit zur Erfüllung spezifischer Anforderungen zu bewerten.
Was sind die Ziele von Lieferantenbewertung?
Im Wesentlichen verfolgt die Lieferantenbewertung zwei Ziele:
Mit einer Lieferantenbewertung gestalten Unternehmen also den Auswahlprozess neuer Lieferanten effizient, transparent und passgenau. Kommt es zu Lieferengpässen fällt außerdem die Wahl eines alternativen Lieferanten leichter. Zudem erhalten Unternehmen und Lieferanten die Möglichkeit aufkommende Schwachstellen direkt aus der Welt zu schaffen. Die Lieferantenauswahl hat somit das Potenzial, ein partnerschaftliches Miteinander zu stärken.
Erstaunlich: Diese rolle spielen Lieferanten und Chargen für sichere Produkte.
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Nach welchen Kriterien bewertet man einen Lieferanten?
Die Bewertung von Lieferanten erfolgt anhand verschiedener qualitativer sowie quantitativer Kriterien, die ein Unternehmen zuvor festlegt.
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Einkaufskriterien
Einkaufskriterien umfassen Fragen zu Kosten und werden häufig von Unternehmen mit geringen Gewinnmargen herangezogen. Typische Einkaufskriterien sind:
- Einkaufspreis
- Zahlungsziel
- Transparenz der Preise mittels Cost-Break-Down
- Anregungen, um Preise zu reduzieren
- Verträge, die die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit umfassen
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Qualität
Qualität ist für viele Unternehmen der wichtigste Faktor in der Beurteilung von Lieferanten. Denn um hochwertige Produkte herstellen zu können, werden Materialien und Dienstleistungen mit entsprechender Qualität benötigt. Um die Lieferantenqualität messbar darstellen zu können, erfolgt die Bewertung mittels Kriterien, die anhand von Zertifikaten, Dokumenten oder Kennzahlen der gelieferten Produkte geprüft werden. Typische Qualitätskriterien sind:
- Zertifizierungen
- Qualitätsmanagementsystem (z.B. nach ISO9001)
- Menge an Reklamationen
- PPM-Rate, also die Anzahl, wie viele Teile pro einer Million gelieferter Teile, mangelhaft war
- 8D- und CAPA-Report
- Qualität im Produktionsteil-Freigabeverfahren (Production Part Approval Process, PPAP)
- Erreichbarkeit des Lieferanten
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Logistikkriterien
Logistikkriterien gewähren Einblicke in die Zuverlässigkeit von Lieferanten sowie den Bestellprozess. Typische Logistikkriterien sind:
- Termin- und Mengentreue
- Bestellsysteme in der Lagerwirtschaft
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Entwicklungskriterien
Um dauerhaft mit einem Lieferanten arbeiten zu können, legen viele Unternehmen Wert darauf, dass die gelieferten Produkte weiterentwickelt und immer auf dem neuesten Stand der Technik sind. Typische Entwicklungskriterien sind:
- Fähigkeit, Innovationen umzusetzen
- Kommunikation
- Investitionen in Forschung
- Position der eingesetzten Technologie im Vergleich zu anderen Anbietern
- Menge optimierter Prozesse
- Anteil an Neuentwicklung
Nach welchen Methoden prüft man die Kriterien?
Um die vorab vorgestellten Kriterien möglichst gut prüfen zu können, greifen Unternehmen auf verschiedene Methoden zurück. Einige Beispiele sind:
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Punktbewertungsverfahren (Scoring-Modell)
Beim Punkteverwertungsverfahren werden für unterschiedliche Kriterien Punkte vergeben. Bei Bedarf können die Kriterien auch gewichtet werden. Am Ende werden die Punkte dann addiert. Der Lieferant mit der höchsten Punktezahl gewinnt. Dieses Verfahren kommt besonders in den Life-Sciences-Branchen zum Einsatz.
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Stärken-Schwächen-Profil
Beim Stärken-Schwächen-Profil werden die Lieferantenleistungen grafisch als Bild dargestellt. Die Bewertungskriterien trägt das Unternehmen in der Zeile einer Tabelle, die erreichten Punkte in einer Spalte ein. Die Punkte werden miteinander verbunden und am Ende der Auswertung ergibt sich eine farbliche Darstellung der Bewertung.
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SCOPE-Methode
Die SCOPE-Methode ermöglicht es, Lieferanteninformationen zu strukturieren und in fünf Kategorien einzuteilen:
- Strategic Fit (langfristige Eignung)
- Customer Portfolio (Referenzportfolio)
- Operational Excellence (operative Kompetenz)
- Product and Process Development (Produkt- und Prozessentwicklung)
- Economic Viability (wirtschaftlicher Erfolg)
Um den Überblick zu behalten, welche Bereiche bei der Lieferantenauswahl besonders wichtig sind, werden im Anschluss die Kategorien mit Blick auf die Bedürfnisse des Unternehmens gewichtet nach den Kriterien:
- zwingend erforderlich
- wichtig
- interessant
Mit der SCOPE-Methode lassen sich gesammelte Informationen über Lieferanten strukturieren und in fünf Kategorien unterteilen. Der SCOPE-Ansatz verfolgt einen strategischen und langfristigen Ansatz. Die Kategorien werden im Anschluss hinsichtlich der eigenen Unternehmensbedürfnisse in „zwingend erforderlich“, „wichtig“ und „interessant“ gewichtet. Hierdurch weiß ein Betrieb, auf welchen Bereich es sich bei der Lieferantenauswahl intensiv konzentrieren muss und welche Kategorie eher vernachlässigt werden kann.
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Nutzwertanalyse
Die Nutzwertanalyse gibt die Gewichtung von Kriterien in Form von Prozentzahlen an. Dafür werden die einzelnen Kriterien nach Wichtigkeit festgelegt, wobei die Summe 100 % ergeben muss, zum Beispiel:
- Qualität: 80 %
- Preis: 20 %
Nun erfolgt die Bewertung der Lieferantenangebote mit den Werten 1 (mangelhaft) bis 5 (sehr gut), zum Beispiel:
- Qualität: 80 %; Lieferant A: 3; Lieferant B: 5
- Preis: 20 %; Lieferant A: 5; Lieferant B: 3
Abschließend erfolgt die Berechnung des finalen Wertes der Lieferanten gewichtet anhand der Kriterien, also:
- Lieferant A für Qualität: 3 * 0,8 = 2,4; für Preis: 5 * 0,2 = 1; 1 + 2,4 = 3,4
- Lieferant B für Qualität: 5 * 0,8 = 4 ; für Preis: 3 * 0,2 = 0,6; 4 + 0,6 = 4,6
Demnach würde die Entscheidung für Lieferant B fallen.
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Profilanalyse
Die Profilanalyse bildet die Anforderungen, die ein Unternehmen an einen Lieferanten stellt, ab und zeigt auf, welche Lieferanten diesen Anforderungen gerecht werden. Das Ergebnis sind Leistungsprofile der Lieferanten, die als Grundlage für die Wahl des passenden Lieferanten herangezogen werden können.
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ABC-Analyse
Bei der ABC-Analyse werden Lieferanten nach den Kriterien A (sehr wichtig), B (wichtig) und C (weniger wichtig) eingeordnet, wie stark sie am Unternehmensumsatz beteiligt sind.
Auf welche Kriterien sollten die Life-Science Branchen bei der Lieferantenbewertung achten?
In Branchen wie der Kosmetik-, Lebensmittel-, Chemie-, Pharma-, Medizintechnik- und Biotechnologieindustrie spielen die Auswahl und Bewertung von Lieferanten eine entscheidende Rolle für den Erfolg und die Sicherheit der Produkte. Da diese Industrien stark reguliert sind und hohe Qualitätsstandards erfüllen müssen, ist eine gründliche Bewertung der Lieferanten unerlässlich. Wichtige Kriterien wie Zertifizierungen, Qualitätsmanagementsysteme, Rückverfolgbarkeit und technologische Kompetenz sind in jeder dieser Branchen von zentraler Bedeutung. Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über die spezifischen Anforderungen, die in den einzelnen Branchen bei der Bewertung von Lieferanten berücksichtigt werden sollten.
Kosmetikindustrie
- Regulatorische Konformität: Der Lieferant sollte alle relevanten gesetzlichen Anforderungen der Kosmetikbranche erfüllen, z.B. Kosmetik-Verordnung (EG) Nr. 1223/2009.
- Zertifizierungen: Prüfe, ob der Lieferant über wichtige Zertifikate verfügt, z.B. ISO 22716 (GMP) und ggf. ECOCERT für natürliche Kosmetik, je nach Produktpositionierung.
- Prüfberichte: Regelmäßige Prüf- und Laborberichte sichern die Qualität und dokumentieren die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.
- Stetige Produktqualität: Die gelieferten Produkte müssen gleichbleibend in hoher Qualität sein, da Schwankungen die Wirkung und Sicherheit der kosmetischen Endprodukte beeinträchtigen könnten.
Lebensmittelindustrie
- Produktspezifikationen: Der Lieferant muss sicherstellen, dass die gelieferten Produkte den vereinbarten Spezifikationen entsprechen, wie Frische, Geschmack und Nährwerte. Konsistenz und Qualität sind entscheidend.
- Qualitätsmanagementsysteme: Der Lieferant sollte über ein Qualitätsmanagementsystem wie ISO 9001 oder FSSC 22000 verfügen, um standardisierte Prozesse und kontinuierliche Produktqualität zu gewährleisten.
- Hygienestandards: Einhaltung von HACCP und weiteren lebensmittelsicherheitsrelevanten Standards zur Minimierung von Kontaminationsrisiken.
- Zertifizierungen: Relevante Zertifikate wie Global GAP, IFS oder BRC sind ein Indikator für die Einhaltung internationaler Standards in Bezug auf Sicherheit und Qualität.
- Umweltverträglichkeit: Umweltfreundliche Praktiken, wie die Reduktion von CO2-Emissionen oder nachhaltige Verpackungen, stärken das Vertrauen der Verbraucher.
Chemieindustrie
- Produktqualität: Exakte Spezifikationen und hohe Rohstoffqualität sind entscheidend, da selbst geringe Abweichungen erhebliche Auswirkungen auf Produktion und Endprodukte haben können.
- Qualitätsmanagementsystem: Ein zertifiziertes System wie ISO 9001 stellt sicher, dass der Lieferant hohe Qualitätsstandards einhält und seine Prozesse kontinuierlich verbessert.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Lieferanten sollten alle relevanten Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsstandards einhalten, um Strafen und Haftungsrisiken zu vermeiden.
- Zertifizierungen: Notwendige Zertifikate wie REACH und GHS sind unerlässlich, um die sichere Handhabung von Chemikalien und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten.
- Umweltmanagement: Ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem (z.B. ISO 14001) zeigt, dass der Lieferant seine Umweltauswirkungen kontrolliert und reduziert.
Pharmaindustrie
- Zertifizierungen: Der Lieferant sollte über Zertifizierungen wie GMP, ISO 9001 oder andere branchenspezifische Standards verfügen, um die Einhaltung internationaler Standards sicherzustellen.
- Qualitätsmanagementsystem: Ein robustes Qualitätsmanagementsystem (QMS) ist entscheidend für die konsistente Lieferung hochwertiger Produkte und kontinuierliche Prozessverbesserungen.
- Prüfung und Freigabe: Strenge Prüf- und Freigabeverfahren sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass nur Produkte, die alle Qualitätsstandards erfüllen, in den Markt gelangen.
- Auditfähigkeit: Der Lieferant sollte regelmäßig Audits bestehen und entsprechende Dokumentationen bereitstellen, um hohe Standards und Transparenz zu gewährleisten.
Medizintechnik
- ISO-Zertifizierungen: Der Lieferant sollte über Zertifizierungen wie ISO 13485 (für Medizingeräte) und ISO 9001 verfügen, um sicherzustellen, dass er ein robustes Qualitätsmanagementsystem betreibt und die relevanten Standards erfüllt.
- Regulatorische Anforderungen: Der Lieferant muss alle regulatorischen Anforderungen, z. B. CE-Kennzeichnung, in den Zielmärkten erfüllen, um die Marktzulassung und Einhaltung von Sicherheits- und Qualitätsstandards sicherzustellen.
- Regulatory Audits: Frühere Inspektionen oder Audits durch Regulierungsbehörden schaffen Vertrauen in die Fähigkeit des Lieferanten, den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
- Qualität der gelieferten Produkte: Eine gute Leistungsbilanz hinsichtlich Produktqualität und Konformität ist unerlässlich, da Mängel die Patientensicherheit gefährden könnten.
Biotechnologie
- Zertifizierungen: Der Lieferant sollte über relevante Qualitätszertifikate wie ISO 9001 oder GMP verfügen, um die Einhaltung von Qualitätsstandards und regulatorischen Anforderungen zu gewährleisten.
- Qualitätskontrolle: Ein solides Qualitätsmanagementsystem ist entscheidend, um die Produktqualität sicherzustellen. Der Umgang mit Abweichungen und Korrekturmaßnahmen sollte klar definiert sein.
- Umweltmanagement: Nachhaltigkeit und ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem (z. B. ISO 14001) sind auch in der Biotechnologie wichtig, um umweltfreundliche Praktiken zu fördern.
- Reproduzierbarkeit und Konsistenz: Produkte müssen konstant in derselben Qualität geliefert werden, da Schwankungen die Sicherheit und Wirksamkeit der Endprodukte gefährden könnten.
Was fordert die ISO 9001 zur Lieferantenbewertung?
ISO 9001 Kapitel 8.4 Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen formuliert im Unterpunkt 8.4.1 „Allgemeines“ die Forderungen an die Lieferantenbewertung mit Bezug auf das Qualitätsmanagement. Sie fordert, dass sowohl Lieferanten physischer Materialien als auch von Dienstleistungen umfassend geprüft und bewertet werden müssen. Zudem fordert sie die Aufbewahrung dokumentierter Informationen zum Bewertungsverfahren und dessen Ergebnis sowie der Maßnahmen, die sich aus einer solchen Bewertung ergeben haben. Um das zu erreichen, fordert die ISO 9001, dass Unternehmen Kriterien für die Bewertung festlegen müssen. Typischerweise handelt es sich dabei um die oben genannten. Wie eine Lieferantenbewertung ablaufen muss, legt die ISO 9001 nicht fest.
Was fordert der EU-GMP Leitfaden beim Einsatz von Lieferanten und Dienstleistern von Computerisierten Systemen?
Im EU-GMP Leitfaden Annex 11 im Kapitel Lieferanten und Dienstleister heißt es, dass die Verantwortlichkeiten vertraglich festgehalten werden müssen, wenn Dritte im validierten Umfeld eingesetzt werden. Kompetenzen und Zuverlässigkeit des Lieferanten sind als Schlüsselfaktoren zu betrachten. Des Weiteren werden explizit dokumentierte Audits (vor Ort oder postalisch) beim Lieferanten vorgeschrieben. Die entsprechenden Auditergebnisse sind auf Verlangen der jeweiligen Behörde zugänglich zu machen.
Wie erfolgt die Lieferantenbewertung mithilfe eines ERP-Systems?
Ein ERP-System kann die Erstellung einer Lieferantenbewertung erleichtern, denn es beinhaltet zahlreiche Daten, die für die Bewertung benötigt werden. Beispielsweise handelt es sich dabei um:
- Stammsätze zu Lieferanten
- Bestellungen
- Rahmenverträge
- Abrufe und Lieferungen
- Wareneingänge
- Reklamationen
Zudem ist es in vielen Systemen möglich, Kriterien, Klassifizierungen sowie Analysen festzulegen und die Lieferantenbewertung damit auf Basis verlässlicher Werte umzusetzen.
Effiziente Lieferantenbewertung mit YAVEON ProBatch
YAVEON ProBatch ist eine ERP-Branchenlösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen in der Chargenfertigung, insbesondere in den Life-Science Branchen, zugeschnitten ist. Bei der Lieferantenbewertung kann YAVEON ProBatch in mehreren Bereichen unterstützen:
- Zentralisierte Datenerfassung: Alle relevanten Lieferanten- und Lieferdaten wie Qualität, Termintreue, Preise und Mengen werden zentral automatisiert erfasst. Die Daten können über standardisierte oder individuelle Formulare eingegeben und in Echtzeit aktualisiert werden.
- Automatisierte Auswertungen: Mithilfe von Reporting-Tools lassen sich automatisierte Berichte und Dashboards erstellen, die Lieferanten anhand festgelegter Kriterien bewerten. So können Abweichungen frühzeitig erkannt und die Performance der Lieferanten genau analysiert werden.
- Qualitätskontrolle: Die Qualitätsprüfung von Lieferungen wird sichergestellt, indem die Chargen den festgelegten Standards entsprechen. Tests werden dokumentiert und mit Lieferantendaten verknüpft, wobei negative Ergebnisse in die Bewertung einfließen und zukünftige Entscheidungen beeinflussen können. Eine Regelkarte überwacht dabei die Prozessstabilität und hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
- Rückverfolgbarkeit und Chargenverwaltung: Mit der vollständigen Rückverfolgbarkeit von Waren und Chargen lassen sich Lieferanten eindeutig zuordnen und langfristig bewerten. Probleme mit einem Lieferanten können durch die Analyse der Chargenhistorie leicht erkannt werden.
- Lieferantenklassifizierung: Lieferanten können anhand bestimmter Kriterien (z. B. A-, B- oder C-Lieferanten) eingestuft werden. Diese Klassifizierung basiert auf Daten wie Liefertreue, Qualität oder Kosten und unterstützt strategische Entscheidungen, etwa die Auswahl bevorzugter Lieferanten.
- Compliance und Risikomanagement: In stark regulierten Branchen stellt die Software sicher, dass Lieferanten alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen. YAVEON ProBatch erfasst und bewertet die relevanten Informationen zur Konformität der Lieferanten, sodass nur qualifizierte und geprüfte Lieferanten in den Produktions- oder Lieferprozess aufgenommen werden.
YAVEON ProBatch unterstützt Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen über ihre Lieferanten zu treffen, indem es relevante Daten zur Verfügung stellt, diese automatisiert auswertet und Prozesse transparent macht. Damit trägt die Lösung zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Lieferkette und einer optimierten Lieferantenbeziehung bei.
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