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Digitale Signatur
Was ist eine digitale Signatur?
Bei einer digitalen Signatur oder digitalen Unterschrift handelt es sich um eine Art digitalen Stempel, der garantiert, dass der Unterzeichner einen genau definierten Dokumentenstand bestätigt, also „unterschrieben“, hat. Sie dient dazu, den Absender zu identifizieren und zu garantieren, dass die übermittelten Daten nicht nachträglich verändert wurden.
Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Signatur und einer elektronischen Signatur?
Eine elektronische Signatur meint Unterschriftenbilder oder Signaturen in E-Mails. Eine digitale Signatur geht weit darüber hinaus: Eine digitale Signatur nutzt asymmetrische kryptographische Verfahren, um sowohl den Unterzeichner als auch den genauen Dokumentenstand über einen sogenannten Hashwert manipulationssicher zu speichern und erzeugt dadurch eine deutlich höhere Beweiskraft.
Damit ist nicht einfach ein Dokument, sondern der Inhalt zum Zeitpunkt der Unterschrift unterzeichnet. Eine Veränderung am Dokument im Nachhinein lässt sich klar nachweisen. Die Prüfung einer digitalen Signatur funktioniert auf Knopfdruck, beispielsweise mit dem Adobe PDF-Reader.
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Bis alle Kollegen von anderen Standorten und aus dem Homeoffice ihre Unterschrift auf dem Dokument hinterlassen haben, vergehen Jahrzehnte. Wetten, dass das digital schneller geht? Denn Sie schicken das Dokument einfach in die Runde. Jetzt Lösung kennenlernen!
Wie funktioniert eine digitale Signatur?
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1. Nutzung der Public Key Infrastructure (PKI) Eine Software zur digitalen Unterschrift verwendet einen mathematischen Algorithmus, der auf einer PKI basiert.
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2. Erstellung von zwei Schlüsseln (Zahlenketten) Der Algorithmus erzeugt zwei Schlüssel: einen öffentlichen Schlüssel und einen privaten Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel ist frei zugänglich, der private wird geheim gehalten.
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3. Erstellen einer digitalen Signatur Die Person nutzt ihren privaten Schlüssel, um eine Signatur zu erzeugen. Es wird eine Art "Quersumme" (Hash) des Dokuments erstellt. Dieser Hash-Wert wird mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt, wodurch die digitale Signatur entsteht.
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4. Zeitstempel hinzufügen Die verschlüsselten Daten (digitale Signatur) werden mit einem Zeitstempel versehen.
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5. Prüfung durch den Empfänger Der Empfänger entschlüsselt den verschlüsselten Hash-Wert mithilfe des öffentlichen Schlüssels der Person. Der entschlüsselte Hash-Wert wird mit dem aktuell berechneten Hash-Wert des empfangenen Dokuments verglichen.
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6. Validierung der Signatur Stimmen die beiden Hash-Werte überein, ist das Dokument unverändert. Dadurch ist die Unterschrift gültig und das Dokument als authentisch bestätigt.
Warum ist es sinnvoll, digitale Signaturen zu verwenden?
Es gibt viele Branchen, in denen strenge Sicherheitsstandards gelten. Besonders bei sensiblen Dokumenten ist es jedoch in jedem Fall sinnvoll, auf rechtssichere digitale Unterschriften zu setzen.
Wo werden digitale Signaturen verwendet?
Digitale Signaturen kommen in folgendem Szenario zum Einsatz:
- Nachweisbare Bestätigung eines Bearbeitungsstandes
- Fälschungssicherheit
- Ersatz einer handschriftlichen Unterschrift
- Die Anforderung an eine sichere, verschlüsselte Übertragung sowie die Integrität von Daten ist sehr hoch
Beispiele hierfür sind:
- Internetverkehr z.B. HTTPs Zertifikate
- Finanztransaktionen im Online-Banking
- Rechtssicherer Informationsaustausch
- Vertragsabwicklung
Was sind die Ziele von digitalen Signaturen?
Digitale Signaturen schaffen:
- Sicherheit
- Transparenz
- Zuverlässigkeit
- Fehlervermeidung
- Rechtssicherheit
- Handlungsfähigkeit orts- und zeitunabhängig
- Regularienkonformität beispielsweise nach FDA Title 32 CFR Part 11
Was ist ein Beispiel aus der Praxis?
Digitale Signaturen sind besonders hilfreich, wenn die beteiligten Parteien an unterschiedlichen Standorten sitzen. Das vermehrte Arbeiten aus dem Homeoffice hat den Nutzen von digitalen Signaturen noch weiter in den Vordergrund gerückt.
Ein Beispiel sind Vertragsdokumente in jeder Form. Sie werden bei mehreren Unterzeichnern zur Unterschrift in Umlauf gebracht und die finale von allen unterzeichnete Version kann dann sehr leicht an alle beteiligten Personen verteilt werden. Dank digitaler Signaturen muss dies jedoch nicht länger per Post oder vor Ort passieren, sondern per Signaturplattform oder Mail. Via Softwarelösung kann jeder einzelne Beteiligte seine Signatur rechtskräftig hinterlassen. Oft lassen sich digitale Signaturen auch mit Vertragsmanagement-Software koppeln, was den Prozess nochmals vereinfacht.
Hinweis: Achten Sie aber bitte darauf, dass speziell im Personalbereich für einige Dokumentarten noch papiergebundene, handschriftliche Unterschriften erzwungen werden.
Wie erzeuge ich eine digitale Signatur?
Um digitale Signaturen möglichst einfach zu erstellen, gibt es Software-Lösungen. Dokumente können auf dieser Plattform online unterzeichnet, versendet und geprüft werden. Um vertrauenswürdige Zertifikate bereitzustellen, erfolgt die Zusammenarbeit mit Zertifizierungsstellen.
Digitale Signaturen mit YAVEON ProDocs: Sicher, effizient und rechtskonform
Mit YAVEON ProDocs können Unternehmen Dokumente wie Verträge, Rechnungen und andere wichtige Unterlagen rechtskonform und sicher digital signieren. Die Integration der digitalen Signaturfunktion in die Dokumentenmanagementlösung bietet zahlreiche Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Durch den Wegfall manueller Signaturprozesse werden Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten gesenkt. Dokumente können sofort und ohne Verzögerung digital signiert und weiterverarbeitet werden.
- Sicherheit und Rechtskonformität: Digitale Signaturen erfüllen die Anforderungen der EU-DSGVO und der eIDAS-Verordnung und gewährleisten so die notwendige rechtliche Absicherung. Gleichzeitig werden Daten durch moderne Verschlüsselungstechnologien geschützt.
- Nahtlose Integration: Die Signaturfunktion ist direkt in die Arbeitsabläufe von YAVEON ProDocs eingebunden, wodurch eine reibungslose Nutzung ohne zusätzliche Tools oder Systeme gewährleistet wird. Auf Wunsch kann die Signaturfunktion auch als Stand-alone-Lösung genutzt werden.
- Ortsunabhängigkeit: Dokumente können von überall aus auf jedem Gerät über den Browser signiert werden, was eine flexible und mobile Arbeitsweise ermöglicht.
Mit YAVEON ProDocs wird die digitale Signatur zu einem integralen Bestandteil des Dokumentenmanagements, der sowohl Effizienz als auch Sicherheit in den Geschäftsprozessen erhöht.
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