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ERP-System
Was ist ein ERP-System?
Um die Planung von effizienten Unternehmensprozessen digital zu ermöglichen, gibt es Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP-Systeme). Dabei handelt es sich um Softwarelösungen, die die Ressourcenplanung eines Unternehmens erleichtern und dafür verschiedene Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten vereinen. Die Verarbeitung und Speicherung aller in einer ERP-Lösung genutzten Daten erfolgt zentral in einer Datenbank.
ERP Definition: Was ist ERP?
ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. ERP dient der Planung von Geschäftsressourcen, zu denen Kapital, Betriebsmittel, Material, Personal sowie Informations- und Kommunikationstechnologien gehören. Ziel ist es, verfügbare Ressourcen möglichst effizient einzusetzen, um einfache und effiziente Prozesse abteilungsübergreifend zu verwirklichen.
Wie sind ERP-Systeme historisch entstanden?
Die ersten Lösungen, die für die Materialbedarfsplanung zuständig waren, kamen in den 1970 er Jahren auf den Markt – sogenannte Material Requirements Planning-Systeme (MRP). Rund zehn Jahre später, in den 80er Jahren, kamen dann weitere Funktionen hinzu: die Produktionsplanung und -steuerung. Um den Bezug zu MRP zu verdeutlichen, fiel die Wahl des Namens auf „MRP II-Systeme“.
Es folgten nach und nach weitere Funktionen beispielsweise für die Planung und Steuerung von Prozessen, um die Ressourcen in den Unternehmen vollständig abdecken zu können. Kombiniert mit Möglichkeiten für Buchhaltung, Rechnungswesen, CRM und noch viel waren die ersten ERP-Systeme geboren. Eine weitere Ergänzung: Während sich MRP-Lösungen bislang nur an industrielle Bereiche wandten, stellten ERP-Systeme von Anfang an eine Erleichterung für (beinahe) alle Wirtschaftszweige dar, unabhängig davon, ob es sich um ein ERP-System für kleine Unternehmen oder ein ERP für Startups handelte.
Der Faktor, der die Entwicklung rund um ERP mit am meisten vorangetrieben hat, war die Ausbreitung des Internets, die Entwicklung des Internet of Things und damit einhergehend das Entstehen von webbasierten Technologien. Diese Entwicklung lässt sich bis heute verfolgen, denn mit Cloud-Lösungen haben modernste Möglichkeiten den Markt erobert. Je nachdem, ob es sich um eine Private oder Public Cloud handelt, werden die Daten dann auf einem privaten oder öffentlichen externen Server gehostet. Beim Betreiber liegt auch die Aufgabe der Wartung, Instandhaltung und bei Bedarf Fehlerbehebung.
Wieso sind ERP Systeme wichtig?
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind entscheidend, da sie Unternehmen ermöglichen, alle ihre Geschäftsprozesse in einer einzigen, integrierten Softwarelösung zu steuern. Sie vereinen Funktionen wie Buchhaltung, Personalmanagement, Logistik, Produktion und Vertrieb, was zu einer besseren Übersicht, effizienteren Abläufen und schnelleren Entscheidungsprozessen führt. Durch die Zentralisierung von Daten reduziert ein ERP-System Fehler und Redundanzen, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und bietet Echtzeit-Einblicke in die Leistung des Unternehmens. Zudem unterstützt es Unternehmen dabei, ihre Chargen im Blick zu behalten und Reaktionsfähigkeit sicherzustellen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Marktveränderungen und unterstützt langfristiges Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit.
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Welche Vorteile hat ein ERP-System?
Wie ein Unternehmen sein ERP-System nutzt, ist individuell und kann von Art zu Art variieren. Dennoch gibt es einige Vorteile, die jeder ERP-Nutzer spüren wird:
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Bessere Entscheidungsfindung
Da jede Abteilung auf dieselben Daten zugreift, ergeben sich einheitliche und nachvollziehbare Ergebnisse. Auswertungen sind zuverlässig und auf dem aktuellen Stand.
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Automatisierung
Mit einem ERP-System lassen sich Abläufe wie Zeitplanung, Nachbestellung von Materialien oder Verfügbarkeit von Produkten in Workflows fassen. Sie werden automatisch durchgeführt sowie dokumentiert und reduzieren den Aufwand.
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Integration
Statt zahlreiche Insellösungen zu nutzen, vereint ein ERP-System alle Funktionalitäten. Das schafft Übersicht und erleichtert das tägliche Arbeiten.
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Zusammenarbeit
Einheitliche Daten, Transparenz und korrekte Ergebnisse führen dazu, dass Abteilungen besser zusammenarbeiten. Missverständnisse werden vermieden, der Informationsfluss im Unternehmen verbessert und Kollegen nutzen das System gerne.
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Bessere Datenqualität
Ein ERP-System verringert die Fehlerquote, denn Daten müssen nicht länger händisch eingetragen werden. Redundanzen und Inkonsistenzen werden vermieden – die Qualität der eigenen Daten steigt. Das schafft Vertrauen und verbessert das Ergebnis.
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Zeitersparnis
Statt lange den Ordner zu suchen, befinden sich alle Informationen in einem zentralen System. Weil die Daten hier aktuell sind, erübrigt sich die Nachfrage im Nachbarbüro, welcher Stand der neueste ist. Prozesse werden erleichtert, Durchlaufzeiten reduziert. Das spart Zeit, Nerven und letztlich Geld.
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Digitalisierung
Digitalisierung und Digitale Transformation sind die Schlagworte der aktuellen Zeit. Um die Potentiale dieser Bewegung nutzen zu können, die Digitalisierung in Unternehmen voranzutreiben und den Herausforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden, ist ein ERP-System die passende Basis, denn hier findet die Integration aller anschließenden Systeme statt.
Mehr zu den Vorteilen eines ERP-Systems
Wie funktioniert ein ERP-System?
ERP-Systeme geben einen Überblick über Geschäftsprozesse sowie die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Ihre Basis: eine gesteuerte Verwaltung, bei der Daten in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Ist ein ERP-System implementiert, stellt es Informationen bereit und verarbeitet diese. Ziel ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um Geld und Zeit zu sparen.
Grundsätzlich kann ERP in beinahe allen Bereichen von Unternehmen eingesetzt werden. Weil ERP-Systeme in der Regel modular aufgebaut sind, lassen sich zahlreiche Geschäftsbereiche mit einzelnen Funktionen abdecken. Jedes Modul ist damit für bestimmte Aufgaben und Prozesse verantwortlich.
Die zugehörigen Module bzw. Funktionen greifen einheitlich auf dieselbe Datenbasis zu, sodass Daten nahtlos zwischen den Modulen ausgetauscht werden können. So ist eine reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen möglich und das Unternehmen wird allumfassend dargestellt.
ERP-Module im Überblick
Das ERP-System hilft Unternehmen, ihre Abläufe zu organisieren und zu verbessern. Es besteht aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Bereich abdecken. Jedes Modul sorgt dafür, dass wichtige Prozesse reibungslos laufen und alle Abteilungen optimal zusammenarbeiten.
Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten ERP-Module:
- Finanzbuchhaltung (FI)
- Vertrieb (SD - Sales & Distribution)
- Materialwirtschaft (MM - Material Management)
- Produktionsplanung (PP - Production Planning)
- Lagerverwaltung (WM - Warehouse Management)
- Einkauf (Purchasing)
- Chargenmanagement
Nachvollziehbarkeit von Chargen durch den gesamten Produktionsprozess. Essenziell in der Prozessindustrie (z. B. Pharma, Chemie, Lebensmittel). - Rezepturmanagement
Verwaltung und Freigabe von Rezepturen. Wichtig für die Produktion von chemischen oder pharmazeutischen Produkten. - Qualitätskontrolle
Sicherstellung der Produktqualität durch integrierte Prüfprozesse. - Audit Trail
Protokollierung aller Änderungen zur Nachverfolgbarkeit und Einhaltung von Vorschriften.
ERP-Betriebsmodelle: On-Premise- und Cloud-Systeme
ERP-Systeme können auf unterschiedliche Weise betrieben werden, je nach den Bedürfnissen und Ressourcen eines Unternehmens. Die wichtigsten Betriebsmodelle sind On-Premise, Cloud und hybride Lösungen, die jeweils eigene Eigenschaften und Anforderungen haben.
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On-Premise-Systeme
Bei der On-Premise-Version wird die ERP-Software auf den unternehmenseigenen Servern installiert und betrieben. Das Unternehmen ist dabei vollständig für die Verwaltung und Wartung der Software verantwortlich, einschließlich Updates, Backups und Sicherheit. Dieses Betriebsmodell bietet Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten und Systeme, erfordert jedoch erhebliche Investitionen in IT-Infrastruktur und IT-Personal. On-Premise-Lösungen werden häufig von Unternehmen bevorzugt, die strenge Datenschutzanforderungen haben oder besondere Anpassungen benötigen.
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Cloud-Systeme
Cloud-ERP-Systeme werden über das Internet bereitgestellt und gehostet. Hierbei übernimmt der ERP-Anbieter die Verantwortung für Wartung, Sicherheitsupdates und die Verfügbarkeit der Systeme. Es gibt zwei Haupttypen von Cloud-Betriebsmodellen: Public Cloud und Private Cloud.
- Public Cloud
Bei einer Public Cloud wird die ERP-Software über einen externen Anbieter auf öffentlichen Servern betrieben. Mehrere Unternehmen nutzen dieselbe Infrastruktur, wobei die Daten jedoch logisch voneinander getrennt sind. Dieses Betriebsmodell ist oft kostengünstiger und schneller einzurichten, da keine eigene Hardware erforderlich ist. - Private Cloud
Eine Private Cloud ist eine cloudbasierte Lösung, bei der die genutzten Ressourcen exklusiv für ein einzelnes Unternehmen reserviert sind. Das bietet mehr Sicherheit und Kontrolle als die Public Cloud, während man trotzdem die Vorteile einer extern verwalteten Infrastruktur nutzt.
- Public Cloud
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Hybride Systeme
Hybride ERP-Systeme kombinieren Elemente von On-Premise- und Cloud-Lösungen. Hierbei können Unternehmen bestimmte ERP-Module On-Premise betreiben, während andere Funktionen in der Cloud gehostet werden. Dieses Betriebsmodell bietet das Beste aus beiden Welten: die Flexibilität und Skalierbarkeit der Cloud sowie die Kontrolle und Sicherheit der On-Premise-Installation. Dies kann besonders vorteilhaft für Unternehmen sein, die eine allmähliche Migration zur Cloud anstreben oder sensible Daten lokal halten möchten.
Integration von ERP-Systemen mit anderen Systemen
Die Integration von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) mit anderen Systemen verbessert den Informationsfluss und steigert die Effizienz von Geschäftsprozessen erheblich. Durch die Verknüpfung eines ERP-Systems mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können wichtige Dokumente zentral verwaltet und im Kontext von Prozessen automatisiert bereitgestellt werden. Die Anbindung von Electronic Data Interchange (EDI) ermöglicht den schnellen und fehlerfreien Austausch von Geschäftsdaten mit Partnern und Lieferanten. Zudem bietet die Integration mit Power BI umfassende Analysemöglichkeiten, indem es Daten aus dem ERP-System für tiefgreifende Business-Insights und Berichterstellung nutzt. Eine Schnittstelle zu Customer Relationship Management (CRM)-Systemen stellt sicher, dass Kundeninformationen und Vertriebsprozesse eng mit den zentralen Geschäftsprozessen verknüpft sind, was zu einer besseren Kundenbetreuung und gesteigerten Vertriebseffizienz führt.
ERP-Beispiele in verschiedenen Branchen
Hier sind einige Beispiele für den Einsatz von ERP-Systemen in verschiedenen Branchen:
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Lebensmittelindustrie
Beispiel: Ein Lebensmittelhersteller nutzt ein ERP-System zur Verwaltung der Produktion, Bestandskontrolle und Rückverfolgbarkeit von Zutaten. Das System hilft, die Einhaltung von Lebensmittelsicherheitsstandards wie HACCP zu gewährleisten und ermöglicht die Nachverfolgung von Chargen im Falle von Rückrufen.
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Pharmaindustrie
Beispiel: Ein Pharmaunternehmen verwendet ein ERP-System, um Produktionsprozesse gemäß den strengen Vorschriften der FDA (Food and Drug Administration) zu steuern. Das System hilft bei der Verwaltung von Rezepturen, Chargenverfolgung und der Aufrechterhaltung von Qualitätskontrollen nach GMP (Good Manufacturing Practices).
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Kosmetikindustrie
Beispiel: Ein Kosmetikhersteller setzt ein ERP-System ein, um die Lieferkette zu überwachen, die Produktentwicklung zu koordinieren und sicherzustellen, dass die Produktion den Regularien für Inhaltsstoffe und Verpackung entspricht, wie etwa EU-Kosmetikverordnungen.
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Chemieindustrie
Beispiel: Ein Unternehmen der Chemiebranche nutzt ein ERP-System zur Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern, Gefahrstoffmanagement und Rückverfolgbarkeit von chemischen Stoffen, um Umwelt- und Sicherheitsvorschriften wie REACH (Registration, Evaluation, Authorization, and Restriction of Chemicals) einzuhalten.
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Medizintechnik
Beispiel: Ein Hersteller von medizinischen Geräten verwendet ein ERP-System zur Einhaltung von ISO 13485 und anderen internationalen Qualitätsstandards. Das System steuert die Produktentwicklung, die Dokumentation und die Compliance-Prüfungen.
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Biotechnologie
Beispiel: In einem Biotechnologieunternehmen wird ein ERP-System eingesetzt, um Forschungs- und Entwicklungsprozesse, klinische Studien und regulatorische Berichterstattung zu koordinieren. Das System hilft bei der Verwaltung der komplexen Compliance-Anforderungen, die für diese Branche typisch sind. Zusätzlich ermöglicht das ERP-System eine integrierte Lagerverwaltung von Artikeln sowie die Zuordnung von Enzymen, was eine effizientere Verwaltung und Rückverfolgbarkeit von biologischen Materialien und Chemikalien sicherstellt.
Die Bedeutung von ERP-Systemen in stark regulierten Branchen
In regulierten Branchen wie Lebensmittel, Kosmetik, Chemie, Pharma, Medizintechnik und Biotechnologie sind ERP-Systeme besonders wichtig, da sie helfen, strenge behördliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen effizient einzuhalten. Diese Branchen unterliegen oft komplexen Regelwerken, wie etwa GMP (Good Manufacturing Practices), FDA-Vorschriften oder ISO-Standards.
ERP-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, Qualitätskontrollen, Rückverfolgbarkeit und Dokumentationspflichten sicherzustellen. Sie bieten Echtzeit-Transparenz über Produktionsprozesse, Lagerbestände und Lieferketten, wodurch sich regulatorische Inspektionen und Audits einfacher bewältigen lassen.
Zudem ermöglichen sie eine lückenlose Rückverfolgung von Chargen und Produkten, was bei Rückrufaktionen oder Qualitätsproblemen entscheidend ist. So gewährleisten ERP-Systeme nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit und Rechtskonformität in sensiblen Industrien.
Was kostet ein ERP-System?
Eine seriöse pauschale Aussage, welche Summe für die Einführung eines ERP-Systems aufgebracht werden muss, lässt sich nicht treffen. Der Aufwand ist sehr individuell und abhängig davon, welche Anforderungen abgedeckt werden müssen und welches System gewählt wird. Um eine gute Einschätzung abgeben zu können, sollten vor Projektstart kurz- und langfristige Kosten berücksichtigt werden. Grundsätzlich gibt es dabei drei wesentliche Kostengruppen:
Interne Kosten
Darunter fallen beispielsweise andere Prioritäten während der Einführungsphase – schließlich hat das Projekt oberste Priorität. Aber auch Schulungen oder die Eingewöhnungszeit der User gehören dazu. In diesen Zeiträumen kommen zusätzliche bzw. neue Aufgaben auf die Anwender zu und es bleibt weniger Zeit für die eigentliche Arbeit.
Direkte Kosten
Weiterhin müssen die direkten Kosten, also solche, die durch den Erwerb der Software an sich entstehen, berücksichtigt werden. Je nach Funktionsumfang und Userzahl können sich diese stark unterscheiden.
Externe Dienstleistungskosten
Ein dritter Punkt sind Kosten, die durch die Einführung der Software, Schulungen sowie Wartung und Support entstehen.
Neben diesen Hauptfaktoren spielt das Kaufmodell eine Rolle. ERP-Lösungen können gekauft sowie gemietet werden. Jede der Möglichkeiten hat ihre Vor- und Nachteile. Die Wahl, welche Option am besten zum eigenen Unternehmen passt, ist individuell und lässt sich durch professionelle Beratung beschleunigen.
YAVEON ProBatch: Spezialisierte ERP-Lösung für die Prozessindustrie
YAVEON ProBatch ist eine ERP-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals NAV), die speziell für Unternehmen in der chargenorientierten Fertigung und Prozessindustrie entwickelt wurde. Sie zielt darauf ab, die Geschäftsprozesse dieser Unternehmer effizienter und transparenter zu gestalten. Die Lösung richtet sich vor allem an Unternehmen in folgenden Branchen: Lebensmittel, Pharma, Kosmetik, Chemie, Biotechnologie und Medizintechnik.
- ERP für die Prozessindustrie: Es ist speziell auf die Anforderungen der Prozessindustrie zugeschnitten, d. h. es gibt Funktionen für den Umgang mit flüssigen und festen Rohstoffen, variablem Verbrauch und komplexen Produktionsprozessen.
- Chargenmanagement und Rückverfolgbarkeit: Die Lösung bietet eine umfassende Chargenverwaltung, um sicherzustellen, dass alle Produktbewegungen rückverfolgt werden können. Dies ist besonders wichtig, wo Qualitätsmanagement und die Einhaltung von Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften entscheidend sind.
- Rezeptur- und Stücklistenverwaltung: YAVEON ProBatch unterstützt die Verwaltung von Rezepturen und Stücklisten, die in der Produktion verwendet werden, und ermöglicht so eine präzise und konsistente Produktion von Chargen.
- Qualitätsmanagement: Eingebaute Funktionen zur Qualitätsprüfung und -sicherung sorgen dafür, dass Unternehmen in der Lage sind, ihre Qualitätsstandards einzuhalten und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
- Compliance und Normen: YAVEON ProBatch unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z. B. der FDA-Richtlinien, GMP (Good Manufacturing Practice) oder anderen branchenspezifischen Normen. Dies hilft, Audits zu bestehen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
- Ressourcenplanung und Produktionssteuerung: Die Lösung bietet eine vollständige Ressourcenplanung und Produktionssteuerung, von der Beschaffung über die Produktion bis hin zur Auslieferung.
Darum braucht die PRozessindustrie ein geeignetes Branchen-ERP.
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