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Digitale Archivierung
Was ist digitale Archivierung?
Digitale Archivierung ist der Vorgang, bei dem Informationen auf einem digitalen Datenträger elektronisch gespeichert werden. Zumeist handelt es sich dabei um handels- sowie steuerrechtlich relevante Dokumente.
Welche Arten der digitalen Archivierung gibt es?
Es gibt drei Arten der digitalen Archivierung: Dokumentenarchivierung, revisionssichere elektronische Datenarchivierung und elektronische Langzeitarchivierung.
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Dokumentenarchivierung
Dokumentenarchivierung bezieht sich auf solche Dokumente, die digital ein- und ausgehen. Zwar werden diese archiviert, allerdings zu festgelegten Zeitpunkten benötigt. Eine interne Software zur Archivierung ermöglicht es meist, darauf zuzugreifen.
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Revisionssichere elektronische Datenarchivierung
Revisionssicher elektronisch archivierte Daten sind kaufmännische Dokumente, die ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt werden. Sie erfüllen die Aufbewahrungsfrist zwischen sechs und zehn Jahren und erfüllt sämtliche Erfordernisse nach HGB, AO und GoBD. Mehr dazu gibt es hier: Revisionssichere Archivierung.
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Elektronische Langzeitarchivierung
Die elektronische Langzeitarchivierung meint den Zeitraum, der nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen beginnt. Meist ist dies nach zehn Jahren der Fall.
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Welche Dokumente können digital archiviert werden?
Grundsätzlich kann jedes Dokument digital archiviert werden. Typischerweise handelt es sich dabei jedoch um:
- Eingangspost
- Ausgangsrechnung
- Lieferscheine
- Verträge
- Aufträge
- Belege
- E-Mails
Welche Dokumente müssen digital archiviert werden?
Bestimmte Dokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und müssen digital archiviert werden, wenn sie in elektronischer Form erstellt und empfangen wurden. Wichtig ist dabei, dass das Original in der Form archiviert wird, in der es ins Unternehmen gekommen ist. Wenn ein Dokument digital eingegangen ist, muss es digital archiviert werden; wenn es in Papierform eingegangen ist, muss es in erster Linie in Papierform archiviert werden (wenn es nicht revisionssicher archiviert wird). Dazu gehören in der Regel:
- Rechnungen und Gutschriften
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Verträge und Vereinbarungen
- Steuerrelevante Belege und Buchungsbelege
- Jahresabschlüsse und Bilanzen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- E-Mails mit steuerlich relevanten Informationen
Die rechtlichen Anforderungen zur digitalen Archivierung basieren auf Regelungen wie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und anderen steuerrechtlichen Bestimmungen.
Wie kann man gesetzeskonform archivieren und was bedeutet GoBD oder revisionssichere digitale Archivierung?
Um den gesetzlichen Vorgaben und ihrer Pflicht entsprechend zu archivieren, müssen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) eingehalten werden. Sie beinhalten die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung. Sie gelten für den gesamten Aufbewahrungszeitraum und sind für sämtliche Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind, bindend. Die GoBD-Grundsätze sind seit Januar 2015 in Kraft. Sie gelten für Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, selbstständige und freiberufliche Arbeitende.
GoBD-Grundsätze
Die Anforderungen nach GoBD umfassen folgende Kriterien, damit die Buchhaltung von Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben gerecht wird:
Dokumente bzw. deren Archivierung müssen
- nachvollziehbar und nachprüfbar
- vollständig
- korrekt
- geordnet
- zeitgerecht gebucht sowie aufgezeichnet
- sowie unveränderbar sein.
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind in Deutschland gesetzlich geregelt und hängen von der Art des Dokuments ab. Die wichtigsten Fristen sind:
10 Jahre: für steuerlich relevante Dokumente wie Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen.
6 Jahre: für Handels- und Geschäftsbriefe sowie andere geschäftliche Korrespondenz wie Angebote, Verträge und E-Mails.
Die Fristen beginnen in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Während der gesamten Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit lesbar, nachvollziehbar und unveränderbar sind, wie es beispielsweise in den GoBD vorgeschrieben ist. Wenn die Dokumente digital vorliegen, müssen sie in einem langzeitstabilen Datenformat gespeichert werden.
Wie funktioniert digitale Archivierung?
Digitale Archivierung muss zunächst den Grundsätzen der GoBD entsprechen, um rechtssicher zu sein. Ist dies der Fall, erfolgt sie in der Regel in vier Schritten:
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1. Dokument wird erfasst und digitalisiert.
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2. Erfasste Daten werden verarbeitet.
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3. Dokument wird revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt.
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4. Dokumente sind verfügbar und können aufgerufen werden.
Welche Vorteile hat digitale Archivierung?
Elektronische Archivierung bringt viele Vorteile mit sich. Am häufigsten profitieren Unternehmen von den folgenden:
- Mehr Platz: Weil Dokumente digital abliegen, sind keine Papierstapel und Ordner mehr nötig, die Platz benötigen.
- Einfach skalierbar: Software zur digitalen Archivierung passt sich an die Erfordernisse von Unternehmen an und wächst mit. Das ermöglicht es auch, wachsende Datenmengen aufzubewahren.
- Weniger Kosten: Digitale Archivierung spart gleich an drei Stellen: Mietkosten, da weniger Platz benötigt wird. Ressourcen, da Mitarbeiter nicht länger von aufwändigen manuellen Prozessen aufgehalten werden. Material, da kein Papier mehr benötigt wird.
- Mehr Zeit: Eine schnelle digitale Ablage, Suche und Auffindbarkeit spart enorm viel Zeit.
- Zuverlässige Rechtssicherheit: Weil digitale Archivierung Teil eines Dokumentenmanagementsystems ist, werden die Anforderungen an Compliance-Vorgaben und DSGVO vollständig erfüllt.
- Voller Überblick: Elektronische Archivierung sichert maximale Transparenz über die aktuelle Datenlage, Bearbeitungsstatus und Zugriffsberechtigungen.
- Flexibler Zugriff: Büro, Homeoffice oder Zug: Digital archivierte Dokumente sind von überall online abrufbar.
- Einfache Workflows: Weil Systeme zur digitalen Archivierung über Schnittstellen an andere Systeme angebunden sind, sind medienbruchfreie Prozesse wie die digitale Rechnungsverarbeitung möglich.
Was ist ein Beispiel für digitale Archivierung in Unternehmen?
Ein typisches Beispiel ist die Archivierung von Rechnungen. Dafür werden die folgenden Schritte durchlaufen:
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1. Eingang und rechtliche Prüfung der Rechnung Eine Rechnung trifft im Unternehmen ein. Zuerst wird diese nach §14 UStG geprüft, ob alle rechtlichen Erfordernisse vorhanden sind.
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2. Sachliche und rechnerische Prüfung Anschließend erfolgt eine sachliche und rechnerische Prüfung. Diese Prüfung kann händisch erfolgen, indem die Rechnung physisch zu den prüfenden Stellen weitergeleitet wird. Die Prüfung ist auch digital möglich, indem sie über einen Workflow den zu prüfenden Stellen bereitgestellt wird.
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3. Reklamation und Neustart des Prozesses bei Fehlern Nun wird die Rechnung geprüft. Fallen Fehler auf, wird sie reklamiert und der Prozess (physisch wie auch workflowbasiert) beginnt erneut mit Eingang der neuen Rechnung.
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4. Erfassung und Buchung der Rechnung Ist die Rechnung korrekt eingegangen, werden die Daten im physischen Umlauf gegen Ende erfasst und die Rechnung gebucht / bezahlt. Bei einem workflowbasierten Umlauf erfolgt die Erfassung in der Regel parallel zur Prüfung.
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5. Archivierung der bearbeiteten Rechnung Nach vollständiger Bearbeitung / Buchung der Rechnung ist sie bereit für die Archivierung im digitalen, revisionssicheren Archiv.
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6. Zugriff und Aufbewahrung der archivierten Rechnung Im Archiv steht sie ab sofort zur Verfügung. Berechtige Personen können jederzeit darauf zugreifen und sie einsehen. Wobei die Unveränderbarkeit der elektronischen Rechnung für die nächsten zehn Jahre sichergestellt ist.
Effiziente und rechtskonforme digitale Archivierung mit YAVEON ProDocs
YAVEON ProDocs ist eine Dokumentenmanagement-Software, die auf dem d.velop DMS basiert und speziell darauf ausgelegt ist, Unternehmen bei der digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten zu unterstützen. Dank der leistungsstarken Funktionen des d.velop DMS bietet YAVEON ProDocs zahlreiche Möglichkeiten, um die digitale Archivierung effizient zu gestalten, darunter:
- Zentrale Dokumentenablage: Alle relevanten Dokumente werden digital und zentral gespeichert, was Papierarchive überflüssig macht und die Auffindbarkeit verbessert. Dies ermöglicht es allen Abteilungen im Unternehmen, unkompliziert und effizient auf die Dokumente zuzugreifen.
- Automatisierte Erfassung und Archivierung: Dokumente werden mittels Scanner und OCR automatisch verarbeitet und archiviert, was Zeit spart und manuelle Arbeit reduziert. Zusätzlich kann das System so ausgeprägt werden, dass es mithilfe von KI Dokumente nicht nur erfasst, sondern auch eigenständig interpretiert, ausliest und korrekt den entsprechenden Ablagen zuordnet. Dadurch wird der Prozess noch effizienter und erfordert weniger Eingriffe durch Mitarbeitende.
- Rechtskonforme Archivierung: YAVEON ProDocs gewährleistet revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlichen Vorgaben (z.B. GoBD).
- ERP-Integration: Die nahtlose Anbindung an das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht einen direkten Zugriff auf Geschäftsdaten sowie eine effiziente Archivierung innerhalb der laufenden Geschäftsprozesse.
- Effiziente Suche: Leistungsstarke Suchfunktionen erleichtern das schnelle Auffinden von Dokumenten nach verschiedenen Kriterien.
- Sicherer Zugriff: Umfassende Zugriffs- und Rechteverwaltung schützt sensible Daten.
- Automatisierte Workflows: Dokumentenlenkung und Genehmigungsprozesse können automatisiert werden, was Bearbeitungszeiten verkürzt.
- Langzeitarchivierung: Zertifiziertes System für die langfristige und sichere Aufbewahrung von Dokumenten, das den spezifischen Branchenanforderungen entspricht.
- Einfache Ablage via Dropzone: Dokumente können unkompliziert per Drag & Drop in das System abgelegt und archiviert werden, was den Ablageprozess erheblich erleichtert und beschleunigt.
- Nahtlose Outlook-Integration: Vollständige Einbindung in das führende Business-Tool zur einfachen Archivierung und direkten Bearbeitung von Geschäftsprozessen aus dem E-Mail-Postfach.
Zusammengefasst bietet YAVEON ProDocs eine umfassende Lösung für die Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten, die sowohl rechtliche als auch betriebliche Anforderungen erfüllt und die Effizienz in der Dokumentenverwaltung deutlich erhöht.
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